Как заполнять журнал учета движения и выдачи трудовых книжек и является ли его заполнение обязательным
Законодатель относит трудовые книжки к числу документов, подлинники которых в случае их неистребования владельцем необходимо хранить не менее 75 лет. Такая обязанность работодателя указана в п. 664 разд. 8.1 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Данный документ распространяет свое действие на деятельность госорганов, любых организаций.
В этом же акте приведен и такой документ, как журнал учета движения трудовых книжек, который должен находиться в сохранности 75 лет (подп. «в» п. 695 разд. 8.1 приказа № 558). Исходя из того, что законодатель упоминает о данном журнале и указывает срок его хранения, его заполнение уполномоченным лицом является обязательным.
Форма журнала по учету и движению книжек установлена приложением 3 к постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, утверждающим инструкцию по заполнению трудовых книжек. Документ состоит из 13 граф, которые следует заполнять в следующем порядке:
- порядковый номер;
- дата внесения информации в трудовую книжку;
- данные владельца документа;
- серия и номер книжки;
- должность служащего;
- место его работы;
- сведения о приказе, который является основанием для зачисления в штат организации;
- подпись лица, оформившего и выдавшего книжку сотруднику;
- денежные средства, которые были получены за выдачу книжки (если работник приобретал ее на предприятии);
- дата передачи сотруднику (или его представителю) книжки при увольнении;
- подпись гражданина, который получил трудовую на руки (в некоторых случаях допускается ее выдача представителям сотрудника по доверенности, оформленной нотариусом).
Образец заполнения журнала учета движения трудовых книжек вы найдете на нашем сайте.
Порядок ведения журнала учета движения и выдачи трудовых книжек и внесение в него исправлений
Журнал должен быть опломбирован и заверен печатью предприятия с проставлением общего количества страниц. На титульном листе нужно указать дату начала его ведения, а графу с датой окончания оставить незаполненной.
Вносить записи в журнал учета трудовых книжек вправе уполномоченный на это сотрудник. Как правило, это специалист отдела кадров. В журнале должны быть учтены все трудовые книжки, имеющиеся на предприятии, в том числе вкладыши к ним.
Далее документ сдается в архив и хранится там 75 лет. Специалист отдела кадров заводит новый журнал и оформляет его соответствующим образом.
Заполнять журнал необходимо в строгом соответствии с утвержденной формой. Что касается исправлений, которые работник может делать в документе в случае ошибки, законодатель не установил общих правил по их внесению. Так как журнал относится к документам строгой отчетности, пользоваться корректирующей жидкостью или зачеркивать ненужную информацию нельзя. В связи с этим рекомендуется издать локальный акт предприятия, в котором будет отражено, как именно должны вноситься исправления в такого рода документы.
Где бесплатно скачать образец журнала учета трудовых книжек
Журнал можно приобрести в печатных издательствах или книжных магазинах. Так как форма документа утверждена на законодательном уровне, расхождений в этой части быть не может. Разнятся только материалы для изготовления журнала.
При необходимости образец документа можно скачать на нашем сайте либо разработать самостоятельно по форме, утвержденной Минтрудом.