Как отразить невозвращенный подотчет в бухучете
Порядок, сроки выдачи средств в подотчет, сроки представления авансового отчета, а также возврата неиспользованных сумм работодатель устанавливает самостоятельно. Их можно прописать в ЛНА организации, к примеру, в Положении о расчетах с подотчетниками.
В соответствии с подпунктом 6.3 пункта 6 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У о расходовании полученных средств подотчетный работник обязан отчитаться в установленный руководителем срок. Для этого нужно заполнить и сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (чеков, квитанций, актов, накладных и т.д.). После чего отчет проверяется и утверждается директором. Если образовался неиспользованный остаток средств, их нужно внести в кассу. На это также отводится свой срок.
Таким образом на возврат подотчетных средств отводится время для сдачи отчета и на его проверку. Невозвращенным подотчет считается в следующих случаях:
- Если по нему не представлен в установленный срок авансовый отчет.
- Если отчет, по которому получены средства, не утвержден руководителем по обоснованным причинам.
- Если неиспользованный остаток по утвержденному отчету не сдан в установленные сроки.
При выявлении таких сумм бухгалтер предприятия должен отразить этот факт в учете. Запись операции будет выглядеть так:
- Д 94 К 71 – отражен невозвращенный остаток подотчетных сумм (основание – бухгалтерская справка от «__» _______________2023 года).
Как удержать подотчет из зарплаты с согласия сотрудника
Для удержания невозвращенного подотчета из заработной платы работника необходимо издать приказ. Документ можно составить в произвольном виде. Срок – не позже одного месяца с даты окончания срока, который установлен в организации для возврата подотчетных средств (статья 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Если нарушить этот срок для удержания, взыскать долг с работника можно будет только через суд.
Кроме того, потребуется получить согласие специалиста на удержание (Письмо Роструда от 07.10.2019 N ПГ/25778-6-1, статья 137 ТК РФ). Сотрудник должен письменно подтвердить, что он не возражает против размера и основания для удержания работодателем сумм. Форма согласия – произвольная. К примеру, можно не составлять отдельный документ, а предусмотреть строку для подписи работника в приказе об удержании. Если такого согласия нет, взыскание допускается только через суд.
Также для возврата остатка сотрудник может самостоятельно написать заявление на имя своего руководителя об удержании средств из заработка. В этом случае, по разъяснениям Роструда в Письме от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1, положения статьи 138 ТК РФ не применяются и можно удержать разово всю сумму долга, с учетом того, что указано в заявлении.
Какой максимальный размер удержаний из зарплаты?
Согласно статье 138 ТК РФ, максимально можно удерживать из заработной платы – до 20% от начисленного заработка без учета НДФЛ. В связи с этим, когда размер невозвращенного подотчета превышает 20% от величины начисленного работнику заработка, придется делать удержания не за один раз, а частями, до полного погашения. В бухучете операция по удержания подотчета из зарплаты отражается такой записью:
- Д 70 К 94 – удержан невозвращенный подотчет из зарплаты (основание – Приказ руководителя, согласие работника, расчетная ведомость).
Как списать долги работника по подотчету
В некоторых случаях работодатель может принять решение о неудержании невозвращенного подотчета. К примеру, долг может быть прощен работнику или суд откажет во взыскании, или истечет срок исковой давности и т.д. Если руководитель принял решение не удерживать с сотрудника подотчетные суммы, учтенные ранее на счете 94, их нужно признать прочим расходом (пункт 11 ПБУ 10/99). Проводка в бухучете такая:
- Д 91.2 К 94 – невозвращенный подотчет отнесен на прочие расходы.
Если же руководитель решит обратиться за взысканием в суд, долг работника (бывшего сотрудника) нужно отразить на счете 73 (или 76 для тех, кто уволился). Задолженность нужно показать в том размере, который организация признает правильным (пункт 73 Приказа Минфина 34н от 29.07.1998).
Обратите внимание! Если специалист не отчитается по командировочному подотчету, то есть не представит авансовый отчет, будет считаться, что средства он не вернул. Для работника наступят те же последствия, что и в общем случае при невозврате подотчетных сумм.