Ответственный за организацию обработки персональных данных — это сотрудник организации, на которого возложены обязанности по соблюдению правил работы с личной информацией. О требованиях законодательства к ответственному за организацию обработки личных данных и расскажет настоящая статья.
Требования к ответственному за организацию обработки персональных данных
Согласно требованиям статьи 22.1 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, организация, которая осуществляет работу с личной информацией граждан (своих сотрудников, клиентов и иных лиц), обязана назначить лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных. При этом точного указания на то, какое именно должностное лицо организации может быть назначено ответственным, нормы ФЗ № 152 не содержат. На практике чаще всего таковым назначается сотрудник, ведущий кадровое делопроизводство в организации либо работу с клиентами компании.
В силу части 2 статьи 22.1 ФЗ № 152 ответственный сотрудник подотчетен только руководству организации (директору или иному исполнительному органу). Это означает, что во избежание нарушений субординации в организации рекомендуется назначать ответственным сотрудника из числа руководящих лиц, а не из рядового состава.
Часть 4 статьи 22.1 ФЗ № 152 возлагает на ответственного за организацию обработки персональных данных следующие обязанности:
- Проводить инструктаж с работниками организации по вопросам соблюдения законодательства и внутренних документов компании в части обработки личных данных.
- Осуществлять контроль за соблюдением технических и административных мер, принимаемых в организации для защиты личных данных (проверять сохранность и порядок заполнения носителей личных данных, условия и порядок доступа к ним и т. д.).
- Организовать работу по приему и обработке обращений, получаемых организацией как от граждан, так и от контрольно-надзорных органов.
Следует помнить, что данный перечень не является исчерпывающим, поэтому на ответственного могут возложить и иные обязанности, например:
- разрабатывать или участвовать в разработке внутренних документов по вопросам защиты личных данных;
- осуществлять учет носителей информации и оформлять допуски к ним.
Документы, касающиеся ответственного за организацию обработки персональных данных (приказ, должностная инструкция)
Назначение ответственного лица производится путем издания соответствующего приказа по организации. Важно подчеркнуть, что в приказе должна быть указана не только должность сотрудника, но и его инициалы. Соответственно, в случае замены такого сотрудника в приказ необходимо будет внести изменения либо подготовить новое распоряжение с данными нового сотрудника.
Вместе с тем права, обязанности и полномочия сотрудника отражаются не в приказе о его назначении, а в положении об обработке личных данных в организации и его должностной инструкции. Нормы же ТК РФ не содержат специальных требований к должностным инструкциям работников, однако в силу требований части 2 статьи 152 ФЗ № 152 такая документация должна быть утверждена отдельным распоряжением (приказом) организации.
Практикам необходимо помнить, что с 1 июля 2017 года вступили в силу изменения, внесенные в статью 13.11 КоАП, которые значительно усилили административную ответственность за нарушения, допущенные при работе с личными данными в организации. Это означает, что к деятельности ответственного лица и подготовке необходимой для его работы документации (приказа, должностной инструкции) следует отнестись со всей аккуратностью. От аккуратности же и последовательности работы ответственного лица во многом зависит весь процесс соблюдения законодательства о личных данных граждан, точное исполнение которого позволит уберечь компанию от значительных штрафных санкций.