Приказ Казначейства России от 27.05.2011 N 206 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства"
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО
ПРИКАЗ
от 27 мая 2011 г. N 206
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
В соответствии с положениями Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060) и Приказа Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (по заключению Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК документ в государственной регистрации не нуждается) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства (далее - Инструкция).
2. Руководителям территориальных органов Федерального казначейства обеспечить изучение работниками Инструкции, утвержденной настоящим Приказом, а также выполнение ее требований в практической работе.
Руководитель
Р.Е.АРТЮХИН
Утверждена
Приказом
Федерального казначейства
от 27 мая 2011 г. N 206
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства (далее - Инструкция) разработана во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), в соответствии с Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Регламентом Федерального казначейства, утвержденным Приказом Федерального казначейства от 10.04.2006 N 5н (в редакции Приказов Федерального казначейства от 06.08.2007 N 4н, от 16.01.2009 N 1н, от 02.12.2009 N 11н, от 12.04.2010 N 2н) (далее - Регламент Федерального казначейства).
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, оформлению, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности территориальных органов Федерального казначейства (далее - территориальный орган Федерального казначейства, территориальных органов Федерального казначейства), совершенствования и повышения эффективности делопроизводства в территориальных органах Федерального казначейства.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
1.4. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (документы для служебного пользования), устанавливаются в соответствии с требованиями инструкций о порядке работы с документами ограниченного распространения в территориальных органах Федерального казначейства.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. Организация и ведение делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в территориальных органах Федерального казначейства осуществляет отдел, на который возложены функции по ведению делопроизводства (далее - Служба делопроизводства).
1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в отделах территориальных органов Федерального казначейства возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях (далее - делопроизводители) в соответствии с должностными регламентами.
При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе, работники обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю или другому работнику по указанию начальников отделов территориальных органов Федерального казначейства. При увольнении или перемещении по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя территориального органа Федерального казначейства.
1.9. Ведение делопроизводства в территориальных органах Федерального казначейства осуществляется с помощью прикладного программного обеспечения Автоматизированной системы документооборота (далее - ППО АСД).
1.10. Подписание отправляемых документов заместителями руководителя территориальных органов Федерального казначейства осуществляется в соответствии с приказами о распределении обязанностей между руководителем и заместителями руководителя территориальных органов Федерального казначейства (за исключением документов в адрес федеральных органов исполнительной власти).
II. Основные понятия
Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;
электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (далее - ЭП);
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности территориального органа Федерального казначейства;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
сканирование документа - получение электронной копии документа;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III. Создание документов в территориальных органах
Федерального казначейства
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в территориальных органах Федерального казначейства, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.
При создании электронных документов в ППО АСД используются электронные шаблоны бланков документов.
3.1.2. В территориальных органах Федерального казначейства применяются следующие бланки:
- общий продольный бланк письма (Приложение N 1);
- продольный бланк приказа (Приложение N 2).
Реквизиты продольного бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
Реквизиты бланков документов оформляются в синем цветовом решении.
3.1.3. В состав реквизитов для бланка письма территориального органа Федерального казначейства включаются:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Федерального казначейства;
полное и сокращенное наименование территориального органа Федерального казначейства;
справочные данные о территориальном органе Федерального казначейства (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего номера адресанта.
В состав реквизитов для бланков приказа включаются:
Государственный герб Российской Федерации (в красном цветовом решении);
наименование Федерального казначейства;
полное и сокращенное наименование территориального органа Федерального казначейства;
вид документа (приказ);
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
3.1.4. Бланки документов территориальных органов Федерального казначейства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются на полиграфических предприятиях, имеющих сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для их изготовления на должном качественном уровне. Бланки, изготовленные типографским способом, подлежат учету в журнале учета бланков документов (Приложение N 3).
Для ведения учета выдачи изготовленных бланков бланки документов нумеруются типографским способом (допускается использование нумератора). Порядковый номер проставляется в нижней левой части лицевой стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета бланков документов (Приложение N 3).
3.1.5. Бланки документов территориальных органов Федерального казначейства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выдаются делопроизводителям под роспись в журнале выдачи бланков.
3.1.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и храниться в запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
3.1.7. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут делопроизводители и начальники отделов территориальных органов Федерального казначейства.
3.2. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые в территориальных органах Федерального казначейства, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.
3.2.1. Государственный герб Российской Федерации
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в редакции Федеральных конституционных законов от 9 июля 2002 г. N 2-ФКЗ и от 30 июня 2003 г. N 1-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.12.2000, N 52, часть I, ст. 5021).
На бланках документов территориальных органов Федерального казначейства Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Федерального казначейства".
3.2.2. Наименование территориального органа Федерального казначейства
Наименование территориального органа Федерального казначейства - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о территориальном органе Федерального казначейства.
Сокращенное наименование помещается в скобках под полным наименованием.
Над наименованием территориального органа Федерального казначейства указывается полное наименование Федерального казначейства.
3.2.3. Справочные данные
Справочные данные о территориальном органе Федерального казначейства указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты (при наличии), интернет-адрес.
3.2.4. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа (ПРОТОКОЛ).
Наименование вида документа не указывается в письмах.
3.2.5. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (наименование города, населенного пункта и т.д.) указывается в бланках приказов и при составлении протоколов.
3.2.6. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.04.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 апреля 2010 г.
3.2.7. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из двузначного цифрового обозначения территориального органа Федерального казначейства в соответствии с Классификатором территориальных органов Федерального казначейства, цифрового обозначения отдела территориального органа Федерального казначейства, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа (например: N 24-07-05/46).
Регистрационный номер присваивается документу только после его подписания (утверждения).
3.2.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.2.9. Адресат
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство финансов
Астраханской области
или:
Правительство
Республики Татарстан
Департамент делопроизводства
и архива
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Руководителю Управления
Федеральной налоговой службы
по Самарской области
Маркевичу С.В.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный номер 35442).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам.
Абзац исключен. - Приказ Казначейства России от 21.12.2018 N 421.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
3.2.10. Наименование либо аннотация документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк) или оформленных на бланках формата A5.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка и может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В документах, оформленных на продольных бланках приказов, заголовок оформляется над текстом центрованным способом.
Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
3.2.11. Текст документа
Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об обеспечении...;
3-го лица единственного числа: Управление Федерального казначейства по Республике Башкортостан полагает...; коллегия Управления Федерального казначейства по Саратовской области постановляет...; управление не считает возможным...;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с приказом Федерального казначейства от 4 июля 2010 г. N 134 "Об утверждении формы Паспорта здания (помещения, сооружения) территориального органа Федерального казначейства" ...";
"В соответствии с Положением о Коллегии Управления федерального казначейства по Волгоградской области, утвержденным приказом от 1 сентября 2005 г. N 155...".
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа, начиная со второй страницы.
3.2.12. Отметка о наличии приложений
Отметка о приложении используется при оформлении документов, имеющих приложения к ним (служебные (сопроводительные) письма, приказы, планы, отчеты, договоры, положения, правила, инструкции и др. документы).
Страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно. При оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается.
В служебных (сопроводительных) письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.
Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:
|
Приложение:
|
1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.
|
|
2. Справка о документах... на 2 л. в 1 экз.
|
Если приложения сброшюрованы, то в отметке о приложении количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.
На приложении (прилагаемом документе) к служебному (сопроводительному) письму отметка о том, что этот документ является приложением к данному письму, может не проставляться.
На приложениях к приказам (правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др.) отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений к документу несколько, они нумеруются, если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
|
Приложение N 2
к приказу УФК
по Омской области
от 16 апреля 2010 г. N 85
|
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа, например:
|
УТВЕРЖДЕНО
|
|
|
приказом УФК
по Краснодарскому краю
от 16 апреля 2010 г. N 85
|
3.2.13. Гриф согласования
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель министра финансов
Пермского края
Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минфина Пермского края
от 26.04.2010 N 20-654
Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" в левом углу ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации или местными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
при необходимости, с общественными организациями.
3.2.14. Виза
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами территориального органа Федерального казначейства оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Заместитель руководителя Управления Федерального казначейства по Московской области Подпись И.О. Фамилия Дата
На документах, подлинники которых помещаются в дела территориальных органов Федерального казначейства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (протоколы, приказы, многоадресные письма и др.).
На проектах приказов и приложениях к проектам приказов визы оформляются на листе согласования.
