Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве: общие положения
Законодательно регламент ведения делопроизводства в организациях не урегулирован, что дает организациям и ИП определенную свободу действий. Это касается и порядка нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.
Существуют лишь отдельные ведомственные нормативные акты, регулирующие делопроизводство конкретного ведомства (например, приказ ФНС России «Об утверждении…» от 01.07.2014 № ММВ-7-10/346@), а также нормативные документы, посвященные некоторым вопросам ведения кадрового учета на предприятии (к примеру, закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ). В организациях и у ИП порядок нумерации можно закрепить в локальном акте.
Определяя регламент номерного учета кадровых приказов, следует исходить из принципа тематического деления документов. Чем значительнее численность штата, тем более дробно могут быть поделены при учете кадровые документы.
- В первую очередь, следует выделить в отдельную номерную регистрацию приказы по личному составу, с разделением:
- на приказы по оформлению трудовых отношений и об установлении условий труда;
- прочие приказы по личному составу.
- Другие приказные документы могут идти одним номерным блоком либо далее делиться по темам (например, приказы по административно-хозяйственной части и т. д.).
Сложившаяся практика кадрового делопроизводства предполагает ведение регистрационных журналов, в которых осуществляется учет приказов. Такие журналы формируются, как правило, по каждому номерному направлению и могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Учет ведется при помощи присвоения документу цифровых и буквенных символов.
Нумерация кадровых приказов на прием и увольнение
Кадровые документы, в частности приказы по личному составу, имеют сроки хранения, установленные на законодательном уровне.
Так, в соответствии со ст. 22.1 закона 125-ФЗ, с учетом положений пп. 656 и 665 Перечня типовых документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, документы по личному составу, входящие в состав личных дел членов трудового коллектива (сюда же включаются и приказы о приеме и увольнении работников), должны храниться 75 лет. Остальная документация, не подшиваемая в личные дела, хранится 5 лет.
Целесообразно приказы длительного срока хранения отграничивать от остальных приказов, определяя для них отдельный учет и нумерацию.
При этом компании свободны в выборе порядка учета кадровой документации, поэтому приказы могут регистрироваться:
- Сквозной нумерацией с использованием одного регистрационного журнала, но с обозначением буквенными символами. К примеру, приказ о приеме на работу может обозначаться литерой «п» (1/п/2018 или 1-п/2018), а приказ об увольнении — «у» (1/у/2018 или 1-у/2018).
- Отдельной нумерацией по каждому виду приказов с использованием разных журналов учета.
Конкретный вид учета приказной документации о приеме и увольнении сотрудников, как и прочих приказов, может быть определен внутренней документацией организации.
Как осуществляется нумерация кадровых приказов с нового года (очередного)?
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве ежегодно обновляется, то есть каждый новый год первому приказу присваивается номер 1 и далее приказы нумеруются по порядку. Если система учета приказов в кадровом делопроизводстве организации представлена несколькими журналами учета, то в каждом из них с нового года регистрация начинается с 1-го номера.
Исключением из этой системы можно назвать учреждения образования, в которых нумерация кадровых приказов с нового года не применяется, поскольку привязка идет не к новому году, а к началу учебного года.
***
Таким образом, система учета и регистрации документов в кадровом делопроизводстве находится в ведении конкретной организации. Однако при разработке порядка нумерации кадровых документов целесообразно руководствоваться уже существующими практическими наработками в этой сфере.