Отражение отпуска в табеле учета рабочего времени - образец

Сокращения, используемые в табеле учета рабочего времени

Табельный учет рабочего времени сотрудников в организациях ведется в соответствии как с ТК РФ (в частности, об этом говорит ст. 91), так и актов исполнительной власти. В частности, постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждены формы табелей Т-12 и Т-13, а также правила их заполнения. Хотя с 01.012013 это постановление не является обязательным, утвержденные им формы табелей во многих организациях применяются до сих пор. При этом для бюджетных организаций является обязательной форма № 0504421, утвержденная приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

Для заполнения табеля используется стандартная таблица сокращений, позволяющая с помощью 1-2 букв или цифр описать конкретную ситуацию.

К примеру, вот часть сокращений, используемых при заполнении табелей по формам Т-12 и Т-13:

• «01» или «Я» — длительность рабочей смены в дневное время;
• «02» или «Н» — продолжительность работы ночью;
• «04» или «С» — длительность сверхурочной работы;
• «06» или «К» — время служебной командировки.

Всего таблица сокращений, используемых при заполнении стандартных форм табеля, насчитывает 36 позиций, отражающих самые разные ситуации — от обычной работы до приостановки ее из-за невыплаты работодателем зарплаты. От того, что именно указано в табеле, зависит размер зарплаты, которая будет начислена сотруднику по итогам периода работы. Именно поэтому к заполнению табеля нужно подходить как можно внимательнее.

Подробнее об использовании обозначений в табеле учета рабочего времени читайте в нашей статье.

Вместе с тем, организация вправе ввести свои коды, если обозначений, утвержденных Госкомстатом, недостаточно. В частности, это касается периода оплачиваемых нерабочих дней, установленных указами Президента РФ от 25.03.2020 № 206 и от 02.04.2020 № 239.

Как отражается отгул в табеле учета рабочего времени?

Часто на практике возникает вопрос: как в табеле указывать отгул? Проблема в том, что термин «отгул» в современном трудовом законодательстве не используется — он достался в наследство еще от советских времен, от КЗоТ, действовавшего с изменениями до 2002 года. Применительно к действующему ТК РФ используются термины «дополнительное время отдыха», «другой день отдыха» и т. д. Таким образом, в действительности отгулы сохраняются, однако названия такого по закону нет, поэтому для табеля учета нужно искать другие формулировки.

Например, отгул предоставляется, когда работника привлекают к исполнению трудовых обязанностей во время выходных или иных нерабочих дней. В этом случае он имеет право на следующие компенсации:

• оплату труда в двойном размере за фактически отработанное в этот день время;
• оплату в обычном размере с предоставлением дополнительного дня отдыха в любое время (именно это и можно называть отгулом).

При этом законодательство предусматривает, что форму компенсации определяет сам работник и руководство не имеет права ему указывать, что выбрать — повышенную оплату или дополнительный выходной. Единственное исключение касается тех, кто работает по срочному договору длительностью меньше 2 месяцев: им отгулы не предоставляются, поэтому здесь возможна только повышенная оплата.

Кроме того, отгул предоставляется при донорской сдаче крови, сверхурочной работе и некоторых других случаях, при этом они могут быть как оплачиваемыми, так и неоплачиваемыми. В связи с этим в табель формы Т-12 или Т-13 они вносятся под разными кодами:

• работа в выходные или праздники — «РВ», «03»;
• вынужденный прогул при восстановлении на прежней работе — «ПВ», «22»;
• отгулы, подлежащие оплате, — «ОВ», «27»;
• отгулы, не оплачиваемые работодателем, — «НВ», «28».

Прогул в табеле учета рабочего времени формы Т-12 или Т-13

Прогулом считается время, когда сотрудник фактически отсутствовал на своем рабочем месте. В зависимости от причин прогула используются следующие коды:

• «ПР» или «24» — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин;
• «НН» или «30» — отсутствие по неизвестным причинам.

Коды «НН» или «30» ставятся в табель временно, до получения сведений о причинах прогула. Если впоследствии отсутствие признается уважительным (например, при сдаче крови донор не обязан предупреждать работодателя, что отправляется на медосмотр или сдачу крови), составляется корректирующий табель, где в соответствующий день будет стоять другой код.