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной или электронной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
В случае если процедура согласования осуществлялась в электронном виде посредством ППО АСД, лист согласования (при необходимости) распечатывается на оборотной стороне последнего листа подлинника или копии документа либо на отдельном листе (листах).
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
С замечаниями (прилагаются); Согласен с учетом замечаний и др. Начальник Юридического отдела Подпись И.О. Фамилия Дата
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
3.2.15. Подпись должностного лица
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись/электронная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Абзац исключен. - Приказ Казначейства России от 21.12.2018 N 421.
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. руководителя Управления
Федерального казначейства
по Ульяновской области Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
руководителя Управления
Федерального казначейства
по Владимирской области Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
3.2.16. Гриф утверждения
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
Управления Федерального
казначейства по г. Москве
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Управления Федерального
казначейства по г. Москве
от 15 апреля 2010 г. N 85
3.2.17. Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
3.2.18. Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, штамп "Копия верна", слово "Верно" (для выписки из документа), наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи,, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле N _____ за ____ г. Копия верна (Верно) Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Копия верна" ("Верно") каждый лист многостраничной копии документа.
3.2.19. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка может дополняться наименованием должности и структурного подразделения исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева и может быть оформлена шрифтом меньшего размера.
3.2.20. Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа оформляются на документе (в заголовочной части документа), на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа или могут быть внесены непосредственно в ППО АСД.
Указания по исполнению включают фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись руководителя и дату.
3.2.21. Отметка о контроле документа
Отметка о контроле проставляется на бланках указаний по исполнению к документам, поставленным на контроль, с помощью штампа "Контроль Срок исполнения ____" или на верхнем поле документа справа, а также в электронном сообщении по документу в регистрационной контрольной карточке (далее - РКК).
3.2.22. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.
Отметка об исполнении должна иметь ссылку на дату и номер исходящего документа - ответа, может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело фиксируется путем заполнения поля "Номер дела" в РКК документа в ППО АСД в соответствии с требованиями Технологического регламента работы с документами в ППО АСД территориальных органов Федерального казначейства (далее - Технологический регламент).
3.2.23. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в территориальный орган Федерального казначейства проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа и содержит наименование территориального органа Федерального казначейства, дату поступления и входящий номер документа (при необходимости - часы и минуты).
3.2.24. Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, и имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первой странице служебного (сопроводительного) письма к таким документам и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
IV. Оформление отдельных видов документов в территориальных
органах Федерального казначейства
4.1. Состав документов территориальных органов
Федерального казначейства
4.1.1. В территориальных органах Федерального казначейства создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы и решения заседаний (коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов), аналитические, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка.
4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах и решениях совещательных органов территориальных органов Федерального казначейства, иных совещаний и заседаний.
4.1.3. Взаимные обязательства территориальных органов Федерального казначейства с контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, государственных контрактов.
4.2. Приказ
4.2.1. Приказами оформляются решения по основной деятельности, оперативным, организационным, административным и персональным (кадровым) вопросам.
4.2.2. Проекты приказов готовят и вносят отделы территориальных органов Федерального казначейства (далее - отделы) на основании поручений руководителя территориального органа Федерального казначейства, его заместителя либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам (прием, увольнение, назначение, перевод, поощрение, взыскание, обучение предоставление отпусков и командирование работников территориальных органов Федерального казначейства) готовятся отделом, ответственным за кадровое обеспечение территориального органа Федерального казначейства, на основании соответствующих представлений.
4.2.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на начальников отделов, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Служба делопроизводства.
4.2.4. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем, начальником отдела, внесшим проект, начальниками отделов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, начальниками (или заместителями начальников) Юридического и Административно-финансового отделов, а также заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства в соответствии с распределением обязанностей. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
При наличии нескольких приложений к приказу приложения нумеруются в соответствии с порядком, определенным пунктом 3.2.12 настоящей Инструкции.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.
Абзац исключен. - Приказ Казначейства России от 21.12.2018 N 421.
4.2.5. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
4.2.6. К утвержденному приказу прилагается составленный и подписанный исполнителем указатель рассылки для отправки адресатам.
Приказы по кадровым и финансовым вопросам (в том числе об утверждении штатного расписания), приказы с отметкой "ДСП" сканированию не подлежат. Их копии направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки на бумажных носителях.
4.2.7. Приказ имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование Федерального казначейства; наименование территориального органа Федерального казначейства (полное и сокращенное); вид документа (ПРИКАЗ); дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; наименование документа (заголовок к тексту); подпись; визы (лист согласования).
Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из символа "N" и порядкового номера приказа (с добавлением индекса "л/с" для приказов по личному составу; индекса "а" для приказов по административно-хозяйственным вопросам и т.п.).
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.
Например:
Об утверждении Положения о порядке применения печатей
и штампов в Управлении Федерального казначейства
по Тверской области
Абзац исключен. - Приказ Казначейства России от 21.12.2018 N 421.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в связи со служебной необходимостью" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста (при необходимости) должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, подписи, расшифровку подписей и дату и проставляются на листе согласования на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и каждого приложения к проекту приказа (Приложение N 4). В случае если процедура согласования проекта приказа осуществлялась в электронном виде, лист согласования распечатывается из ППО АСД в форме таблицы, предусмотренной программным продуктом.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
4.2.8. Приказы подписывает руководитель территориального органа Федерального казначейства, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
4.2.9. Страницы текста приказа и приложений к нему нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля, начиная со второй страницы. Страницы приказа и приложений имеют самостоятельную (не сквозную) нумерацию.
Образец оформления приказа приведен в Приложении N 5.
4.3. Положение, правила, инструкция
4.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции территориального органа Федерального казначейства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как акты, утверждаемые территориальным органом Федерального казначейства; утверждение оформляется путем издания приказа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Федерального казначейства.
4.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
4.3.3. Текст положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом размером N 13 - 14 через 1 или 1,5 интервала.
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
4.3.4. Внесение изменений в положения (правила, инструкции), утвержденные приказами территориальных органов Федерального казначейства, осуществляется путем издания приказа.
4.4. Протокол заседания (совещания)
4.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
4.4.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии, инициалы председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
4.4.3. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются фамилия и инициалы председательствующего (председателя), фамилии и инициалы присутствовавших лиц, а также секретаря (при необходимости).
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
|
Присутствовали:
Руководитель Управления
Федерального казначейства
по Республике Татарстан
|
Фамилия И.О.
|
|
Заместители руководителя
Управления Федерального казначейства
по Республике Татарстан:
|
Фамилия И.О.
|
|
Фамилия И.О.
Фамилия И.О.
|
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно полужирным шрифтом размером N 14 - 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
4.4.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний совещательных органов, протоколы координационных, экспертных советов, комиссий, рабочих групп, протоколы совещаний. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера решений, принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.
4.4.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
4.4.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:
наименование Федерального казначейства;
наименование территориального органа Федерального казначейства указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование;
вид документа - ПРОТОКОЛ (слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 6.
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 7.
4.5. Служебная переписка
4.5.1. Служебная переписка - это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
4.5.2. Служебные письма территориальных органов Федерального казначейства готовятся:
как ответы на поручения Федерального казначейства;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий, граждан;
как сопроводительные письма и запросы;
как инициативные письма.
4.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 шрифтом размером N 14 через 1 или 1,5 интервала; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При подготовке служебных писем в адрес Федерального казначейства и управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации, отправляемых посредством ППО АСД, используется шаблон бланка (без изображения Государственного герба Российской Федерации) в соответствии с Приложением N 8.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями раздела 3.2 настоящей Инструкции.
Служебное письмо составляется на русском языке.
4.5.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов руководителя территориального органа Федерального казначейства. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем, заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства (далее - руководство территориального органа Федерального казначейства), начальниками отделов.
Процедура согласования ответных писем включает в себя визирование всеми должностными лицами, поименованными в указаниях по исполнению документа руководителя (заместителя руководителя) территориального органа Федерального казначейства. Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами.
4.5.5. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов руководителя территориального органа Федерального казначейства.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Управление Федерального казначейства по Тульской области считает...", "Управление Федерального казначейства по Красноярскому краю рассмотрело...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Абзац исключен. - Приказ Казначейства России от 21.12.2018 N 421.
В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: "Уважаемый Иван Петрович!" в начале письма над текстом и (или) "С уважением, ..." в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.
4.5.6. Служебные письма подписываются руководителем (заместителями руководителя) территориального органа Федерального казначейства в соответствии с распределением обязанностей между руководителем и заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства. Право подписи служебных писем начальниками отделов территориальных органов Федерального казначейства устанавливается в положениях об отделах и в должностных регламентах начальников отделов.
