Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей составляется работником по требованию руководителя. Этот документ представляет собой бумагу, в которой отражаются причины неисполнения обязанностей, возложенных на сотрудника, и обстоятельства, которые этому способствовали. Как правильно составить объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей, вы узнаете из статьи.
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей
Когда работник подписывает трудовой контракт, сотрудник отдела кадров или непосредственный руководитель должны ознакомить его с должностной инструкцией и определить круг обязанностей. Предполагается, что служащий должен исполнять эти обязанности в строгом соответствии с требованиями нормативных и локальных актов. Однако в трудовом процессе может произойти всякое, в том числе когда ситуация не зависит от действий работника; но он должен предпринять все возможные меры, чтобы предотвратить негативные последствия.
При обнаружении факта невыполнения должностных обязанностей конкретным сотрудником его руководитель составляет докладную записку на имя лица, уполномоченного рассматривать эти вопросы. Как правило, после ознакомления с запиской принимаются меры по проведению расследования в рамках рабочего процесса с целью установления виновных лиц. До окончания всех проверок с работника должны быть затребованы объяснения.
ВАЖНО! Если работник не ставил свою подпись на документах, в которых описываются его должностные обязанности, значит, он о них не знает, и соответственно, привлечь его к ответственности за их невыполнение невозможно.
Объяснительная должна быть составлена на имя непосредственного руководителя работника. Нарушение субординации и назначение адресатом документа иного начальника недопустимы.
Как составить объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей
ТК РФ предусматривает, что документ составляется в письменной форме. Однако ни примерную форму, ни образец записки законодатель не устанавливает. То есть образец может быть разработан на предприятии и утвержден локальным актом, или же объяснительная пишется работником в произвольной форме.
Рекомендуем отразить в записке:
- Ф. И. О. адресата с указанием его должности и подразделения.
- Дату и номер документа (при регистрации в специальном журнале исходящей документации отдела).
- В тексте необходимо как можно более подробно описать все обстоятельства случившегося с указанием на участвующих лиц. Безусловно, не стоит перекладывать всю ответственность на коллег, но если обстоятельства сложились таким образом, что вины работника в наступивших последствиях нет, свою вину признавать не стоит.
- Подпись, ее расшифровку и должность автора записки.
ВАЖНО! Объяснительную лучше всего передавать лицу, которое осуществит регистрацию документа, — так вы сможете доказать, что записка была отдана вовремя.
Рекомендуем отразить в тексте записки фразу о том, что подобные действия больше не повторятся, если налицо вина работника. Не стоит употреблять при составлении документа резких высказываний, угроз или излагать ложные сведения, так как после прочтения уполномоченным лицом объяснительной у него должно сложиться положительное мнение о сотруднике. Безусловно, честное описание всего процесса поднимет вас в глазах руководства, однако если вы решили обвинить коллегу в произошедшем, подумайте о том, сможете ли доказать его проступок, повлекший негативные последствия.
Таким образом, объяснительная записка, являясь документом информационного характера, должна помочь руководителю составить картину произошедшего и выяснить, чья вина в том, что произошли определенные события. Излагать всю ситуацию в документе необходимо предельно ясно и четко, так как от этого может зависеть исход дисциплинарного расследования происшествия и в последующем наложение наказания на работника.