Чем занимается отдел снабжения

0
Добавить в избранное В избранное
Поделиться

Снабжение предприятия необходимыми материально-техническими средствами – первоочередная задача соответствующего отдела. Корректные поставки материалов и оборудования позволяют компании эффективно функционировать и поддерживать свою конкурентоспособность на рынке.

Чем занимается отдел снабжения, его обязанности

Отдел снабжения – это специфическое подразделение, занимающееся организацией поставок, требуемых для функционирования компании материалов. В небольших фирмах снабжением может заниматься один или несколько человек из сторонних подразделений (производственный отдел, инженер или один из бухгалтеров). Если речь идет о крупной строительной компании, то уместно создавать отдельное подразделение, в котором закупкам и поставкам будет уделяться все рабочее время кадров.

На разных предприятиях объемы поставок отличаются, как и некоторые функции отдела. К основным обязанностям сотрудников снабженческого подразделения относятся следующие позиции:

  • непосредственное снабжение. Такие работники должны проводить анализ информации о нуждах предприятия в материалах, технике и оборудовании, оформлять соглашения с поставщиками, следить за своевременными поставками заказанных товаров, а также организовывать хранение полученной продукции до момента ее использования;
  • создание планов. Снабженцы должны детально изучать рынки с требуемыми товарами, оценивать текущую и долгосрочную перспективу норм расходования материалов на предприятии для гарантии стабильного производства, оптимизировать складские запасы, чтобы не допустить нехватки определенных товаров, а также составлять прогнозы потребностей компании, исходя из статистических данных;
  • осуществлять контроль над сроками поставок, качеством получаемых товаров, складскими запасами, а также над своевременностью предъявления претензий поставщикам в случае поставки дефектных материалов.

Функции отдела материально-технического снабжения

Исходя из обязанностей отдела снабжения, уместно обозначить его основные функции:

  • организация составления номенклатуры компании для изготовления товаров;
  • планирование закупок в рамках определенного отчетного периода;
  • анализ рынка поставщиков требуемой продукции. Уместно принятие компанией участия в ярмарках, выставках и прочих аналогичных мероприятиях. Отдел снабжения также должен учитывать сведения логистики;
  • оформление соглашений на поставку материалов и оборудование, а также выполнение контроля над соблюдением договоренностей;
  • организация приемки продукции, исходя из актуальных нормативов, принятых сторонами сделки;
  • релевантное размещение закупленных товаров на складах. В указанном вопросе снабженцы должны учитывать данные внутренней логистики компании;
  • разработка локальных правовых актов потребления определенной продукции разными подразделениями, а также контроль над соблюдением отмеченных правил;
  • разработка нормативных правовых актов по замене дорогостоящих товаров на более бюджетные, учитывая их технологичность;
  • организация мероприятий по формированию и введению в практику локальных нормативов компании относительно материального обеспечения.

Курирует работу отдела снабжения его начальник, который подчиняется коммерческому директору предприятия.

Должности отдела материально-технического снабжения

Подразделение возглавляет руководитель – чаще всего, это инженер, у которого имеется профильное образование. К документам, регулирующим деятельность начальника, относятся устав, государственные и локальные нормативы, Положение об отделе снабжения, должностная инструкция и распоряжения управленческого аппарата компании.

Для продуктивной работы, начальник рассматриваемого отдела должен обладать следующими компетенциями:

  • иметь знания в сфере действующего законодательства и локальных нормативов, уметь определять релевантную информацию относительно своей деятельности и применять установленные положения на практике;
  • планировать приобретение материалов, отслеживать корректность их расходования и своевременность списания на всех этапах строительства;
  • умение корректно организовывать поставки, хранение и учет материалов и оборудования;
  • ориентироваться в актуальном состоянии рынка;
  • ознакамливать сотрудников подразделения с нормами охраны труда и пожарной безопасности под подпись.

