KPI - что это и как его рассчитать

KPI (кипиай): определение и характеристики

Для начала определим, что такое кипиай. Аббревиатура KPI расшифровывается так: Key Performance Indicators (в переводе — «ключевые показатели эффективности»). Эти индикаторы, образующие систему KPI, используются в качестве критериев оценки:

• деятельности работника;
• деятельности отдела;
• работы предприятия в целом.

За основу берется определенный отчетный период, например месяц.

Характеристики индикаторов эффективности на предприятии могут быть очень разными. Но, так или иначе, все KPI должны быть:

1. Документируемыми. Например, количество проданных менеджером товаров — документируемый индикатор (поскольку подтверждается первичкой), а количество встреч с клиентами — нет (поскольку под «встречу» можно приписать, условно говоря, стояние с клиентом в общей очереди в фудкорте офисного центра — со ссылкой на то, что во время этого велись переговоры).

2. Привязанными к плановым (целевым, ожидаемым, средневзвешенным) показателям результативности деятельности оцениваемого субъекта.

Какой-либо KPI не должен звучать как пустая цифра. Руководитель менеджера, продавшего 100 товаров за месяц, должен точно знать — много это или мало (например, исходя из плана), и на основе таких знаний дать оценку работе менеджера.

3. Совместимыми со спецификой должности работника (специализацией отдела, самого предприятия).

Здесь всё очевидно: менеджер по продажам не может отвечать за процент выигранных предприятием дел в суде, а юрист — за рентабельность чистых активов.

KPI — это система контроля или мотивации?

KPI - что это по существу — система контроля или система мотивации работников? Коэффициенты эффективности на предприятии, по сути, выполняют двойную функцию:

1. Контролирующую.

С помощью KPI заинтересованное лицо — непосредственный руководитель оцениваемого работника или даже директор предприятия может оценить, насколько хорошо человек справляется со своими трудовыми обязанностями. Благодаря числовому выражению индикаторов KPI их можно рассматривать в динамике — сравнивая показатели по разным периодам и выявляя закономерности.

2. Мотивирующую.

Работник, зная, что такое KPI и какие именно показатели эффективности непосредственно влияют на его зарплату, будет акцентированно работать на их увеличение. Соответственно — будет мотивирован лучше трудиться, поскольку точно знает, что именно для этого нужно делать.

Таким образом, ключевые показатели эффективности KPI и системы мотивации на предприятии тесно связаны. Работодатель, с одной стороны, получает возможность объективного контроля эффективности труда подчиненных, с другой — обеспечивает достижение целевых показателей на производстве за счет придания мотивирующих свойств механизмам их достижения.

Узнав, что это такое - KPI - ключевые показатели эффективности, ознакомимся с основными принципами их установления и расчета.

KPI: установление и принципы расчета

Как мы уже отметили выше, универсальных характеристик KPI нет. Но к числу общераспространенных можно отнести подход, по которому:

1. Выделяется несколько KPI, каждый из которых отражает результат конкретного направления деятельности оцениваемого субъекта исходя из:

• планового показателя результативности;
• фактического показателя результативности.

Например, на должности менеджера такими направлениями могут быть:

• привлечение клиентов (KPI по данному направлению — количество привлеченных клиентов);
• обеспечение интенсивности спроса со стороны клиентов (KPI — количество заключенных контрактов на одного клиента);
• обеспечение стабильности спроса со стороны (KPI — число длительных контрактов).

2. В отношении каждого из соответствующих KPI устанавливается «весовой коэффициент», то есть показатель значимости.

При этом сумма коэффициентов по всем KPI должна быть равна 1. В нашем случае это могут быть коэффициенты в величине:

• 0,5 (по привлечению клиентов);
• 0,3 (по интенсивности спроса);
• 0,2 (по стабильности спроса).

На основании весового коэффициента, а также с учетом плана и факта считается индекс KPI по каждому индикатору. Для этого применяется формула:

3. По итогам расчетного периода все индексы KPI суммируются и выводится общий индекс эффективности.

На его основе считается надбавка к зарплате работника.

KPI: пример расчета

Рассмотрев, что это такое - KPI и как он считается в теории, ознакомимся с примером его исчисления.

Менеджер по продажам Иванов по итогам января 2020 года смог:

• привести 100 клиентов (план — 80);
• обеспечить заключение 150 контрактов (план — 120);
• обеспечить заключение 30 долгосрочных контрактов (план — 25).

В этом случае общий индекс его эффективности составит:

Это может означать по существу, что Иванов перевыполнил план на 24%. Соответственно, настолько может быть увеличена его зарплата (сверх оклада или иной постоянной суммы).

Итак, мы рассмотрели, что это такое - кипиай и как его считать на практике. Следует знать при этом, что есть виды деятельности, в которых KPI совершенно не применим.

Где KPI не применимы

Примеры должностей, для которых кипиай не применимы:

1. Бухгалтер.

Главная задача бухгалтера — обеспечить правильность и законность отражения хозяйственных операций в регистрах учета. Сам работник, занимающий эту должность, не может повлиять на те или иные количественные показатели в своей работе, поскольку взаимодействует с цифрами, фактами и руководствуется законодательством.

2. Системный администратор.

Его работа по существу представляет собой непрерывный процесс, в рамках которого осуществляется контроль над работоспособностью компьютерной сети предприятия. Какие-либо промежуточные результаты в работе системного администратора, как правило, не фиксируются в принципе.

3. Специалист по безопасности.

Эта должность также относится к числу тех, на которых человек работает в рамках процесса и не фиксирует результат. Более того, для работы человека на рассматриваемой должности могут быть свойственны достаточно длительные периоды простоя — до наступления ситуаций, когда ему приходится подключаться к делу.

Таким образом, руководитель должен знать об ограниченности кипиай - что это система, которую следует внедрять при условии внимательного изучения степени ее приспособленности к той или иной должности.

***

KPI — это документируемые, привязанные к плану или цели и актуальные для должности конкретного работника показатели эффективности его труда. Позволяют работодателю контролировать выполнение задач работником, а также включаются в систему мотивации на предприятии.

***

Больше полезной информации — в рубрике "Бизнес".