4.5.7. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью территориального органа Федерального казначейства.
В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".
4.6. Записка (аналитическая, докладная,
служебная, объяснительная)
4.6.1. Внутриведомственная переписка - аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами территориального органа Федерального казначейства.
4.6.2. Записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные) имеют следующие реквизиты:
адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения);
дата документа;
регистрационный номер;
вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.);
название документа (заголовок к тексту);
текст документа;
отметка о наличии приложений;
подпись;
отметка об исполнителе.
4.6.3. В тексте аналитических, докладных и служебных записок кратко излагается суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам документов, договоров, соглашений и т.п. Текст объяснительной записки излагается в произвольной форме.
4.6.4. Внутриведомственная переписка (за исключением объяснительных записок) согласовывается с заинтересованными должностными лицами структурных подразделений, подписывается электронной подписью, регистрируется и направляется адресату посредством ППО АСД в соответствии с требованиями Технологического регламента.
V. Организация документооборота
5.1. Принципы организации документооборота
5.1.1. Движение документов в территориальных органах Федерального казначейства с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.
5.1.2. В документообороте территориальных органов Федерального казначейства выделяются следующие документопотоки:
поступающая (входящая) корреспонденция;
отправляемая (исходящая) корреспонденция:
внутренняя (внутриведомственная) корреспонденция.
5.1.3. В состав входящей и исходящей корреспонденции включаются:
документы, поступающие от органов местного самоуправления, судебных органов, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, Министерства финансов Российской Федерации, Федерального казначейства и ответы на них;
документы от других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;
документы из территориальных органов Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации и ответы на них;
запросы депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и ответы на них;
документы из государственных и негосударственных организаций и ответы на них;
обращения граждан и ответы на них;
инициативные письма территориальных органов Федерального казначейства.
5.1.4. В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие официальные документы, не отправляемые за пределы территориального органа Федерального казначейства.
5.1.5. Регистрация документов в ППО АСД осуществляется:
поступающей (входящей) корреспонденции - в журнале "Входящая корреспонденция";
отправляемой (исходящей) корреспонденции - в журнале "Исходящая корреспонденция";
обращений граждан и организаций - в журнале "Обращения граждан и организаций";
ответов на обращения граждан и организаций - в журнале "Ответы на обращения граждан и организаций";
внутренней (внутриведомственной) корреспонденции - в журнале "Внутриведомственная корреспонденция".
5.1.6. Доставка и отправка документов в территориальных органах Федерального казначейства осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, курьером (нарочным), посредством ППО АСД и электросвязи.
5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
5.2.1. Вся поступающая в территориальный орган Федерального казначейства корреспонденция централизованно проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию в Службе делопроизводства.
К документам, не подлежащим регистрации, относятся следующие документы, поступающие без сопроводительных писем: поздравительные письма (телеграммы, открытки), пригласительные билеты, программы семинаров, конференций и др. подобных мероприятий, документы рекламного характера, печатные издания.
5.2.2. При приеме входящей корреспонденции, поступившей в территориальный орган Федерального казначейства на бумажных носителях, проверяется:
правильность доставки корреспонденции по адресу; ошибочно поступившие (доставленные) документы возвращаются отправителю;
наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений" и в РКК документа делается соответствующая пометка.
5.2.3. Конверты с документами вскрываются в Службе делопроизводства, за исключением конвертов с надписью "Лично", "Конфиденциально" (иными аналогичными отметками), которые вскрываются адресатом отправления.
Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:
если только по конвертам можно установить адрес отправителя;
если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа;
к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;
к жалобам, заявлениям и обращениям граждан.
5.2.4. Документы, поступившие в территориальный орган Федерального казначейства в течение рабочего дня, проходят первичную обработку и регистрацию в Службе делопроизводства в день поступления документов (не позднее следующего рабочего дня). Документы, поступившие с отметками "Срочно" или "Вручить немедленно", проходят первичную обработку незамедлительно.
5.2.5. При приеме входящей корреспонденции, поступившей посредством ППО АСД в журнале регистрации в РКК документа, проверяются следующие реквизиты:
идентификация подписи в электронном документе на соответствие сертификату ключа ЭП;
наличие вложенных файлов;
наличие фамилии, имени, отчества подписанта;
наличие регистрационного номера и даты;
правильность адресата;
наличие краткого содержания;
соответствие всех реквизитов вложенных файлов реквизитам, указанным в РКК документа.
5.2.6. В случае отсутствия одного или нескольких обязательных реквизитов, указанных в п. 5.2.5, электронный документ не подлежит регистрации и возвращается отправителю посредством ППО АСД с указанием причин возврата.
5.3. Предварительное рассмотрение документов
5.3.1. Документы, адресованные руководителю территориального органа Федерального казначейства, заместителям руководителя территориального органа Федерального казначейства, а также без указания конкретного должностного лица или отдела, направленные разными видами связи в территориальный орган Федерального казначейства, предварительно рассматриваются в Службе делопроизводства. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем территориального органа Федерального казначейства, его заместителями и направляемые непосредственно начальникам отделов.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов на основании установленного распределения обязанностей между руководителем и заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения отделов.
5.3.2. Для доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства направляются документы:
поступившие из Министерства финансов Российской Федерации, Федерального казначейства, органов местного самоуправления, от полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей органов исполнительной власти, глав администраций, судебных органов;
документы по вопросам, требующим согласования между отделами или межведомственного согласования, принятия неурегулированных нормативными документами решений;
документы по вопросам, относящимся к компетенции отделов, работу которых координирует руководитель территориального органа Федерального казначейства;
обращения граждан и организаций.
5.3.3. Для доклада заместителям руководителя территориального органа Федерального казначейства направляются документы по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с утвержденным распределением обязанностей и взаимозаменяемостью между заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства, решение которых не требует предварительного согласования с руководителем территориального органа Федерального казначейства.
5.3.4. Начальникам отделов территориального органа Федерального казначейства направляются документы информационного характера, ответы по запрашиваемым вопросам, материалы текущих мониторингов, справки, отчетность и т.д.
5.3.5. Документы, поступающие из судебных органов, - повестки, решения и определения судов, исковые заявления и дополнения к ним, не требующие отдельных решений руководителя территориального органа Федерального казначейства, оригиналы исполнительных листов направляются в соответствующие отделы в установленном порядке без доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства.
5.4. Регистрация поступающих документов
5.4.1. Регистрацией поступающих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения.
5.4.2. Регистрации подлежат все документы, поступившие в территориальные органы Федерального казначейства из других организаций и от физических лиц, прошедшие предварительное рассмотрение в Службе делопроизводства.
5.4.3. Документы регистрируются Службой делопроизводства в день поступления (не позднее следующего рабочего дня) независимо от способа их доставки. Документы с отметкой "Срочно" и "Вручить немедленно" регистрируются в первую очередь. При передаче документа из одного отдела в другой новый регистрационный номер не присваивается и на документе не проставляется.
5.4.4. Регистрация входящей корреспонденции, полученной на бумажных носителях из других организаций и от граждан, осуществляется специалистами Службы делопроизводства и включает в себя заполнение реквизитов РКК документа в ППО АСД.
Регистрация документов, поступивших в электронном виде по транспортной подсистеме ППО АСД и находящихся в промежуточном журнале регистрации, осуществляется только после проверки ЭП документа и правильности заполнения обязательных реквизитов РКК.
5.4.5. На поступающих документах на бумажном носителе, а также на бумажных копиях электронных документов при необходимости их распечатки для доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп с указанием наименования территориального органа Федерального казначейства, даты поступления и входящего регистрационного номера документа.
5.4.6. Сканирование документов, поступивших в территориальный орган Федерального казначейства от организаций и граждан, осуществляется в соответствии с Технологическим регламентом. Документы с пометкой "Для служебного пользования", нотариально заверенные документы, скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (при наличии), неформатные и другие объемные документы, а также документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях, сканированию не подлежат.
5.4.7. В целях регистрации и учета документов в ППО АСД используются справочники структурных подразделений, сотрудников, видов документов, корреспондентов, видов доставки корреспонденции, номенклатуры дел и др.
5.5. Порядок рассмотрения документов руководством
территориального органа Федерального казначейства
5.5.1. Поступившие в территориальный орган Федерального казначейства документы, поименованные в пункте 5.3.2 настоящей Инструкции, докладываются руководителю территориального органа Федерального казначейства в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно", которые докладываются незамедлительно.
