Структура должностной инструкции для начальника отдела снабжения
Подробная должностная инструкция любого работника, как правило, имеет следующую структуру:
- Общие положения.
- Функции и задачи.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
- Режим работы.
- Взаимосвязи.
Для справки: законодатель не устанавливает требований к содержанию и форме инструкции, из чего можно сделать вывод, что каждый работодатель вправе по своему усмотрению дополнять вышеуказанные разделы или сокращать их.
Ниже рассмотрим содержание частей документа более подробно. Начнем с разбора должностных обязанностей работника, так как этот раздел на практике вызывает больше всего вопросов.
Должностные обязанности начальника отдела снабжения
Раздел инструкции «Должностные обязанности начальника снабжения», как правило, включает в себя следующий перечень:
- руководство отделом снабжения;
- организация работы по обеспечению предприятия необходимым сырьем, материалами и т. д.;
- обеспечение контроля за состоянием сырьевых запасов;
- разработка планов по материально-техническому снабжению компании и руководство их реализацией;
- участие в заключении договоров по материально-техническому обеспечению организации;
- участие в проверке прибывших грузов и сохранности их упаковки;
- проведение исследований на рынке услуг с целью выбора максимально выгодных условий для сотрудничества;
- ведение отчетности по расходованию средств и т. д.
Перечень должностных обязанностей сотрудника может варьироваться в зависимости от направления деятельности предприятия, круга подчиненных ему лиц и наличия/отсутствия в компании отдела, который занимается похожей работой, но в меньших масштабах (например, материально-техническим обеспечением).
Права и ответственность начальника отдела снабжения
Раздел должностной инструкции «Права работника» включает в себя перечень прав, которыми наделен работник для реализации возложенных на него обязанностей. К ним в большинстве случаев относятся следующие:
- возможность контроля деятельности подчиненных сотрудников и дачи им соответствующих поручений;
- представление интересов организации в переговорах со сторонними компаниями по вопросам, входящим в компетенцию начальника отдела снабжения;
- взаимодействие с иными отделами и службами предприятия;
- принятие решений в пределах компетенции;
- требование от руководства создания условий для осуществления рабочего процесса.
В части инструкции, которая посвящена описанию ответственности сотрудника (иногда объединяется с разделом о правах), необходимо отразить информацию о том, за что в рамках своей деятельности несет ответственность начальник отдела снабжения. В частности, речь может идти:
- о дисциплинарной ответственности (за невыполнение или не точное выполнение должностных обязанностей);
- административной (в случае нарушения норм административного законодательства);
- уголовной (если работник совершает преступление).
Что касается материальной, то ее работник несет в рамках заключенного с ним соглашения о материальной ответственности, в котором прописывается ее объем (полная, частичная, коллективная и т. д.).
Общие положения, график работы, функции и порядок взаимодействия
В разделе «Общие положения» указывается наименование должности и подразделения — места работы служащего в соответствии с утвержденным на предприятии штатным расписанием, а также порядок назначения сотрудника на должность и снятия с нее. Желательно здесь же определить порядок замещения сотрудника в случае его отсутствия и привести перечень нормативных и локальных актов, положениями которым он должен руководствоваться в своей деятельности. Целесообразно прописать в этом разделе и квалификационные требования к профессии.
Раздел «Функции и задачи» рассказывает об основных направлениях работы начальника отдела снабжения и сфере его деятельности. Также здесь могут быть указаны конкретные виды деятельности, направленные на выполнение основной задачи. Например, главная задача начальника отдела снабжения — обеспечение организации материально-техническими ресурсами. Для этого он должен составлять списки потребностей, искать поставщиков и т. п.
Раздел «Режим работы» включает в себя указание графика службы сотрудника с учетом:
- наличия смен;
- работы в выходные дни;
- дежурств и т. д.
Впрочем, если информация об этом имеется в трудовом контракте работника, то в должностную инструкцию данный раздел можно не включать.
В разделе «Взаимосвязи» нужно указать порядок взаимодействия начальника отдела снабжения с другими службами и отделами компании, при необходимости выстроив и цепочку обмена документацией.
Порядок разработки и применения должностной инструкции начальника отдела снабжения
Должностную инструкцию для начальника отдела снабжения разрабатывает, как правило, сотрудник отдела кадров или служащий, в ведении которого находится охрана труда на предприятии. Далее документ вручается для согласования непосредственному начальнику служащего (например, директору департамента), который по итогам рассмотрения вправе внести изменения в инструкцию и высказать свои замечания. После доработки документ передается на утверждение руководителю организации.
Начальник отдела снабжения знакомится с текстом инструкции при трудоустройстве. В знак согласия с условиями документа он ставит свою подпись либо в специально отведенном месте инструкции, либо в листе ознакомления, прикрепляемом к ней. Если по каким-то причинам работник отказывается ставить подпись, об этом составляется соответствующий акт.
Примечание: прежде чем отказываться подписывать документ из-за несогласия с отдельными пунктами, желательно провести переговоры с руководителем организации и объяснить свою точку зрения. Вполне возможно, что руководство учтет замечания и в инструкцию предложенные поправки.
При необходимости внесения изменений в обязанности сотрудника в дальнейшем руководитель организации вправе сделать это только с согласия работника, так как законодатель запрещает изменять рабочую функцию служащего в одностороннем порядке.