Задачи составления штатного расписания
Штатное расписание закрепляет имеющийся у работодателя состав работников с распределением его:
- по структурным подразделениям;
- должностям;
- численности;
- плате за труд (с учетом особенностей определения всех составных ее частей).
По действующему варианту этого документа определяются:
- общее число работников в штате;
- наличие вакансий и подлежащих сокращению должностей;
- размер оклада (или его «вилка») и величина применяемых доплат (надбавок, премий);
- объем фонда оплаты труда.
Указанная в штатном расписании должность в увязке с задачами подразделения, к которому она относится, служит основанием для составления должностной инструкции для работника.
Таблицу, в виде которой оформляется штатное расписание, работодатель вправе разработать самостоятельно, взяв для этого за основу утвержденную Госкомстатом (постановление от 05.01.2004 № 1) унифицированную форму Т-3. Однако без утверждения руководителем она не будет иметь силы.
Оформление факта утверждения расписания осуществляется путем издания приказа о штатном расписании, к которому сама таблица со всеми утверждаемыми данными будет служить приложением. Реквизиты приказа обязательно приводятся над основной таблицей расписания рядом с пометкой «Утверждено».
Когда принимается решение о введении нового документа
Штатное расписание требуется составить начинающему свою деятельность работодателю, когда он только определяется со структурой будущих трудовых ресурсов. Однако со временем этот документ может потребовать внесения корректировок в связи с изменением:
- общей численности;
- состава подразделений;
- распределения функций между подразделениями;
- окладов или структуры доплат к ним.
Если корректировка требуется для одного-двух подразделений, то можно ограничиться внесением изменений или дополнений в расписание. Если же поправки нужны для всех структурных единиц или большинства из них, то штатное расписание разрабатывается заново.
То есть новый документ потребуется создать в ситуациях, когда его оформляют впервые и когда в применяющийся документ необходимо внести значительные изменения.
Правила оформления приказа об утверждении штатного расписания
Определенной формы у приказа, утверждающего штатное расписание, нет. Поэтому оформляют его в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к организационно-распорядительным документам, с учетом особенностей создания организационно-распорядительной документации у работодателя (например, требование использовать определенный бланк).
В бланке обязательно должны быть указаны:
- название работодателя;
- дата и место составления;
- присвоенный номер;
- тематика документа;
- в основном тексте — суть распоряжения, дата начала его действия, перечень лиц, отвечающих за исполнение;
- сведения о наличии приложения.
Подписать приказ может как сам руководитель, так и уполномоченное им лицо. Также в нем предусматривается место для подписей ознакомившихся с приказом сотрудников, использующих в работе штатное расписание, или руководителей соответствующих подразделений.
Основным правилом, применяемым при оформлении этого документа, является отсутствие в тексте предметных сведений, относящихся к утверждаемым должностям. Могут указываться лишь обобщающие данные. Это связано с необходимостью соблюдения тайны в отношении персональных сведений, касающихся конкретных лиц.
Образец приказа о штатном расписании для 2021 года скачайте по ссылке ниже:
Не существует принципиальной разницы в оформлении распоряжений о введении нового расписания и внесении изменений в действующее. По этой причине образец приказа о введении нового штатного расписания и образец приказа об утверждении изменений в штатное расписание отличаются только содержанием одного из пунктов основного текста.
***
Штатное расписание отражает структуру состава работников у конкретного работодателя. В нем весь штат делится по структурным подразделениям, должностям и относящейся к ним численности. Применительно к каждой должности приводится указание оклада и доплат к нему.
Новое расписание утверждают в самом начале ведения деятельности и в тех случаях, когда изменения, вносимые в действующий документ, значительны по объему. Утверждение осуществляется путем издания приказа, подписываемого руководителем работодателя. Оформляется этот документ так же, как и любое другое распоряжение, но с учетом того, что сведения из самого штатного расписания в его тексте не должны фигурировать. Таблица со штатным расписанием всегда является приложением к утверждающему ее документу.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадровые документы».