Проекты указаний по исполнению документов для доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства к поступающим документам готовятся помощниками руководителя (работниками Службы делопроизводства) на основании анализа содержательной части документов, подлежащих докладу, а также исходя из распределения обязанностей между руководителем территориального органа Федерального казначейства и его заместителями.
5.5.2. В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:
- ответственный организатор исполнения поручения (фамилия и инициалы заместителей руководителя территориального органа Федерального казначейства);
- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения.
Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.
5.5.3. Организатором исполнения документа является поименованный первым в указаниях по исполнению заместитель руководителя территориального органа Федерального казначейства, который определяет ответственного исполнителя, организует его работу по исполнению документа и, при необходимости, подключает к исполнению другие отделы, в том числе не поименованные в указаниях по исполнению документа руководителя территориального органа Федерального казначейства.
В случае, если в соответствии с указаниями по исполнению документа ответственным исполнителем является отдел, деятельность которого координирует руководитель территориального органа Федерального казначейства, организатором исполнения документа является этот же отдел.
5.5.4. Документы с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно" (другой аналогичной пометкой) в некоторых случаях могут направляться исполнителям с проектом указаний по исполнению документа до доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства. После доклада такие документы направляются исполнителям в соответствии с утвержденными указаниями по исполнению повторно.
5.5.5. Содержание поручения в указаниях по исполнению документа вытекает непосредственно из содержания рассматриваемого документа. Поручение должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "подготовить проект ответа...", "для подготовки предложений по данному вопросу", "подготовить заключение..." и т.п.). Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц территориального органа Федерального казначейства (носит информативный характер), то он направляется соответствующим отделам без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.
Документы, требующие исполнения и контроля, направляются на рассмотрение в ППО АСД путем создания сообщения контрольного типа.
5.5.6. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом Федерального казначейства, а также исходя из содержания документа. Если срок исполнения в указаниях по исполнению не установлен - исполнение документа предусмотрено в срок не более одного месяца.
5.5.7. Указания руководителя территориального органа Федерального казначейства по исполнению документов формируются с помощью ППО АСД, оформляются на бланках установленного образца (Приложение N 9), который скрепляется с документом, прикрепляется к РКК и является неотъемлемой частью документа.
5.5.8. Документы, поименованные в пункте 5.3.3 настоящей Инструкции (включая документы, поступившие по ППО АСД), передаются Службой делопроизводства на рассмотрение заместителям руководителя территориального органа Федерального казначейства в день поступления (регистрации) или на следующий рабочий день.
В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:
- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения.
Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.
Указания заместителя руководителя территориального органа Федерального казначейства по исполнению документа формируются в ППО АСД и направляются на исполнение лицам, поименованным в указаниях по исполнению документов.
5.5.9. Контроль исполнения документов в соответствии с указаниями по исполнению руководства территориального органа Федерального казначейства осуществляется с помощью ППО АСД и включает в себя еженедельный доклад руководству территориального органа Федерального казначейства информации о ходе исполнения документов, справок о неисполненных документах, а также о документах, исполненных с нарушением установленных сроков.
5.5.10. Документы, поименованные в пункте 5.3.4 настоящей Инструкции, поступившие на бумажных носителях, передаются Службой делопроизводства под расписку в реестре. В реестр также включаются документы, поступившие по ППО АСД, направляемые на рассмотрение в электронном виде.
5.5.11. Начальники отделов территориальных органов Федерального казначейства (далее - начальники отделов) рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, сроки и порядок исполнения, вносят в РКК документа соответствующие поручения и направляют документы непосредственным исполнителям.
Передача документов непосредственным исполнителям без внесения в РКК указаний по исполнению не допускается.
5.5.12. Информация о ходе исполнения документов, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа, адресат, подпись и др.) заносится в РКК документа в ППО АСД непосредственным исполнителем документа или делопроизводителем посредством составления отчета об исполнении.
5.5.13. В случае ошибочного направления входящего документа (за исключением документов, поступивших по указанию руководителя) в тот же день (не позднее следующего рабочего дня) возвращается исполнителем в Службу делопроизводства с соответствующей пометкой для внесения необходимых исправлений в РКК и передачи документа по назначению. В случае неоднократного переадресования одного документа решение о направлении его на исполнение принимает руководитель территориального органа Федерального казначейства.
5.5.14. Все входящие документы должны рассматриваться руководителем территориального органа Федерального казначейства, заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства и начальниками отделов в день поступления или на следующий рабочий день.
Рассмотрение документов, поступающих на подписание или согласование (визирование), с пометкой "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно" и т.п.) осуществляется в день получения документа на согласование. Сроки рассмотрения документов, не имеющих пометки "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно" и т.п.), не должны превышать 3-х рабочих дней.
5.6. Организация работы с отправляемыми документами
5.6.1. Ответственность за составление и оформление отправляемых документов в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также за соблюдение порядка и сроков согласования проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами территориального органа Федерального казначейства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - ответственного исполнителя документа.
5.6.2. Проекты документов территориальных органов Федерального казначейства готовятся на бланках (шаблонах бланков) в соответствии с образцами бланков, утвержденными настоящей Инструкцией. Для отправки документов, не имеющих адресной части (например, приказов), готовятся сопроводительные письма.
5.6.3. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, указание адресата документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
5.6.4. Все процессы работы с отправляемыми документами осуществляются в ППО АСД в соответствии с Технологическим регламентом.
Документы с пометкой "Для служебного пользования" отправляются только на бумажном носителе.
5.6.5. Отправка многоадресных писем (писем, отправляемых более чем в четыре адреса) осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем документа. В случае если документ направляется средствами почтовой или фельдъегерской связи, бумажный экземпляр документа передается для отправки в необходимом количестве экземпляров.
5.7. Регистрация отправляемых документов
5.7.1. Многоадресные письма (письма, отправляемые более чем в четыре адреса), другие документы, подписанные руководителем территориального органа Федерального казначейства, подлежат регистрации в Службе делопроизводства.
5.7.2. Перед отправкой Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
5.7.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
5.7.4. Регистрация отправляемых документов осуществляется в журналах регистрации "Исходящая корреспонденция" и "Ответы на обращения граждан и организаций" в ППО АСД. Регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии с номенклатурой дел при заполнении соответствующих полей РКК документа.
5.7.5. В случае, если документ подлежит отправке на бумажном носителе, регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и при необходимости на копии, остающейся в деле территориального органа Федерального казначейства.
В случае, если отправляемый документ подготовлен, согласован и подписан (утвержден) на бумажном носителе, копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ помещается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа (при необходимости) заверяется отметкой "Копия верна" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.
5.7.6. Регистрационный номер отправляемых документов, подлежащих регистрации в Службе делопроизводства, дополняется цифровым обозначением отдела - исполнителя документа (например: N 24-07-05/03-46).
5.7.7. Организация поисковой системы по отправляемым документам обеспечивается на основании регистрационных данных, зафиксированных в соответствующих журналах регистрации в ППО АСД.
5.8. Отправка документов
5.8.1. Вся исходящая корреспонденция подлежит централизованной отправке и осуществляется Службой делопроизводства территориального органа Федерального казначейства.
5.8.2. Проверка правильности оформления и сортировка исходящих документов по способу отправки (ППО АСД, фельдъегерская связь, почтовая связь - простая, заказная корреспонденция, отправка первым классом) осуществляется в Службе делопроизводства.
Неправильно оформленные документы, корреспонденция неслужебного характера, а также документы без РКК к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
Обработка документов для отправки почтовой связью происходит в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
5.8.3. Документы, предназначенные для отправки факсимильной связью, передаются в Службу делопроизводства с обязательным указанием номера телефакса адресата.
5.8.4. Решение о способе отправки документов принимает исполнитель документа по согласованию с заместителем руководителя территориального органа Федерального казначейства, координирующим деятельность Службы делопроизводства (при необходимости).
5.8.5. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
5.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
5.9.1. Создание и регистрация внутренних (внутриведомственных) документов осуществляется исполнителями в отделах территориального органа Федерального казначейства.
5.9.2. Подготовка, согласование, подписание и регистрация внутренних документов осуществляется посредством ППО АСД в соответствии с Технологическим регламентом.
5.9.3. Внутренние документы регистрируются децентрализовано в отделах территориального органа Федерального казначейства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
5.9.4. Зарегистрированные внутренние документы направляются адресатам в электронном виде по ППО АСД путем создания неконтрольного сообщения "Письмо".
