Должностная инструкция как способ закрепления за сотрудником его обязанностей
Чтобы у работодателя и у работника не возникало вопросов по поводу того, чем должен заниматься последний на своем рабочем месте, все договоренности лучше закрепить на бумаге. Трудовая функция прописывается в трудовом договоре сотрудника, который заключается в обязательном порядке при приеме на работу, а конкретизируется в должностной инструкции.
Дело в том, что в трудовом договоре не принято детально расписывать все должностные обязанности — для этого используют должностную инструкцию. Она не обязательна для применения работодателем, но ее наличие существенно облегчает взаимопонимание между сторонами.
Для составления должностной инструкции администратора магазина можно использовать данные из квалификационного справочника должностей, утвержденного Постановлением Минтруда от 21 августа 1998 года № 37. В этом справочнике прописаны должностные обязанности администратора, которые можно взять за основу. При необходимости можно также просмотреть должностные обязанности менеджера, т. к. администратор магазина может частично выполнять и их, если его трудовая функция расширена работодателем.
Обязанности администратора по взаимодействию с покупателями
Обязанности администратора магазина можно условно разделить на несколько групп, и в первую из них попадают обязанности, касающиеся взаимоотношений с клиентами магазина. Если в обязанности продавца входит представление товара, то администратор в торговом зале следит за тем, чтобы клиенты остались довольны качеством обслуживания в магазине. Он подключается к работе с клиентами тогда, когда компетенции продавца не хватает для решения возникших вопросов.
Вот несколько основных должностных обязанностей этой группы:
- организация культурного обслуживания клиентов;
- консультация покупателей по вопросам, касающимся оказываемых магазином дополнительных услуг;
- принятие мер по предупреждению/разрешению конфликтов с покупателями;
- рассмотрение жалоб и претензий потребителей.
Для выполнения этих обязанностей администратор должен иметь определенные полномочия, например возможность оформления возврата товара или предоставления покупателю скидки в качестве компенсации за причиненные неудобства.
Обязанности администратора по организации торговли
Вторую группу должностных обязанностей составляют действия администратора, направленные на организацию торгового процесса. Он следит за тем, чтобы в торговом зале был порядок, соблюдались правила выкладки товаров, на полках был представлен весь ассортимент и т. п.
При этом работодатели по-разному относятся к выполнению этих обязанностей администратором. Одни возлагают на администратора только обязанности по контролю за работой продавцов по наполнению торгового зала, другие вменяют ему выполнять самостоятельно часть работы, например организовывать первичную выкладку товара.
Вот пример нескольких должностных обязанностей, относящихся к этой группе:
- организация своевременной подачи товаров в торговые секции;
- проверка срока годности выставленных на продажу товаров;
- проверка наличия маркировки товаров и актуальных ценников;
- сверка размещения товаров с утвержденными образцами выкладки.
Обязанности администратора по взаимодействию с поставщиками и промоутерами
В магазинах именно администратор зачастую решает вопросы размещения товаров, в чем ему помогают сами поставщики. У компаний, поставляющих в магазины продукты, как правило, есть свои методики и схемы выставления товаров, которые основываются на многочисленных исследованиях. Для этого в таких компаниях работают мерчендайзеры, которые и взаимодействуют с администраторами магазинов.
Также администратор заинтересован в повышении продаж, для чего он привлекает в торговый зал промоутеров, которые проводят различные рекламные акции. И именно администратор следит за тем, чтобы все проходило в рамках достигнутых соглашений.
К этой группе можно отнести следующие должностные обязанности:
- контроль за оформлением помещения и размещением в нем рекламной продукции;
- организация сотрудничества с мерчендайзерами компаний-поставщиков;
- заключение контрактов с промоутерами и BTL-агентствами.
Взаимоотношения администратора с персоналом
Администратор в магазине организует работу продавцов и технических работников (например, грузчиков), а также отвечает за взаимодействие склада и торгового склада. Для этого он должен обладать рядом полномочий по даче распоряжений персоналу.
Вот приблизительный список должностных обязанностей, которые можно отнести к этой группе:
- контроль за соблюдением работниками трудовой дисциплины, норм охраны труда, требований санитарии и гигиены;
- информирование руководства о недостатках в системе обслуживания покупателей;
- обеспечение исполнения сотрудниками распоряжений руководства.
Таким образом, обязанности администратора магазина, перечисленные в его должностной инструкции, определяют объем действий, которые он должен выполнять при взаимодействии с покупателями, персоналом, поставщиками и промоутерами. Чтобы у сторон трудовых правоотношений не оставалось сомнений, какие именно обязанности должен выполнять специалист, желательно расписать их в должностной инструкции как можно подробнее.
Еще больше материалов по теме в рубрике: "Должностные инструкции (обязанности)".