Система электронного документооборота (СЭД) сегодня является неотъемлемой частью IT-инфраструктуры современного предприятия или государственной организации. Использование СЭД значительно повышает эффективность деятельности организации, увеличивает скорость решения задач внутреннего и внешнего взаимодействия.
История развития электронного документооборота в России началась еще в 1980-х годах. Крупные компании столкнулись с проблемой роста объема документооборота, что привело к постепенному внедрению систем ЭДО для оптимизации делопроизводства. Появилась возможность ускорения процессов согласования документов, составления отчетов и введения регистрационно-контрольных карточек в систему. Благодаря технологиям процесс масштабирования систем ЭДО продолжился и уже 1990-х годах их функции существенно расширились. На российском рынке стали создавать универсальные системы электронного документооборота, начали появляться первые операторы ЭДО. Данные события послужили стимулом к началу нормотворческой деятельности в сфере электронного документооборота и первым официальным документом стал Федеральный закон от 20.02.1995г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". Закон закрепил понятие «информация», «документированная информация (документ)», «средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий» и другие. Закон регулировал отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации.
На сегодняшний день в российском законодательстве нет единого нормативно-правового акта, регулирующего электронный документооборот. Отдельные направления ЭДО регламентируются разными законами, множеством приказов и постановлений Правительства.
Например, на смену утратившему силу Федеральному закону №24-ФЗ вступил в силу Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Важно отметить, что данный закон закрепляет большое количество дефиниций, в частности, определяет электронный документ как документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Также, в Законе содержатся нормы, обеспечивающие информационную безопасность и защиту данных.
Электронный документооборот в организации бывает двух видов. Внутренний затрагивает отделы компании — руководителей, юристов, бухгалтеров, разработчиков, менеджеров, HR-специалистов. Внешний служит способом обмена документами с контрагентами, государственными органами. Основным преимуществом электронного документооборота является возможность подписывать в электронной форме любой документ, если для него в законодательстве РФ нет прямого запрета на составление в электронной форме. Примером такого запрета являются: акт о несчастном случае на производстве, по одной из форм H-1, H-1ПС или H-1ЧС, приказ об увольнении работника, документ, подтверждающий прохождение работником инструктажа по охране труда. Указанные ограничения защищают интересы сотрудников, в отношении которых были нарушены трудовые права или решается спор об увольнении.
Область использования электронных подписей (ЭП) регулируется Федеральным законом от 06.04.2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Электронная подпись признается цифровым равнозначным аналогом подписи от руки. Без электронной подписи обмен с контрагентами или государственными органами актами, соглашениями, договорами, отчетностью может носить только лишь ознакомительный характер. Согласно законодательству электронная подпись бывает трех видов: простая, усиленная неквалифицированная; усиленная квалифицированная. Квалифицированная подпись создается с помощью шифровальных, криптографических средств защиты, утвержденных Федеральной Службой Безопасности России.
Состав квалифицированной электронной подписи (КЭП) и требования к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, в том числе на бумажном носителе для физических лиц, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей определяется Приказом ФСБ РФ от 27 декабря 2011 г. № 795 "Об утверждении Требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи".
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулярно подвергается внесению поправок в связи с активным развитием сферы электронного документооборота. Так, с 1 июля 2021 году государство ужесточило требования к удостоверяющим центрам (УЦ), выдающим сертификаты электронной подписи. А именно, появились новые правила аккредитации, что впоследствии значительно уменьшило количество удостоверяющих центров. Новая аккредитация стала выдаваться на 3 года. С 1 января 2022 года индивидуальные предприниматели и руководители организаций начали использовать подписи Федеральной налоговой службы, которые получить можно было в удостоверяющем центре налоговой.
Ключевым нововведением 2023 года стало обязательное использование машиночитаемых доверенностей. Машиночитаемая доверенность — это электронный документ, который используется для упрощения процесса передачи полномочий. Она представляет собой цифровую версию бумажной доверенности, оформляется в виде файла XML, который позволяет автоматизированным системам легко считывать и обрабатывать информацию, содержащуюся в доверенности и подписывается электронной подписью руководителя юридического лица или индивидуальным предпринимателем. С 1 сентября 2023 года Переход сотрудников компаний и индивидуальных предпринимателей на использование сертификатов физического лица и МЧД начался с 1 сентября 2023года. А с 1 сентября 2024 года это условие стало обязательным. Машиночитаемая доверенность обеспечивает безопасность использования электронных подписей в организациях. Прежде, документы компании могли быть заверены сотрудником - сертификат электронной подписи юридического лица содержал данные сотрудника и его принадлежность к компании. Но в таком случае не всегда возможно проверить полномочия сотрудника. Вариант использования сотрудником дубликата закрытого ключа подписи руководителя может привести к серьезным рискам для компании. Это может включать в себя мошенничество, подделку документов и другие злоупотребления. Важным требованием к системе, в которой создается машиночитаемая доверенность, является то, что она должна давать возможность отозвать ее.
Также был усовершенствован трансграничный электронный документооборот. Теперь электронные подписи иностранных юридических лиц стали признавать на основании соглашений между участниками электронного документооборота, в котором содержатся требования к электронной подписи. Также, появилась выдача сертификатов электронной подписи руководителям филиалов иностранных компаний. Такой сертификат теперь можно получить в удостоверяющем центре ФНС.