5.9.5. При направлении внутреннего документа на бумажном носителе (документы с пометкой "Для служебного пользования", по кадровым и финансовым вопросам), в ППО АСД создается РКК внутреннего документа с отметкой о направлении документа на бумажном носителе.
5.9.6. Порядок и сроки подготовки проектов приказов по основной деятельности, оперативным, организационным и административным вопросам определяется руководителем территориального органа Федерального казначейства.
Срок рассмотрения и согласования (визирования) проекта приказа, как правило, не должен превышать трех рабочих дней.
5.9.7. Приказы по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и по личному составу регистрируются с учетом порядковой нумерации в пределах календарного года и формируются в дела отдельно.
Приказы по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам регистрируются, формируются в дела и хранятся в Службе делопроизводства.
Приказы по личному составу регистрируются, формируются в дела и хранятся в кадровой службе территориального органа Федерального казначейства.
5.9.8. Регистрация приказов по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам осуществляется в журналах регистрации "Приказы по основной деятельности", "Приказы ДСП", "Приказы по административным вопросам" в ППО АСД. При регистрации приказов к РКК прикрепляется файл с отсканированным образом утвержденного приказа (с учетом ограничений, установленных п. 4.2.6 настоящей Инструкции). Оригиналы приказов помещаются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
5.9.9. Рассылка приказов по отделам территориального органа Федерального казначейства осуществляется в электронном виде по ППО АСД (с учетом ограничений, установленных п. 4.2.6 настоящей Инструкции) в соответствии с указателем рассылки.
5.9.10. Порядок и сроки подготовки протоколов совещаний у руководства территориального органа Федерального казначейства определяется должностным лицом, проводившим совещание.
5.9.11. Регистрация и рассылка протоколов совещаний у руководства территориального органа Федерального казначейства осуществляется Службой делопроизводства в журнале регистрации "Внутриведомственная корреспонденция" в ППО АСД. Допускается согласование проектов протоколов в электронном виде посредством ППО АСД в соответствии с требованиями Технологического регламента.
Хранение подлинников протоколов совещаний у руководства территориального органа Федерального казначейства осуществляется в Службе делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
5.9.12. Протоколы совещаний у начальников отделов готовятся, регистрируются и хранятся в соответствующих отделах территориального органа Федерального казначейства. Порядок и сроки подготовки протоколов определяются начальниками отделов, проводившими совещание.
5.9.13. Порядок подготовки, согласования и подписания договоров, соглашений, государственных контрактов осуществляется в соответствии с требованиями соответствующих нормативных правовых актов Российской Федерации.
5.9.14. Регистрация и формирование в дела договоров, соглашений и государственных контрактов осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
5.10. Учет и анализ объемов документооборота
5.10.1. Учет объемов документооборота ведется Службой делопроизводства в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в территориальный орган Федерального казначейства и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
5.10.2. Данные о количестве документов, полученные из базы данных учета документов ППО АСД, обобщаются, анализируются Службой делопроизводства и представляются руководителю территориального органа Федерального казначейства в виде справок (сводок, отчетов, диаграмм) статистического и аналитического характера по мере необходимости.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в территориальный орган Федерального казначейства и созданных им за определенный период времени (месяц, квартал, год).
Учет количества внутренних документов проводится по регистрационным данным в отделах территориального органа Федерального казначейства.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
5.10.3. Исключен. - Приказ Казначейства России от 21.12.2018 N 421.
5.11. Контроль исполнения документов
5.11.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в территориальных органах Федерального казначейства определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом Федерального казначейства.
5.11.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства территориального органа Федерального казначейства о состоянии исполнения документов.
5.11.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в соответствии с указаниями по исполнению руководства территориального органа Федерального казначейства.
При постановке документа на контроль на указаниях по исполнению документа ставится штамп "Контроль" и указывается срок исполнения документа. Информация о постановке документа на контроль фиксируется в РКК документа в ППО АСД путем заполнения полей "Контроль" и "Исполнить до".
5.11.4. Организация работы по контролю исполнения обеспечивается Службой делопроизводства и помощником руководителя территориального органа Федерального казначейства.
5.11.5. Система контроля исполнения документов включает в себя:
- предварительный контроль - еженедельные напоминания начальникам отделов о наступающих сроках исполнения документов;
- последующий контроль - еженедельные справки начальникам отделов и заместителям руководителя территориального органа Федерального казначейства (в случае необходимости) о неисполненных документах;
- еженедельные и ежеквартальные доклады руководителю территориального органа Федерального казначейства по исполнительской дисциплине.
5.11.6. Контроль исполнения документов ведется на основании регистрационных данных в ППО АСД. Справки по контрольным документам формируются автоматически, посредством ППО АСД по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
VI. Документальный фонд территориальных органов
Федерального казначейства
Территориальные органы Федерального казначейства формируют свои документальные фонды из образующихся в процессе деятельности документов.
Формирование документального фонда территориального органа Федерального казначейства осуществляется в отделах территориального органа Федерального казначейства при непосредственном контроле и методологическом сопровождении Службы делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение.
Для определения сроков хранения документов, образующихся в процессе деятельности территориального органа Федерального казначейства, используется Перечень документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, его территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального казначейства от 24 марта 2014 г. N 50, а также Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.
6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в территориальном органе Федерального казначейства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Федеральном казначействе, положением о территориальном органе Федерального казначейства, положениями об отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, его территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Федерального казначейства от 24 марта 2014 г. N 50, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов, образующихся в деятельности территориального органа Федерального казначейства.
6.1.3. В территориальном органе Федерального казначейства составляются номенклатуры дел отделов (Приложение N 10) и сводная номенклатура дел территориального органа Федерального казначейства (Приложение N 11).
6.1.4. Номенклатура дел отдела составляется не позднее 15 ноября текущего года работниками, ответственными за ведение делопроизводства в отделе, согласовывается со Службой делопроизводства, подписывается начальником отдела и представляется в Службу делопроизводства.
Вновь созданный отдел в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел отдела и представляет ее в Службу делопроизводства на согласование.
6.1.5. Сводная номенклатура дел территориального органа Федерального казначейства составляется Службой делопроизводства на основе номенклатур дел отделов.
6.1.6. Сводная номенклатура дел территориального органа Федерального казначейства подписывается начальником Службы делопроизводства, согласовывается с Экспертной комиссией территориального органа Федерального казначейства (далее - ЭК), с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - архивный орган), в который документы подлежат передаче на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем территориального органа Федерального казначейства. Сводная номенклатура дел согласовывается с архивным органом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре территориального органа Федерального казначейства.
6.1.7. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают Служба делопроизводства и ЭК.
6.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел отделы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Службы делопроизводства. Второй - используется в Службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве территориального органа Федерального казначейства. Четвертый - передается в архивный орган, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр Сводной номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства в электронном виде.
6.1.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.11. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры территориального органа Федерального казначейства.
6.1.12. Названиями разделов номенклатуры дел территориального органа Федерального казначейства являются названия отделов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой территориального органа Федерального казначейства.
6.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы территориального органа Федерального казначейства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.14. Номенклатура дел территориального органа Федерального казначейства составляется по установленной форме.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного в территориальном органе Федерального казначейства цифрового обозначения (кода) отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 07-04, где 07 - цифровой код отдела, 04 - номер дела по номенклатуре дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название территориального органа Федерального казначейства или отдела как автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы по представлению к награждению и поощрению работников территориальных органов Федерального казначейства (представления, докладные записки, переписка и др.).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с Федеральным казначейством по вопросам исполнения федерального бюджета.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам кассового исполнения федерального бюджета по доходам.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций областей о кассовом обслуживании бюджетов.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовой отчет Управления Федерального казначейства по Тверской области об исполнении федерального бюджета.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: "переходящее с 2009 г."), об уничтожении дел ("уничтожено"), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган государственной власти для продолжения и др.
6.1.15. Если в течение года в территориальном органе Федерального казначейства возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел но согласованию со Службой делопроизводства.
Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2. Формирование дел и их текущее хранение
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. В территориальном органе Федерального казначейства дела формируются децентрализовано, т.е. в отделах. Контроль за правильным формированием дел осуществляется начальником отдела.
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок передаваться делопроизводителям отделов для формирования их в дела. Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Методическая помощь по вопросам формирования дел осуществляется Службой делопроизводства.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел: приложения - вместе с основными документами, группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа, помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях, помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дела со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его комиссий (формируются в электронном виде).
