Должностная инструкция помощника руководителя составляется в тех компаниях, где есть такая штатная единица. Вопросы составления и необходимости должностной инструкции помощника руководителя обсудим в нашей статье.
Когда разрабатывается должностная инструкция помощника руководителя
Обычно у руководителей средних и крупных компаний, а иногда и небольших организаций, есть свои помощники. Название должности при этом может быть разным: это может быть и ассистент, и секретарь, и помощник. Однако на практике сотрудник в должности помощника руководителя выполняет, как правило, больше обязанностей по организации рабочих моментов своего руководителя, секретарь же больше отвечает за делопроизводство. Такая ситуация делает наличие должностной инструкции очень желательной, т. к. именно она определяет, кто и чем должен заниматься.
Правда, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, упоминается лишь должность секретаря руководителя (причем эта должность отнесена к разряду технических служащих). Однако основная масса обязанностей сходна, поэтому при составлении должностной инструкции помощника руководителя допускается взять за основу квалификационные характеристики должности секретаря, упомянутые в справочнике.
Для справки: каких-либо требований обязательного наличия должностных инструкций в трудовом законодательстве нет, но есть письмо Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 года, где они рекомендуются к составлению.
Примерная структура должностной инструкции помощника руководителя
При разработке должностной инструкции помощника руководителя можно опираться на общепринятую структуру подобных документов, согласно которой она включает 4 раздела.
- Общие положения
В данном разделе обычно описываются основные характеристики должности:- название (помощник руководителя);
- непосредственная подчиненность (у кого находится в подчинении, кто отвечает за прием и увольнение с работы);
- категория (технический исполнитель);
- квалификационные требования, к которым относятся требования к уровню образования и опыту работы, а также описание навыков и знаний, которые хотелось бы видеть у кандидата на должность;
- наличие подчиненных (если таковые есть);
- порядок замещения.
- Права помощника руководителя
Здесь указывается, на что имеет право помощник руководителя в ходе исполнения своих обязанностей. Например:- запрашивать информацию у других сотрудников;
- знакомиться с решениями руководителя;
- передавать руководителю свои предложения по улучшению рабочего процесса;
- требовать от руководителя оказывать содействие в выполнении своих должностных обязанностей.
- Должностные обязанности
Этот раздел определяет спектр должностных обязанностей помощника. Как правило, это:- выполнение заданий руководителя;
- обеспечение проведения руководителем телефонных переговоров;
- принятие входящей корреспонденции на имя руководителя;
- принятие заявлений сотрудников и других видов внутренних документов, адресованных руководителю;
- составление писем и запросов, отправка их после проставления подписи руководителя;
- подготовка совещаний и собраний по инициативе руководителя;
- организация приема посетителей;
- ведение рабочего графика руководителя;
- организация встреч, поездок и командировок руководителя.
- Ответственность
В данном разделе определяется, за что сотрудник может быть привлечен к ответственности. Например, то, что помощник руководителя:- несет дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей;
- несет материальную ответственность за нанесенный им ущерб в пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством.
После составления должностная инструкция утверждается руководителем компании. Сотрудник знакомится с ней под подпись после приема на работу при подписании трудового договора.