Внутренняя опись документов личного дела - образец можно разработать самостоятельно, воспользовавшись советами, изложенными в статье. Вы узнаете, в каких целях применяется опись документации личного дела, и получите подробную инструкцию по ее составлению.
Для чего используется внутренняя опись документов личного дела?
Внутренняя опись документации представляет собой список (реестр) документов, наполняющих личное дело сотрудника. Этот реестр призван выполнять следующие функции:
- учета и сохранности закрепленной за конкретным делом документации;
- предоставления информации о находящихся в деле документальных сведениях;
- поиска нужной документальной единицы.
Формуляр описи обычно заводится одновременно с оформлением индивидуального дела, подклеивается к нему и заполняется по мере наполнения документацией. Страницы реестра пронумеровываются отдельно от листов личного дела.
Отслеживает заполнение описи сотрудник, отвечающий за ведение личных дел в компании.
Образец заполнения внутренней описи документов личного дела
Локальный реестр документации представляет собой информационную таблицу с графами следующего содержания:
- Нумерация подпунктов.
- Индивидуальный индекс документальной единицы.
- Дата приобщения документа к делу сотрудника.
- Наименование документа и общее содержание.
- Страничный объем документа.
- Нумерация листов дела.
- Примечание.
Кроме того, на тех предприятиях, где практикуется выдача на руки документации из личного дела, в бланк описи могут быть добавлены графы:
- дата выдачи документации;
- кому выдан документ;
- дата возврата документации;
- подпись сотрудника, получившего документ;
- подпись кадрового работника.
Заполняется бланк внутренней описи документов личного дела следующим образом:
- в первом столбце указывается порядковый номер документа;
- далее фиксируется индекс, который присвоен документу в соответствии с правилами внутреннего документооборота, а в следующей колонке — дата приобщения документальной единицы к личному делу;
- название документа должно быть написано разборчиво, при необходимости можно в нескольких фразах раскрыть содержание;
- в следующей графе отражается информация о страничном объеме документа, а далее — нумерация листов, которая присвоена документу в соответствии со сквозной нумерацией дела;
- графа «Примечание» предназначена для различных отметок, не предусмотренных прочими разделами таблицы описи, в том числе эта графа может быть использована для фиксации факта выдачи документальной единицы на руки.
Скачать бланк локального реестра документов можно, воспользовавшись любой правовой системой, при ее наличии. Если такой возможности нет, можно составить таблицу и заполнить графы самостоятельно разработанного бланка в соответствии с инструкцией, которая дана выше.
Актуальный и удобный в использовании бланк локальной описи документов можно скачать на нашем сайте.