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы совещательных органов группируются в два дела: протоколы и решения совещательных органов; документы к заседаниям совещательных органов.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Инструкции, положения, правила, планы, графики, штатные расписания, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу формируются в отдельные дела по личному составу, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о назначении, увольнении, переводе работников формируются отдельно от приказов по кадровым вопросам (о командировании, о предоставлении отпусков (кроме отпусков по уходу за ребенком) и т.д.).
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Федерального казначейства и его территориальных органов и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел территориального органа Федерального казначейства, отдельно от документов на бумажных носителях, в электронных базах данных.
6.2.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи (Приложение N 12).
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.2.9. С момента заведения и до передачи в архив территориального органа Федерального казначейства дела хранятся по месту их формирования в отделах территориального органа Федерального казначейства.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
6.2.10. Ответственность за обеспечение сохранности документов и дел в отделах территориального органа возлагается на начальников отделов и делопроизводителей.
6.2.11. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и даты заведения и окончания дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.
Дела документального фонда территориального органа Федерального казначейства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив территориального органа Федерального казначейства проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника отдела, при реорганизации и ликвидации территориального органа Федерального казначейства или отдела.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем передаются в архив территориального органа Федерального казначейства.
Личные дела уволенных работников территориального органа Федерального казначейства передаются в архив территориального органа Федерального казначейства через десять лет после увольнения по описям. Личные дела вносятся в сводный годовой раздел описи дел по личному составу по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
6.2.12. Выдача дел работникам подразделений осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается наименование отдела, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам территориального органа Федерального казначейства на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела работником, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя территориального органа Федерального казначейства или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя территориального органа Федерального казначейства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6.3. Подготовка документов и дел к передаче
на архивное хранение
6.3.1. Документы территориального органа Федерального казначейства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный орган как часть Архивного фонда Российской Федерации или на уничтожение.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в территориальном органе Федерального казначейства образуется архив.
Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив территориального органа Федерального казначейства и на уничтожение включает работу Службы делопроизводства и делопроизводителей по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел; составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
6.3.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
6.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в территориальном органе Федерального казначейства создается постоянно действующая Экспертная комиссия (далее - ЭК).
6.3.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем территориального органа Федерального казначейства. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с архивным органом.
6.3.5. Экспертиза ценности документов в территориальном органе Федерального казначейства на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив территориального органа Федерального казначейства.
6.3.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в территориальных органах Федерального казначейства непосредственно работниками, ответственными за делопроизводство, совместно с ЭК под методическим руководством работников Службы делопроизводства.
6.3.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив территориального органа Федерального казначейства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в отделах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
6.3.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел территориального органа Федерального казначейства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
6.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
6.3.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
6.3.11. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.
6.3.12. В каждом отделе описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Службы делопроизводства территориального органа Федерального казначейства.
Описи дел, подготовленные отделами, служат основой для подготовки сводной описи дел территориального органа Федерального казначейства, которую готовит Служба делопроизводства, и сдаются дела на постоянное хранение в государственный архив субъекта Российской Федерации.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
6.3.13. Описи дел отделов составляются по установленной форме (Приложения N 13, 14) и представляются в архив территориального органа Федерального казначейства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
6.3.14. Описательная статья описи дел постоянного хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); примечание.
Описательная статья описи дел временного хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); срок хранения дела, N статьи по перечню; примечание.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
6.3.15. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложения к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок каждого дела пишется полностью; многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов, при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний". В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см;
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме и уничтожении дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие отделы со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
6.3.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
6.3.17. Опись дел отдела подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела, курирующим вопросы Службы делопроизводства, или его заместителем и утверждается начальником отдела.
6.3.18. Опись дел отдела составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив территориального органа Федерального казначейства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе.
6.3.19. Годовой раздел сводной описи по личному составу составляется по форме, установленной Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный номер 38830).
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
- приказы по личному составу;
- списки личного состава;
- карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
- личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
- лицевые счета по заработной плате (расчетные ведомости по заработной плате);
- невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
- акты о несчастных случаях.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в 3 экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров и представляется на рассмотрение ЭК территориального органа Федерального казначейства. После одобрения раздела ЭК он подлежит согласованию с ЭПК архивного органа и утверждению руководителем территориального органа Федерального казначейства.
6.3.20. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих отделов, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем Службы делопроизводства.
6.3.21. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 15); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 16); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Частичное оформление дела предусматривает только оформление реквизитов обложки дела (корешка дела в папках-коронах) по установленной форме (Приложение N 17).
6.3.22. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование территориального органа Федерального казначейства (фондообразователя); наименование отдела; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Обложка дела временного (до 10 лет) хранения оформляется по установленной форме согласно Приложению N 17.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование территориального органа Федерального казначейства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования, наименование отдела в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК архивного органа;
дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое оно заведено.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, его территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Федерального казначейства от 24 марта 2014 г. N 50, Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве территориального органа Федерального казначейства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архивного органа (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
6.4. Уничтожение документов и дел
с истекшими сроками хранения
6.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актами о выделении документов к уничтожению (Приложения N 18, 19).
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2005 г. дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 г.).
6.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего территориального органа Федерального казначейства. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого отдела (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
6.4.3. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем территориального органа Федерального казначейства только после утверждения ЭПК архивного органа описей дел постоянного хранения; после утверждения руководителем территориального органа Федерального казначейства актов о выделении дел к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел территориального органа Федерального казначейства проставляется отметка "Уничтожено. см. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты). Уничтожение дел допускается проводить путем измельчения в шредере или сжигания. В таком случае составляется акт о фактическом уничтожении дел.
6.5. Передача дел на архивное хранение
6.5.1. В архив территориального органа Федерального казначейства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по утвержденным описям дел.
6.5.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
6.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив территориального органа Федерального казначейства, как правило, не подлежат. Они хранятся в отделах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
При подготовке дел к передаче в архив из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скрепки).
6.5.4. Передача дел в архив территориального органа Федерального казначейства осуществляется по графику, составленному Службой делопроизводства, согласованному с начальниками отделов, и утвержденному заместителем руководителя территориального органа Федерального казначейства, курирующим вопросы делопроизводства.
6.5.5. В период подготовки дел отделом к передаче в архив территориального органа Федерального казначейства работником Службы делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел территориального органа Федерального казначейства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники, ответственные за делопроизводство, обязаны устранить.
6.5.6. Прием дел производится работником Службы делопроизводства территориального органа Федерального казначейства в присутствии работника отдела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками отделов с заявкой на передачу дел в архив.
6.5.7. В случае ликвидации или реорганизации отдела работник отдела, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив территориального органа Федерального казначейства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
VII. Особенности работы с электронными документами
7.1. В территориальных органах Федерального казначейства создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе (документы, поступающие и отправляемые по ППО АСД, внутриведомственные документы);
электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов, поступающих на бумажных носителях и помещаемые (хранящиеся) в ППО АСД.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации.
7.2. Состав электронных документов, обращающихся при организации внутренней деятельности в территориальных органах Федерального казначейства, определяется в соответствии с Перечнем документов Федерального казначейства, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утвержденным приказом Федерального казначейства, иными нормативными правовыми актами.
7.3. Прием и отправка электронных документов, поступающих по ППО АСД, осуществляется централизованно Службой делопроизводства.
Прием и отправка внутриведомственных электронных документов осуществляется непосредственно исполнителями или делопроизводителями.
7.4. Включение электронной копии документа, поступившего на бумажном носителе в состав документооборота, осуществляется после его сканирования и подтверждения соответствия электронной копии подлиннику документа путем проставления электронной подписи работника, выполняющего данную процедуру.
Электронные документы, создаваемые в территориальных органах Федерального казначейства, включаются в состав документооборота на основании электронной подписи должностного лица, подписавшего документ.
7.5. При получении и отправке электронных документов по ППО АСД Службой делопроизводства осуществляется проверка подлинности электронной подписи документа.
7.6. При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности электронной подписи осуществляется делопроизводителем или работником адресантом документа.
7.7. Регистрация поступающих электронных документов осуществляется в ППО АСД после проверки наличия и подлинности ЭП путем перерегистрации РКК поступившего документа из журнала "Входящие документы" в журнал регистрации "Входящая корреспонденция".
7.8. Подготовка к рассмотрению, согласованию, подписанию электронных документов осуществляется исполнителями в соответствии с Технологическим регламентом.
