Кто сдает сведения о страховом стаже застрахованного лица?

Сведения о страховом стаже застрахованного лица необходимы для корректного расчета размера пенсионных выплат гражданам, за которых работодатель уплачивал страховые взносы в Пенсионный фонд. В нашей статье вы найдете информацию об обновлениях действующего законодательства, которые внесли существенные правки в состав пакета отчетной документации, содержащей данные о страховом стаже работника, и сроках, в которые страхователь обязан представить отчетность в контролирующие органы. Приведены в статье и сведения об особенностях представления отчетности по старым формам, действовавшим до 2017 года. 

Новые ежегодные сведения о стаже

В 2017 году изменились правила представления страхователями отчетных сведений о стаже в ПФР. В ведение налоговой службы было передано управление страховыми взносами граждан, что, в свою очередь, повлекло за собой изменение состава пакета отчетной документации, подлежащей сдаче в контролирующие органы. В частности, за 2016 год работодатели в последний раз сдали отчетность по форме РСВ-1, после чего ей на смену пришли другие документы, в том числе и отчетность, позволяющая работодателю передать в ПФР сведения о стаже застрахованных лиц в 2017 году.

Форма представления сведений о страховом стаже застрахованного лица (СЗВ-СТАЖ) устанавливается постановлением Правления ПФР «Об утверждении…» от 11.01.2017 № 3п. Данный документ также определяет порядок заполнения формы (далее — Порядок). Основным предназначением этого документа является передача в контролирующий орган сведений о стаже гражданина и уплаченных за него взносах, при этом данные работодатель должен подавать по каждому трудящемуся. На основании полученной информации чиновники формируют собственную базу данных, отражая на лицевых счетах работников данные, которые впоследствии будут использованы для назначения страховых пенсий.

Помимо отчетности, составленной по форме СЗВ-СТАЖ, работодатель должен подготовить и передать в ПФР документ, подготовленный с использованием формы ОДВ-1. В нем содержатся реквизиты страхователя, представляющего отчет по работникам, расшифровка содержания уплаченных им взносов на страхование, перечень рабочих мест, характеризующихся особыми условиями труда, и численность занятых на них трудящихся (в соответствии со штатным расписанием).

Сведения о стаже застрахованных лиц

Согласно с п. 1.5 Порядка, отчет по форме СЗВ-СТАЖ составляется для следующих трудящихся:

• работников, осуществляющих трудовую деятельность в соответствии с положениями заключенного со страхователем трудового соглашения;
• работников, выполняющих трудовые обязанности на основании положений гражданско-правовых договоров;
• авторов произведений, созданных в ходе исполнения положений договоров об отчуждении исключительного права и по лицензионным договорам, предоставляющим страхователю право на использование научных и литературных произведений, а также произведений искусства.

Помимо основной формы СЗВ-СТАЖ страхователь может передать в Пенсионный фонд следующие ее разновидности:

• СЗВ-КОРР, составляемую с целью внесения правок и корректировок в уже поданную документацию;
• СЗВ-ИСХ, составляемую страхователями, нарушившими сроки представления отчетности в контролирующий орган или вообще не подававшими такую отчетность до 2016 года (в том случае, если в соответствии с законом они были обязаны это сделать).

Порядок подготовки и сдачи отчетности

Для того чтобы сформировать отчетную документацию, подлежащую сдаче в ПФР (в том числе по форме СЗВ-СТАЖ), можно воспользоваться официальным программным обеспечением, бесплатно распространяемым Пенсионным фондом, — например, программой Spu_orb. Последнюю ее версию можно скачать с официального сайта, перейдя по ссылке. http://www.pfrf.ru/branches/orenburg/info/~rabot/program

Документ может быть передан в контролирующий орган как в бумажном, так и в электронном виде. В соответствии с положениями абз. 3 п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном…» от 01.04.1996 № 27, в том случае, если численность сотрудников предприятия превышает 25 человек, сдача такой отчетности должна выполняться исключительно через телекоммуникационные каналы связи (при этом документ должен быть защищен усиленной квалифицированной ЭЦП).

Сведения о стаже работников

Несмотря на то что в 2017 году в силу вступили новые правила представления отчетности в контролирующие органы, составлять и сдавать документацию с отчетными данными за 2016 год необходимо с использованием старых форм. В частности, для передачи сведений о страховом стаже застрахованного лицанеобходимо использовать форму РСВ-1.

