Что такое учёт рабочего времени на предприятии
Перед тем, как переходить к порядку заполнения выписки, нужно разобраться, что понимается под рабочим временем в организации и как ведется его учет. Этот процесс регламентирован на законодательном уровне.
Понятие рабочего времени раскрывается в статье 91 ТК РФ. Это такое время, в течение которого сотрудник должен выполнять свои должностные обязанности с учетом ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка) и условий трудового договора. Также это и другие периоды, которые по законодательству включаются в рабочее время, к примеру:
- перерывы на кормление ребенка (часть 4 статьи 258 ТК РФ);
- перерывы на обед и отдых при выполнении работы (часть 3 статьи 108 ТК РФ);
- специальные перерывы на отдых и обогрев (часть 2 статьи 109 ТК РФ);
- обязательные предсменные (или предрейсовые), послесменные (или послерейсовые) медосмотры, медосмотры в течение рабочего дня (или смены), а также медосмотры перед выполнением некоторых видов работ (часть 3 статьи 220 ТК РФ).
Другие периоды, которые также входят в рабочее время, могут устанавливаться не только ТК РФ, но и иными НПА или федеральными законами. К примеру, у водителей в рабочее время может включаться время стоянки или время перед выходом на линию либо возвращением, занятое подготовительно-заключительными работами. Такое правило установлено в пунктах 9, 15 Особенностей режима рабочего времени и времени отдыха, условий труда водителей автомобилей (по Приказу Минтранса России от 16.10.2020 N 424).
Как вести учет рабочего времени
Учет времени, отработанного персоналом, обязаны вести предприятия всех форм собственности и видов деятельности. Процедура подразумевает непрерывное отслеживание фактически отработанных часов и дней. Зачем это нужно? В первую очередь для контроля соблюдения графика занятости, планирования рабочих процессов, корректного начисления зарплаты, пособий, отпускных и других видов вознаграждения, которые предусмотрены системой оплаты труда организации.
Работодатели для учета рабочего времени используют табель по форме Т-12 или Т-13. Унифицированные бланки утверждены в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Если ЛНА предприятия предусмотрено применение иного документа, можно оформлять его. Для дополнительного контроля также можно составлять журнал учета рабочего времени. Но это необязательно. При необходимости такой журнал ведется письменно, в виде таблицы.
Порядок заполнения табеля учета рабочего времени
Ведением табеля обычно занимается кадровый специалист компании. Соответствующую обязанность следует прописать в должностной инструкции такого работника или в трудовом договоре. Назначить ответственного нужно приказом руководителя предприятия.
В табелях отмечается, сколько часов и дней отработал и/или пропустил сотрудник; в какие дни он болел, был в отпуске, отгулах, командировке, отсутствии без уважительных причин и т.д. Есть два способа отражения данных – ручной и автоматизированный. В зависимости от выбранного метода используется соответствующий бланк. Так, форма Т-12 предназначена для ручного заполнения, Т-13 – для автоматизированного.
Хранить табель требуется в течение 5 лет. Если в документе содержится информация о работниках, которые трудились в опасных или вредных условиях, то его нужно хранить 75 лет при условии, что делопроизводство было завершено до 2003 года, или 50 лет при завершении после обозначенной даты. Как правило, табеля хранят в бухгалтерии организации (оригиналы), а копии – в кадровой службе. При наличии архива можно сдавать заполненные за прошлый календарный год табеля туда с учетом Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77.
Как получить выписку из табеля учёта рабочего времени
При различных жизненных обстоятельствах, к примеру, при обращении физлица в государственные органы или смене работы, ему может понадобиться информация об отработанном времени. Подтвердить эти данные может выписка из табеля учета рабочего времени. Где ее взять?
Запрашивать выписку нужно по месту занятости. В соответствии с нормами статьи 84.1 ТК РФ при расторжении трудового договора в последний день работы наниматель обязан выдать своему сотруднику документы, связанные с работой. Такие бланки оформляются в виде заверенных надлежащим образом копий по письменному заявлению специалиста.
Как быть, если вы уже уволились с работы, а выписка потребовалась позже? В данной ситуации также нужно обращаться к своему бывшему работодателю. Такое право сотрудника предусмотрено статьей 62 ТК РФ. Согласно указанной статье на основании письменного заявления специалиста ему обязаны выдать копии документов, связанных с прошлой работой, в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления. Не имеет значения, что трудовой договор с работником уже не действует.
Выписка выдается с информацией не обо всех работников предприятия, а конкретно о том сотруднике, который обратился с просьбой. Заявление следует подавать в письменном виде на имя руководителя организации. Рекомендуется составлять два бланка обращения, чтобы зарегистрировать документ у секретаря и получить отметку с датой регистрации на втором экземпляре.
С учетом требований законодательства работодатель обязан выдать выписку в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления. При устной просьбе нигде не фиксируется дата обращения, поэтому доказать, когда именно работник просил выдать ему документ достаточно сложно. Именно по этой причине всю документацию, связанную с трудовой деятельностью, рекомендуется запрашивать в письменном виде.
Образец выписки из табеля учета рабочего времени
Унифицированного бланка выписки нет. Работодатель может составить ее в произвольной форме, с учетом принятых правил документооборота. Рекомендуется использовать фирменный бланк компании. Какую информацию нужно указать в выписке:
- Реквизиты работодателя – приводятся наименование организации и ее структурного подразделения, коды ИНН, КПП, юридический адрес, контактный телефон.
- Название документа – указывается вид бланка «Выписка из табеля учета рабочего времени», регистрационный № и дата составления.
- Период – отражается, за какой именно временной интервал составлена форма.
- Данные о работнике – указываются ФИО и должность специалиста, подразделение (отдел), в котором он трудится.
- Сведения об отработанном времени – приводятся данные о времени, которое фактически отработал сотрудник за определенный период, а также о времени отсутствия. Сведения нужно отразить детально, то есть с разбивкой по дням, и обобщенно с указанием итогового количества фактически отработанных и неотработанных часов/дней за период.
По своей структуре выписка схожа с табелем учета рабочего времени. Данные этого документа являются исходником при заполнении.
Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо сначала подписать у руководителя предприятия, а затем заверить. Специального порядка заверения выписок законодательство не содержит, поэтому можно воспользоваться общими правилами. А именно, нужно привести слово «Верно», указать должность ответственного лица, его личную подпись с расшифровкой ФИО и проставить дату заверения.
Если документ оформляется для предоставления в конкретную организацию, нужно указать, где хранится его подлинник, и проставить печать предприятия. Компании, которые не обязаны иметь печать, проставлять ее не обязаны.
Для более детального понимания принципов заполнения выписки приводим пример этого документа. Вы можете доработать форму «под себя», изменив нужные данные.
Образец выписки из табеля учета рабочего времени можно скачать здесь.