7.9. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя (заместителей руководителя) территориального органа Федерального казначейства, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов в ППО АСД вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
7.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в НПО АСД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
7.11. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе не требуется, если это не установлено отдельными соглашениями о взаимодействии или порядками направления информации.
7.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. Распечатка и формирование электронных документов в дела на бумажном носителе не допускается.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
7.13. Изготовление бумажных копий электронных документов, при необходимости, осуществляется в порядке, утвержденном приказом Федерального казначейства.
7.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в территориальных органах Федерального казначейства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
7.15. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в порядке, установленном разделом 6.4 настоящей Инструкции.
VIII. Работа исполнителей с документами
8.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя территориального органа Федерального казначейства, его заместителей, начальников и заместителей начальников отделов территориального органа Федерального казначейства.
Подразделение-исполнитель (соисполнитель) получает документы в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.
8.2. Документы, поступившие в отделы территориального органа Федерального казначейства с указаниями по исполнению руководителя или заместителей руководителя территориального органа Федерального казначейства, рассматриваются начальником отдела, который определяет исполнителя и передает ему документ для работы.
8.3. Сотрудники структурных подразделений, назначенные исполнителями по документам, в процессе исполнения документов обеспечивают:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа - ответа и необходимых приложений, с соблюдением правил их оформления;
согласование проекта ответа с соисполнителями документа;
подготовку сводки отзывов, полученных от соисполнителей по документу;
доработку проекта ответа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и проведение повторного согласования, в случае серьезной корректировки проекта ответа;
представление на подписание (утверждение) руководителю территориального органа Федерального казначейства, его заместителям или начальникам отделов;
подготовку списка (указателя) рассылки в необходимых случаях;
передачу документа в Службу делопроизводства для отправки адресату;
определение места хранения документа (копии документа) с проставлением в РКК документа в ППО АСД отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ.
8.4. Порядок и сроки исполнения документов ответственными исполнителями и соисполнителями определен Регламентом Федерального казначейства.
8.5. Если в процессе согласования у соисполнителя есть замечания к проекту документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется с отметкой "с замечаниями", и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются отделом - ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование с отметкой "с замечаниями" без представления самих замечаний не допускается.
В случае несогласия с представленными замечаниями, отдел - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.
При полном учете замечаний, повторного визирования не требуется.
8.6. Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем соисполнителям в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на отдел, подготовивший проект данного документа.
Если вопросы, изложенные в проекте документа, не входят в компетенцию согласующего отдела, то проект документа визируется с пометкой "согласования не требуется".
Согласование считается завершенным только в том случае, если все визы собраны, с обязательным указанием даты визирования.
Все этапы прохождения и исполнения документов в обязательном порядке фиксируются исполнителем (или делопроизводителем) в РКК документа в ППО АСД.
8.7. Передача документов, находящихся на исполнении у исполнителя в случае его отсутствия (командировка, отпуск, болезнь), осуществляется на основании указания начальника структурного подразделения другому исполнителю. В случае необходимости может быть составлен акт приема-передачи документов в произвольной форме.
Разглашение содержания поступивших к исполнителю документов и подготовленных проектов ответов не допускается. Ознакомиться с ними могут только лица, имеющие отношение к их исполнению.
IX. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,
штампов и бланков документов
9.1. Порядок изготовления, использования и хранения печатей и штампов в территориальном органе Федерального казначейства, включая печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, регламентируется приказом территориального органа Федерального казначейства "Об утверждении Положения о порядке изготовления и хранения печатей и штампов в территориальном органе Федерального казначейства".
9.1.2. Ответственность за изготовление и учет печатей и штампов возлагается на Административно-финансовый отдел.
9.1.3. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов возлагается на начальников отделов территориального органа Федерального казначейства, по заявкам которых они были изготовлены.
9.1.4. Использование печатей и штампов (включая самонаборные), изготовленных и применяющихся в практической работе на основании приказов территориального органа Федерального казначейства, допускается с обязательным указанием должностных лиц, ответственных за их использование и хранение.
9.2. Порядок изготовления, учета и использования бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 3.1 настоящей Инструкции.
9.2.1. Номер бланка документа указывается в РКК в ППО АСД при регистрации исходящей корреспонденции в поле "Номер бланка" с целью осуществления контроля за их использованием.
9.2.2. Испорченные и невостребованные бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежат возврату в Службу делопроизводства.
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
25 мая 2011 года
Приложение N 1
к п. 3.1.2
ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА
ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Герб РФ │ │ │ │ ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО │ │ │ │ УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА │ │ ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ │ │ (УФК по Волгоградской области) │ │ │ │ ──────────────────────────────────────────────────────────────────── │ │ ул. Коммунистическая, 28А, г. Волгоград, 400131 │ │ Телефон: (8442)33-30-83 факс: (8442)33-30-28 │ │ www.volgograd.roskazna.ru │ │ ──────────────────────────────────────────────────────────────────── │ │ │ │ __________ N __________ │ │ На N __________________ │ │ │ │ │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение N 2
к п. 3.1.2
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРИКАЗА ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА
ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Герб РФ │ │ │ │ ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО │ │ │ │ УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА │ │ ПО РЕСПУБЛИКЕ КАРЕЛИЯ │ │ (УФК по Республике Карелия) │ │ │ │ ПРИКАЗ │ │ │ │ ______________ N __________ │ │ Петрозаводск │ │ │ │ │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение N 3
к п. 3.1.4
ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
Журнал
учета поступления бланков
|
Наименование вида бланка
|
Дата поступления
|
Дата и N сопроводительного документа
|
Наименование организации - поставщика бланков
|
Кол-во экз. бланков
|
Серия и номера гербовых бланков
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Журнал
учета выдачи бланков
|
Наименование вида гербового бланка
|
Кол-во экз. бланков
|
Серия и номера гербовых бланков
|
Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя
|
Расписка в получении
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Приложение N 4
к п. 3.2.14
Лист согласования
к приказу/приложению к приказу
"______________________________________"
(заголовок проекта приказа)
|
Должность
|
Инициалы, фамилия
|
Подпись
|
Дата
|
Примечание
|
|
Заместитель руководителя территориального органа Федерального казначейства
|
||||
|
Заместитель руководителя территориального органа Федерального казначейства
|
||||
|
Начальник Отдела (наименование)
|
||||
|
Начальник Отдела (наименование)
|
||||
|
Начальник Юридического отдела
|
||||
|
Заместитель начальника Юридического отдела
|
||||
|
Начальник Административно-финансового отдела
|
В части оформления
|
Исполнитель: должность Ф.И.О., телефон
Приложение N 5
к п. 4.2.9
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА
ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Герб РФ │ │ │ │ ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО │ │ │ │ УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА │ │ ПО РЕСПУБЛИКЕ КАРЕЛИЯ │ │ (УФК по Республике Карелия) │ │ │ │ ПРИКАЗ │ │ │ │ _______________ N _______________ │ │ Петрозаводск │ │ │ │ │ │ Об утверждении Инструкции по делопроизводству │ │ в Управлении Федерального казначейства по Республике Карелия │ │ │ │ │ │ В связи с ______________________________________________________ │ │ (основание) │ │ приказываю: │ │ 1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по │ │ делопроизводству в Управлении Федерального казначейства по │ │ Республике Карелия. │ │ 2. Признать утратившим силу приказ Управления Федерального │ │ казначейства по Республике Карелия от 28 июля 2006 г. N _____ "Об │ │ утверждении Инструкции по делопроизводству". │ │ 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на │ │ заместителя руководителя Управления Федерального казначейства по │ │ Республике Карелия ______________. │ │ │ │ │ │ Руководитель Подпись Расшифровка │ │ подписи │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Визы (лист согласования на оборотной стороне)
Приложение N 6
к п. 4.4.6
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО
Управление Федерального казначейства
по г. Санкт-Петербургу
(УФК по г. Санкт-Петербургу)
ПРОТОКОЛ
заседания _______________
(вид заседания)
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Санкт-Петербург
__________________ N __________________
Председательствующий - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...
Доклад заместителя Руководителя...
2. О...
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. - краткая запись выступления
Фамилия И.О. - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 7
к п. 4.4.6
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
по Владимирской области
(УФК по Владимирской области)
ПРОТОКОЛ
заседания Коллегии
___________________________________________________________________________
Владимир
_______________________ N _____________
Председательствовал: - Фамилия И.О.
Присутствовали:
Наименование должности - Фамилия И.О.
