Какая форма используется для учета рабочего времени?
В соответствии с требованиями части 4 статьи 91 ТК РФ все работодатели вне зависимости от вида деятельности и формы собственности обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников. Это делается для того, чтобы точно понимать, сколько фактически дней и часов отработали специалисты. Подобный учет позволяет работодателю правильно начислять зарплату и другие виды вознаграждения по принятой в организации системе оплаты труда; контролировать соблюдение сотрудниками трудовой дисциплины.
Для учета отработанного времени в коммерческих компаниях как основу можно взять табели по формам Т-12 и Т-13 (по Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Закон разрешает частным предприятиям разрабатывать собственные бланки при условии включения в них всех обязательных реквизитов. Но на практике удобнее работать с унифицированными бланками, поскольку они уже содержат все необходимые графы для отражения информации.
Как правило, чаще для учета компании выбирают форму Т-13. Этот бланк можно заполнять как «на бумаге», так и электронно. При электронном способе данные подставляются автоматически на основании отраженных за месяц кадровых документов. Форма Т-12 дополнительно содержит информацию о зарплате. Но заполнять ее можно только в бумажном виде.
Важно! Бюджетные учреждения используют унифицированный табель формы 0504421 (по Приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н). Разрабатывать другие бланки организации госсектора не вправе.
Какими обозначениями отмечается командировка в табеле учета рабочего времени?
В табеле учета рабочего времени данные заполняются на каждого сотрудника предприятия отдельно. Поскольку в течение командировки специалист выполняет служебное поручения своего работодателя, отработанные дни и часы в поездке также нужно отражать в документе. При этом сведения вносятся согласно приказу о направлении работника в командировку.
При заполнении табеля дни, которые приходятся на период командировки, можно отмечать буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Это правило распространяется и на выходные даты. Соответствующие разъяснения Минтруда приводятся в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291. Указывать, сколько часов было отработано командированным работником во время служебной поездки, не требуется, если их количество не превышает обычную норму для конкретной категории персонала компании. Если работодатель давал указания, сколько часов нужно отработать, их количество необходимо указать.
Если поездка длительная и захватывает неделю или больше, командировка может совпадать с субботой-воскресеньем. В этом случае выходные дни, в которые специалист находился в пути или работал, следует отметить дополнительными кодами «РВ» или «03». Тогда такие дни будут обозначены двойными кодами «К/РВ» или «06/03». Это позволит увидеть, за какие даты нужно сохранять средний заработок, а за какие нет, чтобы правильно начислять вознаграждение работнику. Согласно пояснениям Минтруда в Письме от 21.02.2020 N 14-1/ООГ-1110, за выходные дни начисляются только суточные, без среднего заработка.
Относительно дней в пути, которые приходятся на дату отъезда в поездку и возвращения, распространено два подхода. Обозначить такие дни в табеле можно следующими методами:
- Упрощенно – когда даты в пути признаются датами командировки даже в случае, если часть трудового дня специалист работает. При таком способе в табеле указываются стандартные коды «К» или «06» без отражения часов работы.
- Детально – когда точно учитывается, сколько часов отработал специалист в дни отъезда и/или возвращения из поездки. При этом в табеле можно использовать двойные коды «Я/К» или «01/06». В верхней ячейке нужно внести код, а в нижней указать, сколько именно часов отработал сотрудник.
Обратите внимание! Чтобы применять новые коды, которых нет в унифицированных бланках, работодателю нужно издать приказ о добавлении соответствующих обозначений. После чего закрепить регламент в ЛНА предприятия, к примеру, в положении о документообороте.
Как поступить, если сотрудник заболел перед командировкой или во время нее?
Если работник перед отправлением в командировку заболел, ему нужно обращаться в медицинскую организацию и оформлять там больничный лист. Безусловно, посылать больного сотрудника в служебную поездку работодатель не имеет права.
Но бывают такие ситуации, когда болезнь настигает внезапно во время самой командировки. В этом случае также необходимо посетить врача в медицинском учреждении по адресу поездки и оформить листок нетрудоспособности. Дополнительно нужно оповестить о заболевании своего работодателя. А он уже отразит данный факт в табеле учета рабочего времени. Дни болезни нужно отмечать двумя кодами – о командировке и о временной нетрудоспособности. Обозначения такие – «К/Б» или «06/19».
За период болезни на основании оформленного электронного бюллетеня работнику будет выплачено пособие. Кроме того, за все дни пребывания в поездке необходимо выплатить суточные, а за дни, которые не приходятся на период заболевания – еще и средний заработок.
Что делать с самой командировкой, если сотрудник из-за болезни не успел выполнить задание? При необходимости можно продлить период поездки. Количество дней работодатель определяет самостоятельно. Процедура продления включает оформление приказа, копию которого следует переслать сотруднику удобным способом. Если работник относится к льготным категориям персонала, придется запросить согласие (письменное) на перенос сроков поездки. К примеру, в обязательном порядке согласие нужно брать у таких сотрудников:
- женщин с детьми до 3 лет;
- работников с детьми-инвалидами;
- тех, кто воспитывает детей до 14 лет без матери;
- работников с тремя детьми и больше при условии, что младший в возрасте до 14 лет;
- тех, кто по медпоказаниям ухаживает за больными родственниками;
- работников с детьми до 14 лет при условии, что второй родитель служит по контракту, призван в рамках мобилизации или трудится вахтовым методом и пр.
Как в табеле отражается сверхурочная работа?
При необходимости работодатель вправе привлекать сотрудников к сверхурочной занятости. Если работник находится в командировке, он также может работать сверхурочно. Это нужно подтвердить официально, то есть отразить продолжительность переработки в табеле учета рабочего времени.
Какие коды при этом использовать? Данные о сверхурочной работе отражаются по кодам «С» или «04». В верхней части строчки приводится соответствующий буквенный или цифровой код, в нижней указывается количество сверхурочных часов. В некоторых случаях, с учетом метода ведения табеля, нужно заполнять дополнительные коды. К примеру, при дневной занятости следует указать второй код «Я» или «01», а при командировке – «К» или «06». Тогда при сверхурочной отработке 2 часов днем (в период командировки) продолжительность занятости отмечается кодом «К/С» или «06/04» и заполняется количество часов «8/2».
Такие записи выполняются для того, что впоследствии при расчете вознаграждения работнику правильно начислить сумму зарплаты. Согласно положениям статьи 152 ТК РФ (часть 1) сверхурочная занятость должна оплачиваться в повышенном размере или по желанию работника ему нужно предоставлять отгул. Первые 2 часа требуется оплачивать как минимум в 1,5-ном размере, а последующие – в 2-ном. Точные размеры работодатель устанавливает в своем ЛНА, в коллективном или трудовом договоре. При этом, сверхурочная занятость в выходные, праздники не учитывается при расчете длительности сверхурочки, если уже была оплачена в повышенном размере как работа в выходной день.
Табель учета рабочего времени по форме Т-12 – скачать бланк здесь.
Табель учета рабочего времени по форме Т-13 – скачать бланк здесь.
Заполненный образец табеля учета рабочего времени по форме Т-13 – скачать здесь.