Состав подразделения зависит от масштабов компании и сферы ее деятельности. Снабженцы чаще всего выполняют приблизительно одинаковые функции, заключающиеся в следующем:

  • работники должны уметь коммуницировать с поставщиками, находить новые, более бюджетные источники поставок с учетом сохранения уровня качества;
  • рационально распределять имеющиеся материалы среди отделов предприятия, используя при этом данные заблаговременно разработанного плана по их снабжению;
  • быть информированными относительно порядка работы склада, ведения складского учета, анализировать имеющиеся остатки, а также с их учетом планировать дальнейшие закупки;
  • организовывать коммуникации между департаментами отдела снабжения, отвечающими за разные направления снабжения;
  • искать и находить варианты покрытия производственных потребностей за счет имеющихся у компании возможностей;
  • корректно организовывать логистику снабжения прочих отделов строительной компании, а также применять новые технологии для повышения эффективности работы своего подразделения;
  • детально анализировать документацию, относящуюся к работе снабженческого подразделения, включая претензии контрагентов и деловых партнеров, игнорирующих необходимость исполнения своих обязанностей;
  • своевременно предоставлять отчетность по регламентированному формату о произведенной работе, совершенствовать показатели отдела закупок и, в частности, снабжения;
  • давать релевантные задачи другим подразделениям в рамках своих полномочий. Данное положение по большей части относится к начальнику подразделения.

Департаменты отдела материально-технического снабжения

Как было отмечено ранее, в крупных компаниях зачастую формируют обособленные отделы снабжения. При особо масштабных поставках и наличии потребности обеспечивать большие массивы работ материалами, в отделе снабжения уместо выделить такие подразделения:

  1. Материальная группа. Работники указанного департамента несут ответственность за различные виды и сферы снабжения, в рамках которых отвечают за товары, распределяющиеся по отдельным категориям и имеющие специфические характеристики. Например, одна группа работников может отвечать только за материалы, а другая – за техническое оснащение и их комплектацию. В большинстве компаний строительной сферы небольшого и среднего размера с материальным департаментом отдела снабжения соединен отдел логистики и склад.
  2. ОТК (отдел технического контроля). Указанный департамент ответственен за контроль качества приобретаемых материалов и прочих товаров, а также за их соответствие рабочей документации и установленным нормам. Деятельность департамента регламентируется локальными нормативами.

Среди работников ОТК особое место занимает профессиональный юрист, который должен сопровождать каждый этап деятельности всего снабженческого отдела. Юрист подготавливает проекты соглашений на поставки, сопровождения претензий и иные документы, которые требуют тщательной правовой проработки.

  1. Планово-экономический департамент, либо бюро нормирования. Основной обязанностью рассматриваемого подразделения считается нормирование и реализация контроля над расходованием финансовых средств. Более того – департамент несет ответственность за бухгалтерскую и финансовую отчетность, а также занимается планированием. В составе отмеченного подразделения должны находиться бухгалтеры, экономисты и профильные специалисты, исходя из бизнес-направления, в котором работает предприятие.

Ошибки в организации снабжения

Основные неточности, допускаемые в работе отдела снабжения:

  • допущение нарушения сроков поставки. В перспективе это может привести к срыву всех работ, запланированных на определенный период, а также к финансовым санкциям со стороны заказчиков;
  • непродуктивная работа. При неэффективной работе снабженцев и при отсутствии коммуникации между подразделениями компании, технические ресурсы будут простаивать, что влечет за собой убытки;
  • неумелый выбор поставщиков. При приобретении некачественных материалов, работы также получаются некачественными. В дальнейшем это может привести к претензиям со стороны контрагента, и даже – к судебным разбирательствам после окончания строительного процесса;
  • некомпетентный учет ТМЦ приводит к отсутствию нужной продукции на складе и к залеживанию товаров, которые расходуются нечасто.

Оптимизация работы отдела снабжения

Основные рекомендации по оптимизации работы рассматриваемого подразделения:

  • в рамках малого бизнеса неуместно долгосрочное планирование. Рекомендуется исчислять реальные потребности компании на краткие промежутки – месяцы или, в крайнем случае, кварталы;
  • следует пересмотреть прайс-листы поставщиков. Актуальные рыночные цены постоянно корректируются, появляются новые фирмы, готовые сотрудничать на более выгодных условиях. Снабженцы должны регулярно отслеживать рыночные тенденции и выстраивать выгодные партнерские отношения;
  • следует разрывать контракты с теми поставщиками, которые не исполняют своих обязательств, либо которые перестали быть выгодными бизнесу;
  • одна из наиболее важных рекомендаций – складской учет должен вестись строго прозрачно и всегда полноценно. Необходимо регулярно проводить инвентаризацию и следить за тем, чтобы продукция не залеживалась.

Заключение

Таким образом, снабженцы обеспечивают бесперебойный производственный процесс. Нанимателю необходимо особое внимание уделять квалификации трудоустраиваемых кадров, а также следить за полным исполнением подчиненными своих обязанностей.

Добавить в избранное В избранное
Поделиться
Предыдущий материал
Следующий материал