Обязательные кадровые документы для ООО в 2020-2021 годах

Полный кадровый пакет документов для ООО — начинаем с нуля

Все необходимые в ООО кадровые документы условно можно разделить на следующие группы:

1. Локальные нормативные акты:

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о защите персональных данных работников;
• правила охраны труда работников.

2. Распорядительные документы:

• приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
• распоряжения.

3. Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:

• трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «Образец типового трудового договора с работником»);
• трудовые книжки;
• книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
• график отпусков;
• личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
• табель учета рабочего времени;
• записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.

Если на работу в ООО принимается работник, не имеющий российского гражданства, в перечень кадровых документов, обязательных для оформления, включается уведомление о заключении трудового соглашения с иностранцем (п. 8 ст. 13 федерального закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115).

Документы, составление которых является обязательным при определенных условиях

Перечисленные выше документы составляются всеми ООО вне зависимости от того, какую деятельность они выполняют. При этом важно понимать, что помимо обязательных для ведения документов существуют и те, формирование которых осуществляется опционально.

К ним могут относиться:

• коллективный договор (об особенностях его составления подробно рассказано в статье «Порядок разработки и заключения коллективного договора») при наличии волеизъявления хотя бы одной стороны трудовых отношений о его заключении;
• положение о хранении коммерческой тайны, если сведения, допуск к которым получают работники в ходе осуществления своей трудовой деятельности, имеют статус такой тайны;
• график сменности, если работники трудятся в сменном режиме;
• должностные инструкции, если трудовые договоры, заключаемые с работниками, не определяют точный перечень выполняемых ими функций;
• положение о премировании, если существующая на предприятии система оплаты труда предусматривает начисление работникам премий различных видов;
• журнал прохождения медосмотров, если сотрудники предприятия обязаны проходить его регулярно (например, при выполнении автомобильных перевозок водители проходят предрейсовый осмотр).

Кадровые документы, необходимые в ООО для микропредприятий

Микропредприятие — это разновидность предприятия — субъекта малого бизнеса, которое обладает следующими характеристиками:

1. Численность сотрудников — не более 15 человек (подп. «а» п. 2 ч. 1.1 ст. 4 федерального закона «О развитии…» от 24.07.2007 № 209).
2. Максимальный годовой доход — 120 млн руб. (постановление Правительства РФ «О предельных значениях…» от 13.07.2015 № 702).

Согласно положениям ст. 309.2 ТК РФ, микропредприятия вправе не составлять:

• график сменности;
• положение об оплате труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о премировании;
• иные локальные нормативные акты, регулирующие правоотношения, возникающие между работником и работодателем.

При этом работодатель обязан заключить с работниками трудовые договоры, положения которых определяют порядок решения вопросов, подлежащих регулированию локальными нормативными актами (при их наличии). Форма такого договора установлена положениями постановления Правительства от 27.08.2016 № 853.

Последствия несоблюдения правил кадрового документооборота

Какие нужно оформить с нуля кадровые документы для ООО, важно знать при формировании документооборота на вновь созданном предприятии для соблюдения существующих законодательных требований. Отсутствие таких документов может повлечь за собой ряд неблагоприятных последствий для работодателя. Так, в соответствии с положениями ст. 5.27 КоАП РФ размер штрафа, налагаемого на юридическое лицо за допущенные нарушения трудового законодательства, варьируется в пределах от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.).

***

Таким образом, перечень кадровых документов, обязанность по ведению которых возлагается на работодателя, определяется отдельными нормами трудового законодательства. При этом микропредприятия освобождаются от необходимости составления ряда документов при условии, что порядок решения регулируемых ими вопросов зафиксирован в трудовых договорах, заключаемых с работниками.