Как производится извещение о начале отпуска
Законодательство не устанавливает определенную форму извещения о начале отпуска. Руководство компании вправе известить сотрудников о предстоящем отпуске как в устной, так и в письменной форме, соблюдая следующие условия, предусмотренные ст. 123 ТК РФ:
- Известить сотрудника необходимо заранее.
- Факт уведомления должен быть подтвержден подписью работника.
Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель может самостоятельно выбрать способ информирования работников о предстоящем отпуске.
Например, можно завести специальный журнал по уведомлению работника об отпуске по графику по образцу и фиксировать в нем каждый факт извещения работников. В таком случае сотрудник должен расписываться непосредственно в журнале.
Также отметка об уведомлении может содержаться в приказе организации о предоставлении отпуска. Важно при этом учесть, что датой извещения будет считаться тот день, когда работник поставил свою подпись в документе.
Читайте, как нумеровать приказы в организации.
Информацию об уведомлении работодатель может вносить и в график отпусков организации. Для этого он должен дополнить документ графами для отражения информации об уведомлении и подписей сотрудников.
Еще один распространенный вариант — письменное уведомление в виде отдельного документа, который выдается каждому сотруднику индивидуально. Его распечатывают на бумаге в 2 экземплярах. На обоих ставится отметка об ознакомлении и подпись сотрудника, после чего один экземпляр остается у работника, другой — в организации.
Кто имеет право на дополнительные дни к отпуску за стаж? Ответ — в другой нашей статье.
Уведомление о начале отпуска — за сколько дней
Уведомить о начале отпуска работодатель обязан заранее. Срок для уведомления установлен в ст. 123 ТК РФ.
Согласно данной норме сотрудник должен быть уведомлен о том, что он пойдет в отпуск, не позднее чем за 2 недели до его начала. Соответственно, если работодатель нарушит это правило и не уведомит сотрудника, его ждет административная ответственность за несоблюдение требований трудового законодательства.
Что, если работодатель решит уведомить сотрудника раньше чем за 14 дней? ТК РФ это допускает. Соответственно, важен сам факт уведомления сотрудника не менее чем за 2 недели до начала отпуска. На практике оно может быть вручено и в день утверждения графика отпусков.
Журнал регистрации уведомлений об отпуске
Для удобства работодателя он может составить журнал регистрации уведомлений об отпуске. Его форму можно скачать в разделе «Бланки» в начале статьи.
Данный журнал фактически является списком уведомленных об отпуске сотрудников. В нем фиксируется порядковый номер уведомления, Ф. И. О. сотрудника, его должность, дата начала отпуска.
Каждый работник ставит свою подпись о том, что он уведомлен о начале отпуска. Таким образом, на практике журнал регистрации уведомлений удобен, если в организации работает много сотрудников. Не требуется вручать личное уведомление каждому из них, а данные обо всех отпусках отражаются в одном журнале.
Удобен такой журнал и в случае проверок фирмы Государственной инспекцией труда. Чтобы доказать, что все работники уведомлены об отпусках, достаточно показать сотруднику ГИТ журнал регистрации уведомлений.
Узнайте, как отозвать работника из отпуска без последующего возврата отпускных.
Уведомление работника об отпуске по графику, образец уведомления
Уведомление в письменной форме под подпись — оптимальный вариант, который позволяет работодателю соблюсти требования законодательства и иметь на руках доказательство осведомленности работника о времени начала и окончания очередного отпуска. В документе может содержаться следующая информация:
- наименование организации;
- название и номер документа;
- дата издания уведомления;
- фамилия и инициалы работника;
- наименование должности сотрудника;
- даты начала и окончания отдыха работника;
- количество календарных дней отпуска.
На уведомлении необходимо поставить отметку об ознакомлении работника и удостоверить его подписью руководителя организации. Если работник отказывается подписать документ, работодателю необходимо составить соответствующий акт, который станет доказательством информированности сотрудника о предстоящем отпуске.
Удобно оформлять уведомление в виде шаблона: заготовки с одинаковым текстом, в который достаточно вписать данные работника и даты. Образец уведомления вы найдете в разделе «Бланки» в начале статьи.
Уведомление об отпуске, если отпуск не по графику
Уведомление необходимо составлять в случаях, когда работники отдыхают по заранее установленному графику. Несоблюдение данного требования законодательства, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением.
При этом на практике встречаются ситуации, когда сотрудники пишут заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время. Руководство предприятия может пойти навстречу, причем в таком случае нет смысла уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске. Подписи на заявлении будет достаточно для доказательства его информированности.
Мы уже рассказывали о переносе отпуска из-за производственной необходимости.
***
Правильно организованный процесс уведомления работников позволяет избежать нарушения трудового законодательства и, как следствие, возможных проблем с трудовой инспекцией в случае проверки предприятия.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Отпуск».
Источники: