Почему нужно выбирать между электронной и бумажной трудовой книжкой
2020 год войдет в историю кадрового делопроизводства как начало массового перехода на электронный формат трудовых книжек.
С 1 января всем, кто оформлен по трудовым договорам, предстоит решить, каким образом будут формироваться сведения об их трудовой деятельности. Выбор предлагается сделать между привычным бумажным вариантом, когда каждое событие означает новую запись в трудовой книжке, и современным электронным форматом, когда информация обо всех событиях трудовой жизни человека накапливается и хранится в информационных ресурсах Пенсионного фонда. За работодателем при этом закрепляется обязанность передавать в ПФР сведения о каждом произошедшем событии в установленный законодательством срок.
Передавать сведения о кадровых мероприятиях работодатели должны, даже если работники сохранят бумажную трудовую.
Возможность оставить бумажный формуляр есть только у тех лиц, кто уже начал свою трудовую деятельность или начнет ее в самое ближайшее время. У тех, кто впервые трудоустраивается в 2021 году, выбора нет — у них будут вестись исключительно электронные трудовые книжки (ЭТК).
Выбрана электронная трудовая — каковы действия работодателя
Переход на электронные трудовые книжки предполагает соблюдение определенной процедуры. Она состоит из следующих этапов:
- Уведомление персонала об изменениях в законодательстве и возможности вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
- Сбор заявлений от сотрудников о принятом ими решении — сохранить трудовую книжку или отказаться от нее в пользу электронной.
- Внесение соответствующих изменений в локальные нормативные акты, трудовые договоры и соглашения.
- Выдача трудовых книжек в случае, если работники выбрали электронный вариант трудовой.
Остановимся более подробно на четвертом этапе. О первых трех можно прочитать здесь и здесь.
С момента получения заявления о желании работника перейти на ЭТК и до выдачи ему на руки бумажной трудовой не должно пройти более трех рабочих дней. Хотя ранее чиновники в письме Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150 и предлагали производить выдачу книжек в течение одного рабочего дня, но, видимо, для многих крупных компаний то могло стать неосуществимой задачей. Поэтому вышедшим позднее письмом от 13.03.2020 № 14-2/В-260 Минтруд скорректировал срок до трех рабочих дней.
За это время необходимо внести в книжку завершающую запись. Образец записи о переходе на электронные трудовые книжки мы представим в следующем разделе.
Какой будет последняя запись в трудовой книжке при переходе на электронную
Итак, перед кадровым работником стоит задача — корректно заполнить бумажную трудовую перед ее выдачей владельцу. На основании рекомендаций Минтруда из уже упомянутого письма № 14-2/В-150 мы составили образец последней записи при переходе на электронную трудовую:
Данная запись приводится в графе 3 трудовой книжки. В графу 1 как обычно вносится порядковый номер записи, в графу 2 — дата выдачи документа его владельцу.
В графу 4, где указывается основание (в качестве такового зачастую выступает распорядительный документ — приказ по организации), при выдаче трудовой книжки необходимо вписать реквизиты заявления работника об отказе от бумажного варианта.
Запись в общем порядке заверяется печатью организации, подписями должностного лица и владельца книжки.
Помимо трудовой работник должен расписаться и в журнале учета движения трудовых книжек. Кадровым специалистам необходимо заручиться такой подписью, чтобы впоследствии обезопасить себя от возможных претензий работника о неполучении книжки.
После передачи книжки владельцу ответственность за ее сохранность ложится на последнего. Причем желательно хранить книжку бережно, чтобы в случае необходимости можно было восстановить сведения о трудовой деятельности.
***
До конца текущего года все работающие по трудовым договорам должны определиться, оставить ли им бумажную трудовую книжку или предпочесть ее новую цифровую версию. При этом в любом случае работодатели будут обязаны начиная с 1 января 2020 года сообщать в ПФР о кадровых событиях, происходящих в трудовой жизни застрахованных лиц. Если работник решит оставить бумажный формуляр, то записи в нем придется вести в прежнем порядке. Если работник откажется от него, работодатель должен будет выдать трудовую на руки владельцу. Перед выдачей кадровый сотрудник внесет в трудовую книжку последнюю запись — пример ее мы привели выше.