Счет-фактура: образец, заполнение и полезные советы

Что такое счет-фактура

Счет-фактура является документом-основанием для принятия к вычету сумм НДС (пункт 1 статьи 169 НК РФ). Этот документ не относится к первичным формам, которые подтверждают передачу товаров, работ или услуг от продавца к покупателю. В соответствии с нормами статьи 169 НК РФ признаками такого первичного документа и одновременно счет-фактуры обладает УПД.

Корректно заполненный счет-фактура подтверждает право на вычет по НДС. При наличии ошибок в бланке налоговая может отказать в вычете. Поэтому покупателю нужно внимательно следить за правильностью оформления этого документа.

Кто обязан заполнять счет-фактуру

По общепринятым правилам выставлять счета-фактуры по облагаемым операциям обязаны все плательщики НДС, включая налоговых агентов (пункт 3 ст. 169 НК РФ). Кроме того, в отдельных ситуациях это требование распространяется на тех, кто не относится к плательщикам НДС или совершает необлагаемые этом налогом операции. Можно выделить следующие основания для выставления счет-фактуры:

• совершение на территории России облагаемых налогом операций компанией-плательщиком НДС;
• получение предоплаты в счет будущих поставок ТРУ (товары, работы, услуги), имущественных прав;
• совершение операций, которые не освобождаются от НДС, при использовании освобождения по статьям 145, 145.1 НК РФ (в данной ситуации нужно составлять счет-фактуру с пометкой «Без НДС»);
• совершение облагаемых НДС операций компанией-налоговым агентом по НДС – к примеру, предприятие или ИП обязаны выставлять счет-фактуру в случае приобретения в России товаров у иностранного лица, которое не состоит на налоговом учете в России или состоит по причине нахождения в РФ принадлежащей ему недвижимости либо транспорта, или по причине открытия расчетного счета в банке;
• приобретение/реализация от собственного имени ТРУ, имущественных прав комиссионером либо агентом в интересах своего заказчика, который является плательщиком НДС;
• организация строительства застройщиком или заказчиком с функциями застройщика на условиях привлечения подрядчиков, или организация экспедитором транспортных перевозок с привлечением третьих лиц;
• экспорт в страны-участники ЕАЭС продукции, которая освобождена от НДС согласно статье 149 НК РФ.

В отдельных ситуациях продавцу не нужно выставлять счета-фактуры даже при наличии соответствующих оснований из числа, поименованных выше. К примеру, если покупателем является неплательщик НДС или, если покупатель освобожден от исполнения обязанностей плательщика налога. Поскольку они не принимают НДС к вычету, то и счет-фактура им не нужен. Тогда необходимо оформить письменное соглашение с покупателем.

Исключением являются ситуации с реализацией товаров, подлежащих прослеживаемости. В соответствии с пунктом 1.1 статьи 169 НК РФ в этом случае счета-фактуры нужно оформлять в электронном виде, кроме случаев, указанных в подпунктах 1-3 пункта 1.1 статьи 169 НК РФ. Выставлять счета-фактуры по прослеживаемым товарам нужно даже если продавец освобожден от обязанностей плательщика НДС или им не считается.

Срок выставления счет-фактуры

Общепринятый срок оформления счета-фактуры составляет 5 календарных дней с момента отгрузки продукции, услуг или работ. Это правило действует при заполнении бумажных форм и электронных. Отсчет срока нужно начинать с даты отгрузки продукции по накладной, а в отношении услуг/работ – с даты составления соответствующего акта. К примеру, если продавец отгрузил товар 13-ого мая, последним днем для выставления счета-фактуры будет 17-ое мая (статья 168 НК РФ, Письмо Минфина от 18.10.2018 N 03-07-14/74899).

Способы оформления счета-фактуры

Допускается составление документа в бумажном виде, то есть «от руки», или с использованием компьютера. Также разрешено комбинированное заполнение, когда часть данных вносится «от руки», часть – с помощью компьютера. Кроме того, можно оформить счет-фактуру в электронном виде.

Как заполнить счет-фактуру

Актуальный бланк счет-фактуры утвержден в Приложении N 1 к Постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137. Реквизиты документа следует заполнять в определенном порядке (по строкам):

• 1 – приводится номер по порядку документа и дата его заполнения.
• 1а – указываются номер по порядку и дата внесения исправлений. При оформлении первичного счет-фактуры можно поставить прочерк.
• 2, 2а и 2б – заполняются название организации-продавца, его адрес, коды ИНН, а также при наличии КПП.
• 3 и 4 – эти строки необходимо заполнять только в случае отгрузки товаров. В них следует указывать названия и почтовые адреса сторон, которые являются грузополучателем и грузоотправителем. При составлении счет-фактур на услуг или работы, а также на суммы авансов в данных строчках можно поставить прочерки.
• 5 – указываются № и дата платежки в случае получения аванса в денежной форме по предстоящей поставке. Эту строку нужно заполнять как в счет-фактуре на аванс, так и на отгрузку. При поступлении аванса в наличной форме нужно привести № и дату кассового чека. В других случаях в этой строке можно ставить прочерк. К примеру, если не было аванса или он поступил в безденежной форме.
• 5а – отражается № и дата документа на отгрузку ТРУ, имущественных прав. К примеру, товарно-транспортной накладной, товарной накладной, акта приема-передачи, акта выполненных работ, акта оказания услуг, УПД.
• 6, 6а и 6б – указываются наименование покупателя, его адрес, коды ИНН и при наличии КПП.
• 7 – приводится вид валюты, а также ее цифровой код по Общероссийскому классификатору. К примеру, при оформлении счет-фактуры в рублях в строке 7 нужно указать: «Российский рубль, 643». Сведения об иностранной валюте нужно приводить, если в ней проводятся расчеты. Если же расчеты проходят в рублях, то и счет-фактуру нужно выставлять в рублях.
• 8 – здесь заполняется идентификатор госконтракта или договора/соглашения о предоставлении субсидий из федерального бюджета, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал при оформлении счет-фактуры в их рамках. В других случаях эту строку не нужно заполнять.

