Локально-нормативные акты (ЛНА): определение, виды и применение в организации

Что такое ЛНА в трудовом праве

В каждой организации действуют различные локально-нормативные акты – положения, правила, инструкции, порядки, расписания, графики и т.д. Эти документы регламентируют трудовые отношения и предназначены для неоднократного применения до отмены и/или утверждения новых. Работодатель разрабатывает ЛНА в пределах своей компетенции с учетом законодательных норм.

Согласно части 1 статьи 8 ТК РФ составлять локально-нормативные акты обязаны все предприятия вне зависимости от формы собственности и вида деятельности, а также предприниматели. Исключение – физлица без статуса ИП. Кроме того, микропредприятия и НКО вправе отказаться от оформления ЛНА, если оформление работников ведется согласно типовому трудовому договору. Но все равно придется составлять ЛНА по охране труда и положение по работе с персональными данными (статья 309.2 ТК РФ).

Трудовой Кодекс не уточняет перечень ЛНА, обязательных к применению. Есть общепринятые акты, которые должны быть во всех организациях, а есть, разработанные на усмотрение работодателя. Если в компании утвержден ЛНА, то соблюдать его обязаны как работодатель, так и сотрудники при условии, что принятые нормы не ухудшают положение персонала.

Виды локально-нормативных актов

Можно группировать ЛНА на обязательные и необязательные. Примерами первых актов, которые должны быть у любой компании, являются:

• ПВТР – правила внутреннего трудового распорядка;
• графики отпусков;
• положение по оплате труда;
• инструкции по охране труда;
• положение о персональных данных;
• программа вводного инструктажа по ОТ;
• положение о СУОТ (система управления охраной труда);
• положение о расследовании и учете микротравм.

Перечень необязательных ЛНА работодатель определяет самостоятельно с учетом специфики своей деятельности. К примеру, можно разработать положение по работе с договорами; положение об организации детского отдыха; положение о добровольном медстраховании или о корпоративной культуре и т.д.

Для чего нужны ЛНА

Локально-нормативные акты разрабатываются, чтобы уточнить нормы, которые работодатель использует в своей деятельности. При этом ЛНА не могут ухудшить положение сотрудников, а только улучшить их. К примеру, в ЛНА можно установить 13-ую зарплату для работников, определить правила действий в определенных ситуациях, предусмотреть дополнительный отпуск для сотрудников или увеличить его длительность и т.д. Но нельзя лишать специалиста отпуска, уменьшать его продолжительность, то есть ухудшать тем или иным образом положение работников.

Порядок работы с ЛНА

Механизм разработки локально-нормативных актов законом не определен. Поэтому работодатели самостоятельно устанавливают порядок действий. Условно работу с ЛНА можно разделить на следующие основные этапы:

• Уточнение неурегулированных вопроса, по которым организации нужно разработать и утвердить ЛНА – это можно сделать в ходе планерки или совещания. Выступать инициаторами разработки ЛНА вправе и сотрудники организации.
• Уточнение сроков, этапов разработки ЛНА.
• Создание рабочей группы по разработке ЛНА – рекомендуется включать в состав такой группы работников с соответствующей квалификацией с учетом сути, сложности решаемого вопроса. К примеру, при разработке положения по оплате труда можно включить в группу представителей отдела бухгалтерии, юристов. Если ЛНА формируется по подразделению организации, нужно привлекать руководителя этого подразделения. Такой подход позволяет еще на стадии создания документа решить все спорные моменты. Для координации действий участников группы назначается ее руководитель. Он же контролирует соблюдение сроков разработки ЛНА. Состав группы, порядок ее функционирования прописывается в приказе.
• Разработка проекта ЛНА – как правило, проект формирует ответственный исполнитель группы. Все остальные участники могут вносить правки и замечания.
• Согласование проекта – на этом этапе нужно согласовать документ со всеми участниками группы или иными заинтересованными лицами с учетом иерархии подчиненности.
• Утверждение ЛНА – полностью согласованный проект передается для утверждения руководителю организации. Если требуется учесть мнение профсоюза, это нужно сделать до утверждения. ЛНА, которые приняты без учета мнения профсоюза, считаются недействительными. Для утверждения локально-нормативного акта можно издать приказ или проставить гриф утверждения. Данный реквизит приводится на первом листе документа вверху справа. Если локальный нормативный акт утверждает должностное лицо (например, руководитель организации), гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Локально-нормативный акт считается вступившим в силу с даты его утверждения работодателем или с указанного в нем момента (статья 12 ТК РФ). Всех работников предприятия необходимо ознакомить с содержимым соответствующих ЛНА под личные подписи. Для этого можно завести специальный журнал ознакомления с актами. Или можно оформлять приложение к трудовому договору с перечнем ЛНА.

Можно ли изменять ЛНА

Предприятие вправе в любой момент изменять ЛНА без ограничений по количеству раз. Вносить корректировки следует в режиме, аналогичном порядку приема первичного документа. Сначала следует подготовить и согласовать изменения, после утвердить их у руководителя организации, а затем уже ознакомить работников, на которых распространяются поправки, под росписи.