Кто такой начальник хозяйственного отдела?
На любом крупном предприятии должен иметься специалист, занимающийся хозяйственным обеспечением работы. К его обязанностям относятся: ремонт здания, в котором размещается компания, текущее обслуживание, контроль исправности инфраструктуры (от электричества и водопровода до работы лифтов или воздухопроводов).
Необходимо отметить, что хозяйственное подразделение (также иногда именуемое АХО — административно-хозяйственный отдел) создается лишь там, где объем необходимой работы по поддержанию функционирования предприятия весьма велик. В небольших компаниях такой деятельностью может заниматься офис-менеджер или непосредственно руководитель предприятия. Однако в крупных компаниях должность начальника хозотдела чрезвычайно важна. По сути, на его плечах лежит обеспечение нормальной работы всей организации.
Также стоит отметить, что эта должность ни в коем случае не является новой. Завхозы (так обычно раньше именовали этих специалистов) работают в крупных организациях далеко не первое десятилетие.
Структура инструкции для должности начальника хозяйственного отдела
Должностная инструкция — документ необязательный. В отличие от трудового договора наличие инструкций никак не влияет на отношения между руководством предприятия и сотрудниками. Именно поэтому структура, которую должна иметь должностная инструкция, нигде в нормативных актах не фиксируется, и обязательных требований к ней нет.
Тем не менее за годы работы на практике сложился определенный подход к составлению такого рода документов. Обычно они состоят из следующих разделов:
- Общие положения. В этом разделе описывается, что собой представляет должность начальника хозяйственного отдела, какие требования предъявляются к нему, кому он подчиняется и кем руководит.
- Обязанности. Здесь описывается, что обязан делать начальник этого отдела и, соответственно, что руководство вправе требовать от человека, занимающего эту должность.
- Права, которыми наделен специалист. Основные права, разумеется, зафиксированы в трудовом законодательстве. Но для того, чтобы начальник отдела смог полноценно и качественно исполнять свои обязанности, он должен быть наделен определенным рядом прав. Те из них, которые характерны не для должности вообще, а для конкретного предприятия, имеет смысл фиксировать именно в должностной инструкции.
- Ответственность, которую несет начальник отдела. Большая часть из этих положений закреплена в нормативных актах общего действия, поэтому разумнее всего в этом разделе должностной инструкции ограничиться ссылками на конкретные виды ответственности: дисциплинарную, гражданско-правовую, административную и уголовную. Трудовое право ограничивает возможности руководства предприятия, поэтому возлагать на начальника отдела ответственность, не предусмотренную законом, его начальство не вправе.
А теперь посмотрим, что конкретно должно содержаться в важнейших разделах должностной инструкции начальника хозяйственного отдела.
Обязанности начальника хозяйственного отдела
Указывая в должностной инструкции конкретные обязанности, которые возложены на начальника хозотдела, имеет смысл воспользоваться содержанием Единого квалификационного справочника должностей (ЕКС). Хотя этот акт и носит не обязательный, а рекомендательный характер, он чрезвычайно полезен. В нем фиксируются требования, которые чаще всего предъявляются к конкретной должности. Соответственно, если у сотрудников конкретного предприятия нет опыта в составлении должностных инструкций, ЕКС как минимум даст представление о том, что должно содержаться в такого рода документах.
Согласно ЕКС на начальника хозотдела возложены следующие обязанности:
- обеспечение обслуживания и поддержания в нужном состоянии зданий и помещений, в которых размещено предприятие или учреждение (состояние, в котором должно находиться здание или отдельные помещения, определяется санитарными нормами и правилами противопожарной защиты);
- контроль за исправностью внутреннего оборудования здания или помещений; к оборудованию относятся водопровод, канализация, линии электроснабжения и т. д.;
- участие в планировании текущих и капитальных ремонтов, которые требуются для поддержания нормальной работы организации;
- составление смет на текущие расходы предприятия;
- организация проведения ремонта как здания в целом, так и оборудования организации, контроль за качеством проведенного ремонта;
- обеспечение как предприятия в целом, так и отдельных его подразделений инвентарем, оборудованием, расходниками и другими материальными ресурсами, требующимися для нормальной работы;
- наблюдение за сохранностью и правильным использованием материальных активов предприятия;
- оформление документации для договоров, требующихся для хозяйственного обеспечения организации;
- ведение необходимой отчетности по использованию оборудования, инвентаря и материалов;
- контроль за тем, чтобы средства, выделенные руководством на обеспечение работы предприятия, расходовались рационально;
- прием и обслуживание лиц, которые прибывают в командировки;
- руководство благоустройством территории;
- хозяйственное обслуживание проводимых мероприятий;
- организация табельного учета и питания работников;
- при необходимости совместно с отделом кадров составление графиков работы и распорядка трудового времени;
- проведение мероприятий по защите от пожара, поддержание в рабочем состоянии противопожарной инфраструктуры и инвентаря;
- внедрение новой техники в области связи, оргтехники и т. д.;
- руководство сотрудниками хозяйственного отдела и контроль за соблюдением ими дисциплины.
Права начальника хозотдела
Для того чтобы исполнять обязанности, сотрудник должен быть наделен правами. Обычно к их числу относятся следующие:
- Обращаться к руководителю предприятия и к руководителям подразделений с предложениями, касающимися хозяйственного обслуживания работы предприятия.
- Взаимодействовать с руководителями всех структурных частей предприятия по вопросам, касающимся хозяйственного обслуживания работы.
- Подписывать и налагать визы на документы, относящиеся к его компетенции.
- Предлагать руководству предприятия назначения, перемещения внутри организации и увольнения работников, подчиненных начальнику хозяйственного отдела.
- Предлагать руководству меры, касающиеся поощрения и наказания сотрудников отдела.
- Требовать от руководящих работников организации содействия.
- Сообщать руководству об обнаруженных недостатках в хозяйственном обслуживании и требовать их устранения.
Требования к кандидату на занятие вакансии
Начальником хозяйственного отдела может стать любой человек, которого назначат на эту должность. Однако ЕКС рекомендует, чтобы кандидат имел либо высшее образование по специальности и опыт работы минимум 2 года, либо стаж 5 лет — тогда допускается и среднее специальное образование. Конкретные требования же на каждом предприятии устанавливаются руководством самостоятельно.