Затем идет табличная часть счет-фактуры. Здесь указываются данные по реализуемой продукции, услугам или работам. Дальнейший порядок заполнения реквизитов по графам следующий:

• 1 – приводится номер по порядку отгруженных товаров, работ или услуг.
• 1а – указываются названия ТРУ. Эти сведения следует заполнять как в счет-фактуре на аванс, так и на отгрузку.
• 1б – проставляются коды вида товаров по ТН ВЭД ЕАЭС в случае их экспорта в страны-участники ЕАЭС.
• 2, 2а – указываются единицы измерения, то есть код, а также условное обозначение по ОКЕИ.
• 3 и 4 – данные вносятся при указании единиц измерения. Приводятся количество/объем и цена за одну единицу без налогов.
• 5 – указывается налоговая база, к примеру, стоимость всей поставки без налога.
• 6 – отражается сумма акцизов при реализации подакцизной продукции. В противном случае нужно указать «Без акциза».
• При оформлении счетов-фактур на аванс по графам 2-6 допускается проставление прочерков.
• 7 – указывается величина налоговой ставки. Если показатель выражается в процентах, заполняется значение с символом «%». К примеру, «20%» или «10%». Если показатель заполняется в дробном выражении, символ «%» приводить не нужно. В таком случае указывается ставка 20/120 или иная. При освобождении от налога, нужно написать «Без НДС».
• 8 – приводится сумма НДС, которая рассчитывается как произведение показателя по графе 5 (налоговая база) и значения по графе 7 (ставка). Или нужно внести запись «Без НДС», если налог на исчисляется.
• 9 – приводится общая стоимость продукции, работ или услуг с НДС либо указывается сумма полученного аванса.
• 10 и 10а – заполняется страна происхождения товаров при условии, что это не Россия.
• 11 – данные в эту графу вносятся по следующим товарам – не подлежащим прослеживаемости при условии их ввоза в Россию декларирования согласно праву ЕАЭС. если они ввезены в РФ и их таможенное декларирование предусмотрено правом ЕАЭС. Или товарам, не подлежащим прослеживаемости и выпущенным для внутреннего потребления при завершении процедуры свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ в Калининградской области. Или товарам, подлежащим прослеживаемости.
• При заполнении авансовых счет-фактур в графах 10-11 допускаются прочерки.
• 12, 12а и 13 – данные указываются по товарам, которые подлежат прослеживаемости при условии их реализации и передаче в составе выполненных работ.

Кто подписывает счет-фактуру

Согласно требованиям пункта 6 статьи 169 НК РФ подписывать счет-фактуры от имени компании могут ее руководитель и главный бухгалтер. Кроме того, соответствующие полномочия можно передать по приказу или доверенности другим уполномоченным работникам предприятия. От имени предпринимателя счета-фактуры вправе подписывать или сам ИП, или другие уполномоченные сотрудники на основании доверенности. Дополнительно необходимо привести реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя или же сведения из листа записи ЕГРИП (Письмо Минфина России от 27.04.2017 N 03-07-09/25676).

Какие ошибки являются критическими

Вычету по НДС препятствуют критические ошибки в счета-фактурах. Это в том числе следующие недочета, которые не позволяют точно определить:

• Продавца товаров или же покупателя, к примеру, если не указан код ИНН или не соответствует наименование. По разъяснениям Минфина, недочеты в коде КПП или в адресе вычетам не мешают (статья 169 НК РФ, Письмо Минфина от 02.04.2019 N 03-07-09/22679).
• Название продукции, работ или услуг, которое не соответствует договору и/или первичным документам (Письмо Минфина от 14.08.2015 N 03-03-06/1/47252).
• Стоимость товаров, то есть не заполнен вид валюты или ее код, общая стоимость товаров не соответствует сведениям об их количестве и/или цене.
• Ставку НДС или сумму – к примеру, вместо ставки в 20% заполнена ставка в 10% (Письмо Минфина от 19.04.2017 N 03-07-09/23491).

При оформлении счет-фактуры продавцу нужно внимательно проверять все данные на корректность. Если ошибки найдет покупатель, следует обратиться к продавцу и попросить внести исправления.

Образец заполнения счет-фактуры

Приводим образец документа с учетом актуального порядка заполнения.

Скачать образец заполнения счет-фактуры при реализации товара можно здесь.

Скачать бланк счет-фактуры здесь.