Документация и отчетность, подписанные в цифровом формате с применением электронной подписи, имеют полную юридическую силу и в бухгалтерском электронном документообороте. Так статья 9 Федерального закона от 06.12.2011г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" устанавливает возможность составления и оформления первичного учетного документа, как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Электронная подпись позволяет бухгалтеру удаленно совершать все необходимые действия, включая подачу отчётности, закрывающих документов других файлов, которые могут потребоваться контрагентам или налоговым органам. В соответствии с законодательством для подачи годовых отчётов, налоговых деклараций и других важных документов, так как форма РСВ-1 требуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Электронный документооборот в бухгалтерии обеспечивает оперативную передачу первичных документов в контролирующий орган и хранение таких файлов. Это значительно упрощает работу бухгалтера и экономит деньги компании.
Налоговый кодекс Российской Федерации разъясняет требования к электронным счетам-фактурам и корректировочным счетам-фактурам, их подписанию электронной подписью, а также представление электронных документов в налоговый орган.
Более подробно порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи утверждается Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 05.02.2021г. № 14Н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи». Форматы счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, форматы представления документа об отгрузке товаров и выполнении работ или изменении стоимости отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг для ЭДО устанавливаются приказами ФНС. Так, выставление и получение счетов-фактур в электронной форме осуществляется через операторов электронного документооборота (ОЭД), обеспечивающих обмен документами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Провайдер электронного документооборота — это организация, аккредитованная Федеральной налоговой службой, предоставляющая услуги по обмену электронными документами. Основная задача ОЭД - обеспечение юридической значимости документов, передаваемых между организациями и государственными органами. Провайдеры обладают необходимыми лицензиями и техническими ресурсами для верификации правильности работы с электронными документами.
Операторы ЭДО в России играют важную роль в развитии бизнеса и экономики страны. Они предоставляют широкий спектр услуг по обмену электронными документами, цифровой подписи, а также автоматизации бухгалтерского учёта и других процессов. Требования к провайдерам ЭДО закреплены на законодательном уровне Приказом Федеральной Налоговой Службы России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@ "Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота". Главным образом, операторы электронного документооборота должны иметь лицензию, выданную ФСБ; обеспечивать круглосуточный обмен документами в электронной форме между плательщиками и налоговыми органами; иметь средства электронной подписи; иметь программные средства, обеспечивающие обмен документами с налоговыми органами (в том числе формирование подтверждения даты отправки) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи по форматам, установленным ФНС и предоставлять круглосуточную техническую поддержку участникам информационного взаимодействия.
Существенным достоинством операторов электронного документооборота является их возможность интегрироваться с различными государственными системами мониторинга товаров. Например, это позволяет пересылать электронные документы с кодами маркировки между продавцом и покупателем и передавать информацию об этом в систему маркировки «Честный знак» относительно различных категорий товаров: молочной продукции, табачных изделий, воды, товаров легкой промышленности, обуви и многих других. Также это дает возможность участникам алкогольного рынка отчитываться о выпуске, приёмке, перемещениях и продажах алкоголя в систему контроля оборота алкогольной продукции ЕГАИС. В свою очередь, федеральная государственная информационная система «Меркурий» предназначена для учета и отслеживания оборота поднадзорной продукции, включая продукцию животного происхождения.
Система электронного оборота упрощает делопроизводство и юристам организаций, в том числе ускоряет создание, подписание и согласование документов, что особенно актуально для крупных компаний с несколькими филиалами, а также предотвращает человеческий фактор. Большое значение в работе юристов имеют автоматизированные информационные системы в судебном делопроизводстве. Примером таких систем являются информационные системы «Мой арбитр» и ГАС «Правосудие». С помощью онлайн-сервиса «Мой арбитр» можно подавать иски в арбитражные суды РФ в электронном формате, заполняя необходимые формы на сайте. Также доступна подача заявлений о вступлении в дело, отзывов и/или возражений и прочих документов. Предварительно требуется регистрация в системе. В перечень функций системы входит сервис «Электронный страж», который позволяет отслеживать изменения в деле, включая переносы заседаний, назначение новых слушаний; банк решений арбитражных судов позволяет изучить ранее завершённые дела; календарь судебных заседаний отражает текущие дела, какие стоят на повестке дня на каждый рабочий день; в картотеке арбитражных дел хранятся документы, поступающие в арбитражные суды РФ и издаваемые ими. В ряде случаев можно запросить ознакомление с материалами дела в онлайн-режиме (это доступно не со всеми судами). Государственная автоматизированная система Российской Федерации «Правосудие» (ГАС «Правосудие») — это территориально распределённая автоматизированная информационная система, предназначенная для формирования единого информационного пространства судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.
Сервис ГАС «Правосудие» обеспечивает доступ пользователей, в соответствии с их правами, к информации по делам и банку размещенных судебных решений и обеспечивает работу с обращениями - заявлениями, ходатайствами, жалобами, подаваемыми в суд в электронном виде.
Учитывая все сильные стороны электронного документооборота, очевидно, что рынок ЭДО в России продолжит активно развиваться и расширяться в ближайшие годы. Это обусловлено рядом факторов. Прежде всего, это активное продвижение цифровых технологий в бизнесе и поддержка со стороны государства. Цифравизация экономики является одной из ключевых задач правительства Российской Федерации. Внедрение новых технологий, включая применение искусственного интеллекта, блокчейна повысит функциональность систем электронного документооборота. И наконец, развитие правовой среды, а именно усиление законодательных требований к юридической значимости электронных документов и электронных подписей будет способствовать увеличению числа пользователей электронного документооборота.