Кроме того, если прогул длился не весь рабочий день, используется особый метод заполнения, согласно которому в соответствующей ячейке графика через дробь ставятся 2 кода: неявки и фактической работы. Связано это с тем, что фактически отработанное время, даже если работник отсутствовал дольше чем 4 часа и может быть за это уволен по п. «а» ч. 6 ст. 81, должно быть оплачено. В этом случае указывается продолжительность как прогула, так и фактически отработанного времени.

Наконец, необходимо упомянуть типичную ошибку, которую совершают многие кадровики, отмечая кодом прогула время, когда работник не явился, потому что был задержан полицией. Административное задержание или нахождение под стражей происходит помимо воли работника — значит, это время, хотя и не оплачивается в силу ст. 129 ТК РФ, прогулом именоваться не может и коды «ПР» и «24» здесь неприменимы. Использоваться здесь должен либо код «НН» (или «30»), либо иной код, утвержденный для таких случаев внутренними документами организации. Применение кода «НН» в общем случае связано с тем, что в таблице сокращений для форм Т-12 и Т-13 такого основания, как арест или задержание, не предусмотрено, поэтому «неизвестные причины» здесь будут самым подходящим вариантом.

Как указываются ночные часы в табеле учета рабочего времени?

Ночные часы работы тоже должны быть отражены в табеле. Согласно ст. 96 ТК РФ, ночной считается работа в период с 22 до 6 часов по местному времени. При этом работа в ночное время может быть как обычной (например, когда работник выходит по графику в ночную смену либо работает в режиме «сутки через трое»), так и сверхурочной. В зависимости от этого в табеле будут указаны различные коды.

По общему правилу работа в ночное время кодируется обозначениями «Н» или «02». Если при этом она была сверхурочной, то через дробь указывается время именно сверхурочной работы (кроме дроби, допускается использование дополнительной строки). Правила ведения табелей по формам Т-12 и Т-13 запрещают исключение обязательной информации, но при этом разрешают работодателям вводить в образец табеля дополнительные пункты.

Как отразить увольнение в табеле учета рабочего времени?

К числу ситуаций, вызывающих сомнения у табельщиков, относится и увольнение работника посреди месяца. Как отмечать день увольнения и последующие дни, когда сотрудник уже не числится в штате?

Нормативных правил насчет того, как отражается увольнение в табеле учета рабочего времени, нет. Однако из содержания постановления Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, касающегося заполнения табеля форм Т-12 и Т-13, можно сделать вывод о том, что в последний день работы табель должен содержать код «Я» или «01» (при условии, что день отработан полностью).

Как быть с последующими днями? Очевидно, что в это время никакие отметки просто не ставятся: работник никак больше не связан с предприятием, поэтому вести учет его рабочего времени никто из табельщиков уже не обязан. Тем не менее рекомендуется в последующие дни, чтобы избежать сомнений насчет возможности подделок или подчисток в соответствующих ячейках ставить не коды и время работы, а прочерки, исключающие возможность заполнения соответствующих граф.

Какие коды используются для отображения отпуска?

В том случае, если в табеле нужно отобразить время отпуска, используются следующие коды:

• «09» или «ОТ» — ежегодный отпуск, подлежащий оплате;
• «10» или «ОД» — дополнительный отпуск, подлежащий оплате;
• «11» или «У» — отпуск работнику, совмещающему труд с обучением;
• «13» или «УД» — отпуск обучающемуся, не подлежащий оплате;
• «14» или «Р» — отпуск по родам и беременности либо в связи с усыновлением новорожденного ребенка;
• «15» или «ОЖ» — отпуск до достижения ребенком возраста 3 лет;
• «16» или «ДО» — отпуск за свой счет с разрешения руководства;
• «17» или «ОЗ» — отпуск без оплаты в случаях, предусмотренных законом;
• «18» или «ДВ» — дополнительный отпуск, ежегодно предоставляемый без оплаты.

Вам также пригодятся другие наши статьи о заполнении табеля учета рабочего времени:

«Как отмечать в табеле дни карантина»;

«Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени»;

«Командировка в табеле учета рабочего времени – образец»;

«Отражение донорских дней в табеле учета рабочего времени»