В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов
Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника. Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.
Непосредственно оформлению акта приема-передачи документов должны предшествовать:
- организация комиссии (необязательно, но крайне желательно — члены комиссии смогут зафиксировать факт приема-передачи всех необходимых документов);
- сверка наличия, содержания, регистрации и формы хранения деловых бумаг.
После сверки комплектности документации оформляется акт приема-передачи кадровых документов.
Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание
Единой формы акта передачи кадровой документации законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие вправе самостоятельно разработать этот документ, руководствуясь собственной системой документооборота и удобством в использовании указанного акта. Между тем практикой кадрового делопроизводства выработан акт приема-передачи документации, оптимальный по форме и содержанию.
Образец акта передачи кадровых документов представляет собой шаблонную документацию, содержащую следующую информацию:
- Данные компании, где происходит передача кадровых бумаг.
- Дата, время и место совершения инвентаризации кадровых документов.
- Информация об утверждении акта руководством организации (дата утверждения, данные руководителя, подпись).
- Состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей ее членов.
- Данные о прочих присутствующих при передаче дел лицах (как правило, это сдающий и принимающий документы сотрудники в том случае, если они не включены в состав комиссии).
- Информация о том, кто передает и кто принимает документы, по состоянию на какую дату.
- Перечень передаваемой документации традиционно расписывается в таблице, содержащей такие графы:
- номер подпункта;
- наименования документов и дел;
- периоды или годы ведения документов/дел;
- количество документов;
- общее количество страниц;
- примечание.
К примеру, строка таблицы может быть заполнена так:
«Передаются: 1. Приказы по личному составу. За период: 2013–2018 годы. Количество: 72. Количество страниц: 94».
- После перечисления в таблице всей передаваемой документации необходимо отразить все обнаруженные недостатки и особенности кадрового делопроизводства.
- Далее свои подписи ставят сотрудники, сдающие и принимающие документацию, а также все члены комиссии.
ВАЖНО: в связи с тем, что ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается отдельным приказом (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), передачу трудовых книжек, включая ранее не востребованные уволенными сотрудниками и чистые бланки, рекомендуется осуществлять отдельным актом приема-передачи.
***
Таким образом, практикой кадрового делопроизводства определено стандартное содержание акта приема-передачи кадровой документации, которое каждый работодатель может откорректировать в угоду сложившимся правилам делопроизводства на конкретном предприятии.
***
Больше материалов по теме в рубрике "Кадровые документы".