Кто такой администратор и где используется эта должность (гостиницы, рестораны)
Чаще всего должность администратора используется в организациях, оказывающих услуги (ресторанах, салонах красоты, гостиницах). В магазине тоже может быть администратор, в задачи которого входят не столько продажи, сколько взаимодействие с клиентами — именно это черта отличает администратора от остального персонала.
Администратор организует работу персонала и взаимодействует с клиентами, разрешая нестандартные ситуации. Проще говоря, это своеобразный организатор обслуживания посетителей. При этом в одних организациях должность именуется просто администратором, а в других работодатели конкретизируют название, добавляя сферу деятельности сотрудника (например, администратор гостиницы).
Права и должностные обязанности всех административных должностей схожи, работодатель должен вносить только некоторые коррективы, связанные с областью деятельности компании или сотрудника. Последнее актуально еще и потому, что в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, упоминается только должность администратора и каких-то ее подвидов там не предусмотрено. Однако квалификационные характеристики этой должности вполне можно взять за основу при составлении должностной инструкции, например, администратора гостиницы.
Примерная структура должностной инструкции администратора
При составлении должностной инструкции администратора можно пользоваться примерной структурой этого документа, приведенной ниже и включающей 4 основных раздела.
- Общие положения
В этом разделе дается общее описание должности и описываются такие характеристики, как:- название должности (администратор);
- непосредственная подчиненность с указанием того, кто отвечает за прием и увольнение данного сотрудника;
- категория должности (специалист);
- квалификационные требования, к которым относятся требования к уровню образования и опыту работы, а также описание навыков и знаний, которые хотелось бы видеть у кандидата;
- наличие подчиненных;
- порядок замещения.
- Права
Здесь перечисляются права, которыми наделяется сотрудник для выполнения своих обязанностей. Например, администратор может быть уполномочен:- принимать решения в рамках своей компетенции;
- знакомиться с решениями руководителя;
- передавать руководителю свои предложения по улучшению рабочего процесса;
- требовать от руководителя оказывать содействие в выполнении должностных обязанностей;
- докладывать руководителю о найденных нарушениях и вносить предложения о способах их устранения.
- Должностные обязанности
Этот раздел содержит перечень должностных обязанностей, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей трудовой деятельности. Например:- вести работу по обслуживанию клиентов, давать им консультации;
- участвовать в разрешении конфликтных ситуаций;
- давать ответы на претензии посетителей, неудовлетворенных качеством обслуживания;
- контролировать соблюдение сотрудниками организации трудовой и производственной дисциплины.
- Ответственность
В этом разделе указываются те виды ответственности, к которым могут привлечь администратора. Так, он может быть привлечен к следующим видам ответственности:- к дисциплинарной — за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей;
- административной или уголовной — за совершение соответствующих проступков;
- материальной — за нанесенный им ущерб (лишь в пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством).
Вышеуказанные положения могут быть видоизменены и расширены в зависимости от пожеланий работодателя по объему трудовых функций, вменяемых сотруднику.
Особенности должностной инструкции администратора гостиницы
Как уже было сказано выше, в квалификационном справочнике нет такой должности, как администратор гостинцы, — есть лишь просто администратор, директор гостиницы, заведующий жилым корпусом гостиницы и дежурный по этажу гостиницы. Таким образом, работодатель сам должен определить, какие функции будет исполнять администратор гостиницы, и уже отталкиваясь от этого, при приеме на работу озвучивать обязанности сотрудника, а также размер платы за их выполнение.
При составлении должностной инструкции администратора гостиницы работодатель должен правильно разграничить обязанности между сотрудником в этой должности и другим персоналом, учитывая штатное расписание. Например, если в гостинице нет портье, то его обязанности может выполнять и администратор гостиницы — но это обязательно нужно указать в должностной инструкции, иначе возникнут споры и недопонимание.
Также должностная инструкция администратора гостиницы очень часто включает в себя обязанность проводить расчеты с посетителями, что делает его материально ответственным лицом. Однако это не означает, что сотрудник, подписав должностную инструкцию с таким условием, автоматически берет на себя полную материальную ответственность — для этого есть дополнительное соглашение.
При составлении должностной инструкции администратора (как гостиницы, так и любого другого) можно пользоваться данными из квалификационного справочника или переработать под свои нужды один из образцов, размещенных в Сети. Важно не забывать при этом, что если составляются инструкции для должности с указанием конкретной сферы деятельности, то должно вноситься больше конкретики в разделы, посвященные правам и должностным обязанностям.