Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка – это вид служебных документов, в котором разъясняются причины, обстоятельства совершения какого-либо нарушения. Она необходима, в первую очередь, чтобы понять, кто виноват в сложившейся ситуации, вправе ли работодатель применить к сотруднику дисциплинарное взыскание.
Когда руководитель просит специалиста составить объяснительную, отказываться от ее предоставления не следует. Поскольку письменный рассказ о произошедших событиях может помочь сотруднику отстоять свои действия. Если пояснения сопровождаются весомыми документальными доказательствами, это поможет избежать наказания, к примеру, увольнения «по статье». Имея «на руках» объяснительную, специалист вправе отстоять свою позицию в Комиссии по трудовым спорам, суде, прокуратуре при незаконных действиях работодателя.
Если же сотрудник все-таки отказывается предоставлять пояснения, обычно это автоматически означает, что он признает свою вину. А значит, работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание или уволить нарушителя.
В каких случаях составляется объяснительная
Письменные пояснения требуются при нарушении сотрудником предприятия норм трудового законодательства. Обычно составлять пояснительную приходится в следующих ситуациях:
- Невыполнение трудовых обязанностей или ненадлежащее их исполнение.
- Опоздание на работу или уход с работы раньше положенного времени.
- Отсутствие на рабочем месте.
- Неисполнение поручений руководителя работника.
- Появление на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения.
- Нарушение требований техники безопасности, которые утверждены соответствующим ЛНА предприятия.
- Другие виды нарушений трудового законодательства.
Конкретные обстоятельства рассматриваются в каждом случае индивидуально. К примеру, если сотрудник пришел на работу пьяным, обязательно потребуется медицинское заключение. Если работник появился с опозданием или отсутствовал на своем рабочем месте, но представил пояснения и документы, которые подтверждают уважительную причину, то это поможет избежать ответственности. Если уважительной причины нет, об этом также нужно написать.
Законодательные требования к объяснительным
В соответствии с требованиями статьи 189 ТК РФ каждый сотрудник обязан соблюдать дисциплину труда, то есть подчиняться правилам поведения в организации. Этот порядок определяется как ТК РФ, так и ЛНА предприятия, включая ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка), коллективный или трудовой договор.
В случае, когда специалист не исполняет добросовестно свои трудовые обязанности, а также нарушает дисциплину труда, к нему может быть применена дисциплинарная ответственность. Ее виды перечислены в статье 192 ТК РФ. Согласно статье 193 ТК РФ до применения взыскания работодатель обязан запросить у специалиста письменные пояснения происшедшему.
По закону на это отводится 2 рабочих дня. Если и по истечении 2 рабочих дней сотрудник не предоставил объяснения, то в присутствии свидетелей составляется соответствующий акт. По закону истребование пояснений является обязательной процедурой. При нарушении этого порядка, если работодатель не запросит записку или запросит ее с нарушением 2-дневного срока в меньшую сторону, сотрудник вправе оспорить привлечение к дисциплинарной ответственности.
Чтобы полностью выполнить требования статьи 193 ТК РФ, рекомендуется в письменной форме известить работника о необходимости предоставления пояснений. Документ можно составить в произвольном виде. В уведомлении нужно указать дату вручения. А сотрудник должен лично расписаться в извещении.
Обратите внимание! Непредставление работником пояснительной записки не препятствует применению к нему взыскания (статья 193 ТК РФ).
Сроки составления объяснительной записки
Как прописано в статье 193 ТК РФ, на предоставление работодателю пояснительной записки у сотрудника есть 2 рабочих дня. Это минимальный срок. По своему усмотрению работодатель может дать специалисту больше времени с учетом обстоятельств конкретной ситуации. К примеру, если требуется подготовить какие-то документы, подтверждающие невиновность работника.
Срок предоставления объяснений установлен именно в рабочих днях, не в календарных. При этом подразумеваются рабочие дни отдельного сотрудника, если его график занятости отличается от распорядка всей организации. Отсчет срока начинается со следующего рабочего дня за датой вручения специалисту уведомления. Если, предположим, уведомление вручено 17-ого ноября 2023, то пояснения нужно предоставить по 21-ое ноября 2023 включительно. Так как 18-ое и 19-ое ноября выпадают на выходные. То есть в целом у работника есть 4 дня на то, чтобы подготовить убедительные объяснения.
Обратите внимание! Когда 2-дневный срок вышел, а пояснения так и не были предоставлены, работодатель должен составить письменный акт об этом. Документ оформляется в присутствии свидетелей.
Форма объяснительной записки
Унифицированного бланка объяснительной не утверждено. Работодатели могут составить ее в произвольной форме, обязательно в письменном виде. Сотрудник пишет документ самостоятельно. Если в организации утвержден шаблон объяснительной, его можно использовать при заполнении.
Написать пояснения сотрудники могут как «на бумаге», так и на компьютере. В любом случае информация заверяется личной подписью специалиста. Форма заполняется в двух экземплярах, один из которых остается у работника после проставления отметки о получении работодателем.
Стандартный бланк объяснительной включает в себя следующие реквизиты:
- Вводная часть – здесь приводятся сведения о предприятии или ИП. Обычно указываются правовая форма, наименование, коды ИНН/КПП, юридический адрес. Дополнительно нужно уточнить, кто подает объяснительную – для этого указываются ФИО и должность работника, подразделение предприятия (при необходимости) и кому (ФИО и должность руководителя). Также можно привести контактный телефон.
- Название документа – объяснительная. В некоторых случаях можно добавить место составления.
- Основная часть – здесь нужно привести причины и факты проступка или ситуации – формулировки должны быть четкими, с приведением конкретных аргументов. При наличии письменных доказательств нужно приложить соответствующие документы. К примеру, больничный лист или справку ГИБДД о ДТП.
- Заключительная часть – удостоверяет документ личная подпись сотрудника и дата подачи объяснительной.
Работник вправе приложить к пояснениям любые документы для доказательства своей невиновности. Руководитель не может указывать, что писать в записке, какие аргументы привести, какие справки приложить в качестве доказательств. Универсального шаблона нет, текст зависит от конкретной ситуации. Ниже мы приводим образец пояснительной записки на случай опоздания на работу по причине участия сотрудника в ДТП.
Образец объяснительной записки
Скачать образец пояснительной записки на случай опоздания на работу по причине участия сотрудника в ДТП можно здесь.