Для чего нужна должностная инструкция логиста?
В любой организации у каждого из работников есть свой собственный круг полномочий и обязанностей. Документом, описывающим этот круг, и является должностная инструкция. При этом даже в тех организациях, где закон наличия инструкции не требует, она может быть полезной по следующим причинам:
- Инструкция четко описывает перечень того, что руководитель вправе требовать от конкретного работника. Для работника же этот документ является во многом руководством к действию, показывая, по каким критериям его оценивают и каких именно действий от него ждут.
- Инструкция позволяет разграничить компетенцию между структурными подразделениями организации или даже отдельными работниками. Тем самым пресекается множество потенциальных конфликтов и споров.
- С помощью документа можно вести обоснованный отбор людей, претендующих на занятие должности логиста.
- Наконец, на основе инструкции можно упорядочивать иерархию подчинения внутри организации, облегчая тем самым управление и решение задач, стоящих перед фирмой.
Сфера деятельности логистов
Практически для любого предприятия доставка грузов (товаров, оборудования и т. д.) является крайне важным моментом ее деятельности. Во многих странах на транспортные расходы приходится до 10% от ВВП. Естественно, что любая фирма старается оптимизировать эти расходы, сводя их к необходимому минимуму. Именно такой оптимизацией и занимаются специалисты в области логистики.
Несмотря на то что сам термин «логист» используется не слишком давно, работники такого профиля существовали и в прошлом. Например, в военной области логистикой занимались тыловые службы снабжения, а в коммерческом и гражданском обороте эти проблемы решались торговцами (в советское время — транспортными отделами организаций и т. д.). Однако темпы современного бизнеса таковы, что требуют профессионального подхода к логистике. Именно поэтому логистические отделы существуют на многих предприятиях. Кроме того, существуют фирмы, на коммерческой основе предоставляющие услуги в области грузоперевозок, — и для них логистика является существенной частью деятельности.
Что включает в себя инструкция логиста?
Правила составления должностной инструкции логиста прямо в нормативных актах не описываются. На практике же такой документ обычно составляется по следующей схеме:
- Общие положения. В них описывается, к какой категории работников относится логист (он может быть как одним из руководителей компании, так и обычным специалистом), кому он подчиняется в своей работе, какие требования по квалификации предъявляются к этому сотруднику.
- Обязанности, возложенные на логиста в организации. Их точный перечень зависит от особенностей деятельности компании.
- Права, которыми наделен логист. Обычно здесь описываются лишь те права, которые прямо не предусмотрены трудовым законодательством. В частности, сюда может входить право представлять интересы организации, право подавать предложения, связанные с улучшением работы и т. д.
- Ответственность, которую может нести этот специалист за свои действия. Этот раздел может либо включать полный перечень видов ответственности, либо просто содержать указание на то, что за допущенные нарушения логист отвечает по закону.
Дополнительно в инструкцию могут включаться и другие разделы, однако при этом следует избегать дублирования других внутренних актов организации. К примеру, вряд ли стоит включать в должностную инструкцию описание режима, в котором работает логист — для этого есть трудовой договор и правила внутреннего распорядка компании.
Основные должностные обязанности логиста
Полный перечень обязанностей, которые могут быть возложены на специалиста в области логистики, зависит от того, в какой сфере он работает и к какой категории работников относится (логист-аналитик, менеджер по логистике и пр.). Основными же обязанностями, присущими любой категории логистов, будут следующие:
- Подготовка планов грузоперевозок.
- Участие в обсуждении и формировании бюджета организации в той части, которая затрагивает транспортные расходы.
- Соблюдение бюджета и смет, касающихся расходов на перевозки.
- Поиск наиболее эффективных способов доставки грузов по назначению с минимальными расходами с учетом тарифов на перевозки, времени доставки и технических характеристик транспорта.
- Обеспечение своевременного заключения и оформления сделок, связанных с перевозкой грузов.
- Контроль наличия всей необходимой документации, связанной с транспортировкой.
Как готовится инструкция?
Составление и введение в действие инструкции для логиста происходит следующим образом:
- Руководство организации принимает решение о том, что инструкция необходима, и дает задание разработать ее проект.
- Начальник подразделения логистики готовит текст документа (лично либо с помощью подчиненных). Если в организации есть только один логист, то составлением инструкции заниматься придется именно ему.
- Составленный проект проходит проверку в отделе кадров и юридической службе организации. При необходимости сотрудники этих подразделений вносят в него свои коррективы.
- Подготовленный текст проходит утверждение у начальника организации.
- Логист знакомится под подпись с утвержденным вариантом инструкции. При желании он имеет право получить на руки копию документа.
На последний пункт нужно обратить особое внимание. В том случае, если инструкция вводится впервые, это может быть и простой формальностью, т. к. специалист по логистике и так знает содержание (ведь он принимал участие в ее составлении). Если же инструкция на предприятии была утверждена ранее, то каждый работник, принимаемый на должность логиста, должен быть ознакомлен с ее содержанием.