В подразделе 6.8 раздела 6 указанной формы страхователь должен отразить информацию о продолжительности работы сотрудника на протяжении отчетного периода (для данной формы отчетности он составляет 3 месяца). Здесь могут быть указаны сведения о временной нетрудоспособности, особых (опасных, вредных и пр.) условиях труда, нахождении в очередном оплачиваемом отпуске и т. д. Эти периоды отражаются с помощью специальных кодов, установленных приложениями к постановлению Правления ПФР «Об утверждении…» от 16.01.2014 № 2п. Раздел 6 подлежит сбору в пачки, причем в одной пачке не может быть более 200 экземпляров отчетности.

Дополнительная форма отчетности о стаже застрахованных лиц, применявшаяся до

Помимо обязательной отчетности, представляемой в форме РСВ-1, в 2016 году работодатели использовали и другие документы, которые позволяли отчитаться перед контролирующими органами до истечения отчетного периода. Так, в том случае, если в промежутке между сдачей отчетов происходило увольнение работника по причине выхода его на пенсию, работодатель был обязан заполнить форму СПВ-2, установленную постановлением Правления ПФР «О формах документов…» от 01.06.2016 № 473п.

В этом документе указывались:

• периоды осуществления работником трудовой деятельности за период с начала квартала, в котором предполагается его выход на пенсию, до предположительной даты ее оформления;
• сведения о начислении страховых взносов за работника в межотчетный период;
• сведения о начислении работнику страховых взносов по особым тарифам.

Кто подает сведения о страховом стаже сотрудников в ПФР?

Законодатель четко определяет, кто сдает сведения о стаже застрахованных лиц. Эта обязанность возлагается на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо, выступающее в качестве работодателя.

При этом в отчете, в соответствии с положениями раздела II Порядка, указываются:

Срок сдачи сведений о стаже в ПФР

Согласно п. 2 ст. 11 закона № 27 сведения о стаже работников в ПФР необходимо передать не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Постановление Правления ПФР № 3п о применении новых форм было зарегистрировано Минюстом 21.02.2017 и опубликовано на официальном интернет-портале правовой информации 22.02.2017. Так как по общему правилу правовой акт вступает в силу спустя 10 дней с момента его публикации, новые формы при составлении отчетности работодатели должны использовать с 04.03.2017. Таким образом, отчетность за 2016 год следует составлять с использованием старых форм, а вот документация за 2017 год должна быть подготовлена уже на основании формы СЗВ-СТАЖ. Сдать ее нужно до 01.03.2018.

Кроме того, законодатель устанавливает ряд случаев, в которых отчетные документы необходимо представить в контролирующий орган до истечения указанного срока:

1. При снятии предпринимателя с регистрационного учета — не позднее дня представления в регистрационный орган документов, подтверждающих факт прекращения осуществления предпринимательской деятельности.
2. При выходе работника на пенсию — в течение 3 календарных дней с момента его обращения к работодателю (п. 2 ст. 11 федерального закона № 27). При этом стоит отметить, что в отчете СЗВ-СТАЖ указывается, что он заполняется для назначения пенсии, о чем в соответствующей графе отчета ставится галочка.

Ответственность за нарушение установленных сроков сдачи отчетности

Нарушение указанных сроков сдачи отчетов, в соответствии с положениями ст. 17 федерального закона № 27, влечет за собой наложение на работодателя штрафа в размере 500 руб. В том случае, если на него возложена обязанность по представлению отчетной документации в электронном виде, размер санкции увеличивается до 1000 руб.

При этом стоит учитывать тот факт, что указанный размер штрафа применяется в отношении каждого отчета. Это значит, что в том случае, если в организации трудится несколько работников и отчетность не была подготовлена ни по одному из них, общий размер штрафа увеличивается пропорционально количеству отчетов.

Аналогичный размер имеют штрафы, налагаемые на страхователя за непредставление отчетности и передачу в контролирующий орган сведений, не соответствующих действительности. При этом не имеет значения, случайно или целенаправленно была искажена информация.

Итак, с 04.03.2017 в силу вступили изменения, внесенные в действующее законодательство, которые определяют новые правила формирования отчетности о страховых взносах, а также вводят новую форму, которой необходимо руководствоваться при составлении документов. Однако ежегодную отчетность за 2016 год, несмотря на то что форма СЗВ-СТАЖ была разработана и утверждена в самом начале 2017 года, страхователи должны сдать по старым правилам, т. е. с использованием упраздненной формы РСВ-1.