Кто такой торговый представитель
Торговый представитель — это работник организации, который занимается продвижением и продажей товаров. Это не просто продавец, но и сотрудник, который ведет переговоры, заключает сделки, следит за темпами продажи определенного товара или группы товаров.
Представитель должен смотреть, как продается товар в различных торговых точках, изучать отчеты магазинов, анализировать сезонный спрос, пытаться заключить как можно больше сделок.
Из хороших торговых представителей вырастают коммерческие директора.
Эта должность вводится практически в любых отраслях, где продаются товары, в частности в сферах продажи:
- медикаментов;
- продуктов питания;
- техники;
- строительных материалов;
- запчастей для машин;
- одежды и обуви.
Порядок составления должностной инструкции
В должностной инструкции указываются содержание и объем обязанностей, ответственность работника, квалификационные требования к профессии.
Составлять документ по закону не обязательно, но желательно.
Составление инструкции можно поручить кадровому работнику либо бухгалтеру. Они должны понять, чем именно будет заниматься торговый представитель в вашей организации, и четко описать все обязанности. После того как документ будет составлен, его нужно утвердить. Это локальный акт, который утверждается руководителем организации. Для утверждения его достаточно подписать (если у вас нет профсоюзной организации и представительного органа работников). Если же такие объединения есть, придется учитывать их мнение по содержанию документа.
При составлении инструкции можно учитывать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Подойдут следующие категории должностей: «Менеджер», «Агент по закупкам», «Агент по снабжению».
Структура должностной инструкции
Лучше использовать четкую структуру, чтобы документ был максимально структурирован и понятен.
В структуру документа входят:
- Общие положения.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
- Заключительные положения.
Обратите внимание! Поскольку форма должностной инструкции не утверждена на законодательном уровне, то структура может быть различной. Необязательно следовать приведенной выше структуре, некоторые разделы вы можете упустить, а некоторые объединить.
Общие положения
В общие положения входит информация о должности, квалификационных требованиях к работнику, о законах, которые должен знать торговый представитель, о том, чем он руководствуется, и кому подчиняется, кто будет его замещать на период болезни или отпуска.
В частности, можно указать, что:
- Торговый представитель входит в категорию специалистов, имеет высшее экономическое образование, стаж работы по специальности 2 года.
- Он должен знать законодательство в сфере коммерческой деятельности, особенности сегмента рынка, методы ценообразования, основы маркетинга, порядок разработки бизнес-планов, действующие формы учета и отчетности, психологию и принципы продаж, ассортимент товаров, основы мерчандайзинга.
- В деятельности представитель руководствуется должностной инструкцией, актами и документами, связанными с профессией, подчиняется директору организации, в период его отсутствия его обязанности исполняет назначенный директором сотрудник.
Должностные обязанности
В этом разделе следует прописать, что должен делать работник, то есть для каких целей он вообще принят на работу. В частности, он должен:
- Разрабатывать стратегию и систему представления интересов компании в определенном сегменте рынка; определять структуру системы, способы и модель управления ей.
- Изучать рынок, собирать данные о спросе, предложении, ценах и конкурентах, перспективных клиентах, потребителях; анализировать тенденции развития рынка.
- Планировать работу с клиентами, проводить переговоры.
- Оказывать консультационные услуги клиентам.
- Совершать сделки купли-продажи для организации; организовывать исполнение обязанностей по договорам, отгрузку и доставку товаров, расчеты на объектах торговли; обеспечивать необходимый запас товара.
- Контролировать исполнение клиентами их обязанностей по договорам.
- Проводить работу по поиску потенциальных покупателей, изучать их потребности, посещать конференции и семинары.
- Вести базу данных о клиентах.
- Принимать участие в разработке маркетинговой стратегии и маркетинг-плана.
- Составлять отчеты о дистрибуции товаров, объемах продаж.
- Обеспечивать сохранность документации с клиентами.
- Координировать работу мерчандайзеров, промоутеров, водителей и экспедиторов.
Права торгового представителя
Как и у любого сотрудника, у торгового представителя есть определенный набор прав, которые нужно отразить в должностной инструкции. К ним относятся права:
- участия в обсуждении проектов и решений руководства;
- привлечения к решению задач других работников, например водителей и экспедиторов;
- направления запросов и получения от других сотрудников необходимой информации;
- участия в обсуждении вопросов, которые касаются должностных обязанностей;
- требования оказания содействия в исполнении обязанностей.
Ответственность
В этом разделе следует прописать, что ждет торгового представителя в случае, если он не будет выполнять обязанности или будет нарушать установленные в компании правила и закон.
В частности, торговый представитель может привлекаться к ответственности:
- Если не выполняет или неправильно выполняет обязанности, установленные инструкцией.
- Совершает правонарушения или преступления в ходе своей деятельности.
- Причиняет материальный ущерб.
- Не выполняет планы.
Ознакомление с должностной инструкцией
Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под подпись. Это требование ч. 3 ст. 68 ТК РФ. Если у вас работает несколько торговых представителей, вы можете разработать лист ознакомления, содержащий:
- Ф.И.О. работника.
- Должность.
- Дату и номер приказа назначения на должность.
- Дату и подпись работника об ознакомлении с инструкцией и о получении ее копии.
Если представитель не был ознакомлен с инструкцией, требовать исполнения ее положений от него работодатель не может.
* * *
Таким образом, форма документа в законодательстве не утверждена, и вы можете разработать его самостоятельно, используя предложенный нами бланк. В инструкцию целесообразно включить те разделы, которые мы перечислили, а при необходимости добавить дополнительные.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Должностные инструкции».