Наименование должности - Фамилия И.О.
Наименование должности - Фамилия И.О.
Наименование должности - Фамилия И.О.
(Фамилии в алфавитном порядке)
___________________________________________________________________________
I. О выполнении основных задач...
___________________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1.1. Принять к сведению...
1.2. Заместителю руководителя УФК по Владимирской области...
II. О введении мер по...
___________________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия)
2.1. Принять к сведению...
2.2. Рекомендовать....
Руководитель
Управления Федерального казначейства
по Владимирской области И.О. Фамилия
Приложение N 8
к п. 4.5.3
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ДЛЯ ПИСЕМ, ОТПРАВЛЯЕМЫХ ПОСРЕДСТВОМ ППО АСД
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО │ │ │ │ УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА │ │ ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ │ │ (УФК по Волгоградской области) │ │ │ │ ──────────────────────────────────────────────────────────────────── │ │ ул. Коммунистическая, 28А, г. Волгоград, 400131 │ │ Телефон: (8442)33-30-83 факс: (8442)33-30-28 │ │ www.volgograd.roskazna.ru │ │ ──────────────────────────────────────────────────────────────────── │ │ │ │ ____________ N ____________ │ │ На N ______________________ │ │ │ │ │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение N 9
к п. 5.5.7
┌────────────────────────────────────────────┐
│ РУКОВОДИТЕЛЬ │
│ УФК ПО АЛТАЙСКОМУ КРАЮ │
├────────────────────────────────────────────┤
│Фамилия И.О. │
│Фамилия И.О. │
│+ Фамилия И.О. │
│ │
│ │
│ │
│ Текст поручения │
│ │
│ │
│ ┌─────────────────┐ │
│ │КОНТРОЛЬ │ │
│ │ │ │
│ │Срок исполнения │ │
│ │ │ │
│ └─────────────────┘ │
│ │
│ И.О. Фамилия│
│ дата подписания│
├────────────────────────────────────────────┤
│к письму от 14.05.2010 N 07-23/2721; УФК по │
│Нижегородской области, Нижегородская область│
└────────────────────────────────────────────┘
┌────────────────────────────────────────────┐
│ ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ │
│ УФК ПО РЕСПУБЛИКЕ АЛТАЙ │
├────────────────────────────────────────────┤
│Фамилия И.О. │
│Фамилия И.О. │
│+ Фамилия И.О. │
│ │
│ │
│ │
│ Текст поручения │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ И.О. Фамилия│
│ дата подписания│
├────────────────────────────────────────────┤
│к (наименование документа) от (дата) N..., │
│(наименование организации), (регион) │
└────────────────────────────────────────────┘
Приложение N 10
к п. 6.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
Наименование территориального органа Федерального казначейства Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 N ______ ___________________ (место составления) На ____________ год
|
Индекс дела
|
Заголовок дела (тома, части)
|
Кол-во дел (томов, частей)
|
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Название раздела
|
||||
Наименование должности начальника
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Заместитель начальника
Административно-финансового отдела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в
структурном подразделении
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
|
|
переходящих
|
с отметкой "ЭПК"
|
||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Постоянного
|
|||
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|||
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|||
|
ИТОГО:
|
|||
Наименование должности лица,
ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в Административно-финансовый отдел
Наименование должности лица,
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 11
к п. 6.1.3
ФОРМА СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА
ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА
Наименование территориального органа
Федерального казначейства
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Управления
00.00.0000 N ____________ Федерального казначейства
___________________ ________________ Расшифровка
(место составления) (личная подпись) подписи
дата
На ________ год
|
Индекс дела
|
Заголовок дела (тома, части)
|
Кол-во дел (томов, частей)
|
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Название раздела
|
||||
Начальник
Административно-финансового отдела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК территориального
от ____________ N _____ архивного органа
от ________________ N _______
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году
в Управлении Федерального казначейства
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
|
|
переходящих
|
с отметкой "ЭПК"
|
||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Постоянного
|
|||
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|||
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|||
|
ИТОГО:
|
|||
Начальник
Административно-финансового отдела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности лица,
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение N 12
к п. 6.2.7
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
Наименование территориального органа
Федерального казначейства
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _____
|
N п/п
|
Индекс документа
|
Дата документа
|
Заголовок документа
|
Номера листов дела
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Итого _________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 13
к п. 6.3.13
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Наименование территориального органа Федерального казначейства
___________________________________________________________________________
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
территориального органа
Федерального казначейства
(наименование управления)
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
ОПИСЬ N
дел постоянного хранения (по личному составу)
за ____ год
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Количество листов
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
Название раздела
|
|||||
В данную опись внесено ________________________________ дел с N ___________
(цифрами и прописью)
по N ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник Административно-финансового отдела
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял __________________ дел
Наименование должности работника
архива территориального органа
Федерального казначейства Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 14
к п. 6.3.13
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Наименование территориального органа Федерального казначейства
___________________________________________________________________________
(наименование отдела)
УТВЕРЖДАЮ
Начальник отдела
_______________________________
(наименование отдела)
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
ОПИСЬ N
дел временного хранения за ____ год
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Срок хранения, N статьи
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
Название раздела
|
|||||
В данную опись внесено __________________________ дел с N _________________
(цифрами и прописью)
по N _____________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник Административно-финансового отдела
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял _________________ дел
Наименование должности работника
Архива территориального органа
Федерального казначейства Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 15
к п. 6.3.21
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО
И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
код территориального архивного
органа
код территориального органа
Федерального казначейства
_________________________________________ ┌───────────────────────────────┐
(наименование территориального архива) │ │
│Ф. N _____________________ │
_________________________________________ │ │
(наименование территориального органа │Оп. N ____________________ │
Федерального казначейства) │ │
│Д. N _____________________ │
_________________________________________ │ │
(наименование структурного подразделения) └───────────────────────────────┘
ДЕЛО N _______ ТОМ N _______
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(крайние даты)
на _____ листах
Хранить _______
┌───────────────────────────────┐
│Ф. N _____________________ │
│Оп. N ____________________ │
│Д. N _____________________ │
└───────────────────────────────┘
Формат С4 (230 х 320 мм)
Приложение N 16
к п. 6.3.21
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
_____________________________________
(наименование территориального органа
Федерального казначейства)
Лист-заверитель дела N ____________
В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
В том числе литерные номера листов ________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела
|
Номера листов
|
|
1
|
2
|
Наименование должности работника Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 17
к п. 6.3.21
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ВРЕМЕННОГО (ДО 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
___________________________________________________________________________
(наименование территориального органа Федерального казначейства)
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
ДЕЛО N _________________________________ ТОМ N ________
(индекс дела по номенклатуре дел)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
__________________
(крайние даты)
_____
(год)
Хранить _____ лет
N статьи по перечню
Формат С4 (230 х 320 мм)
Приложение N 18
к п. 6.4.1
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Наименование территориального органа
Федерального казначейства
АКТ УТВЕРЖДАЮ
____________ N ____________ Руководитель территориального
органа Федерального казначейства
(место составления) ________________ Ф.И.О.
о выделении к уничтожению (личная подпись) Дата
документов, не подлежащих
хранению
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
___________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как утратившие практическое значение документы
|
N п/п
|
Заголовок дела или групповой заголовок дел
|
Дата дела или крайние даты дел
|
Номер описей (номенклатур) за годы
|
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи
|
Количество дел (томов, частей)
|
Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Итого __________________________ дел за ______________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________________________ годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ___________________ N _________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _______________ N _____________
Документы в количестве _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _____________ кг сданы в ____________________________________________
(цифрами и прописью)
на переработку по приемно-сдаточной накладной от __________________________
N _________________________________
Наименование должности работника
территориального органа
Федерального казначейства Подпись Расшифровка
подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
Архива, внесшего изменения в
учетные документы Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 19
к п. 6.4.1
Наименование территориального органа
Федерального казначейства
Наименование отдела
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N ___________ Начальник отдела
(название структурного подразделения)
(место составления) ________________ Расшифровка подписи
о выделении к уничтожению (личная подпись) Дата
документов, не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов)
___________________________________________________________________________
(с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N _________
территориального органа Федерального казначейства
|
N п/п
|
Заголовок дела или групповой заголовок дел
|
Крайние даты дел
|
Номера описей
|
Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи
|
Количество дел
|
Сроки хранения дела и номера статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Итого __________________________ дел за ______________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________________________ годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________
(наименование территориального
архивного органа)
(протокол от _____________ N ______________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата