В каких случаях запрашивается объяснительная
Трудовое законодательство не дает понятия объяснительной записки. По смыслу ч. 1 ст. 193 ТК РФ можно понять лишь, что это письменный документ, в обязательном порядке запрашиваемый работодателем в случае выявление дисциплинарного проступка со стороны работника. Кроме того, запрос объяснений является обязательным условием наложения дисциплинарного взыскания.
ВАЖНО! Невыполнение работодателем обязанности по истребованию объяснений до привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности является основанием для признания таких мер незаконными.
Данный факт многократно подтверждала судебная практика. Так, например, апелляционным определением Московского городского суда от 18.10.2018 по делу № 33-45651/2018 были удовлетворены требования трудящегося о восстановлении в должности. Одним из оснований принятия такого судебного решения послужило несоблюдение процедуры увольнения: не были запрошены объяснения причин нарушения трудовой дисциплины.
Опоздание не обозначено в ТК в качестве дисциплинарного проступка, но в силу подп. «а» п. 35 постановления Пленума Верховного суда РФ «О применении судами…» от 17.03.2004 № 2 оно является видом ненадлежащего исполнения работником своей трудовой функции. Отсутствие же на работе свыше 4 часов на основании подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК является прогулом и одновременно самостоятельным основанием для увольнения.
Таким образом, для работодателя при обнаружении со стороны работника опоздания на работу объяснительная является обязательным этапом на пути привлечения нарушителя трудовой дисциплины к ответственности. Работник же, согласно ч. 2 ст. 193 ТК, такое объяснение предоставлять не обязан.
Сроки представления, форма документа
Законодатель не предусмотрел сроков, когда работодателем должна быть запрошена объяснительная по поводу опоздания. Таким образом, он вправе сделать это на протяжении всего периода времени, когда сотрудник может быть привлечен к ответственности. Привлечение же, по общему правилу ч. 3 ст. 193 ТК, возможно в течение 1 месяца с момента, когда о проступке стало известно работодателю.
После официального истребования объяснений от сотрудника ему, в соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК, отводится 2 рабочих дня для их предоставления. Если работодатель не дал работнику возможности написать объяснительную и привлек его к ответственности, взыскание могут отменить.
Это подтверждается и практикой рассмотрения данных дел. В частности, апелляционными определениями Ростовского областного суда от 27.11.2018 по делу № 33-20911/2018 и Московского городского суда от 22.11.2018 по делу № 33-50085/2018.
Единого образца объяснительной по поводу опоздания на работу в законодательстве не приводится, что позволяет сделать вывод о свободной форме документа. Однако в крупных организациях и компаниях она все же может утверждаться инструкцией по делопроизводству. В качестве примера можно привести приказы Минпромторга от 28.10.2014 № 2160 и Росимущества от 22.06.2009 № 178.
Правила составления, пример объяснительной об опоздании
Конкретных правил составления документа на законодательном уровне также не устанавливается. Необходимо лишь соответствие локальным актам организации, в которой работает гражданин.
В любом случае объяснения составляются в письменной форме и заверяются подписью сотрудника. Способ изготовления при отсутствии иного требования во внутреннем акте организации — от руки или с помощью технических средств.
Анализ практики применения таких документов позволяет сформулировать общие требования к содержанию объяснительной. При составлении необходимо указать:
- должность и Ф. И. О. руководителя или иного уполномоченного лица;
- Ф. И. О. и должность сотрудника — автора объяснений;
- наименование документа (объяснительная записка, объяснения);
- обстоятельства опоздания (дата, время, причины);
- перечень прилагаемых доказательств;
- дату составления;
- подпись работника.
Также о написании объяснительных рассказывается в нашей статье «Как правильно написать объяснительную записку —образец».
Возможные причины опоздания
Все причины задержки появления на рабочем месте можно разделить на уважительные и неуважительные. Четкие законодательные критерии их разграничения отсутствуют, поэтому отнесение к той или иной категории производится в каждом случае индивидуально.
Среди уважительных причин обычно оказываются:
- попадание в пробку (если она нетипична для конкретного времени и места);
- коммунальная авария в квартире;
- дорожно-транспортное происшествие с участием работника;
- поломка машины.
Объяснения вроде «проспал» или «не сработал будильник» в большинстве случаев признаются неуважительными.
Как доказать
Поскольку от правильно составленной объяснительной может зависеть, подвергнется ли работник взысканию, требуется привести доказательства упомянутых в документе обстоятельств опоздания. Перечень доказательств зависит от конкретных причин, но лучше, чтобы они были письменными.
Так, ДТП может быть подтверждено протоколом ГИБДД или схемой аварии, составленной участниками без вызова сотрудников ДПС. Необходимость срочного устранения аварии в квартире может быть подтверждена актом управляющей организации или поставщика коммунальной услуги. Опоздание из-за пробки можно попытаться подтвердить с помощью программ навигации, а также сообщений в СМИ о пробке или ДТП.
Образец объяснительной записки об опоздании на работу
Генеральному директору
ООО «Ирис»
Иванову А. А.
от старшего слесаря
Сидорова В. В.
Объяснительная записка
Я, Сидоров В. В., опоздал на работу 12.05.2019 на 1 час, так как на дороге по пути моего следования произошла поломка автомобиля МАЗ, что вызвало многокилометровую пробку. Данное происшествие уже освещено СМИ, например изданием «Московское время». Прошу не применять дисциплинарных взысканий, поскольку моей вины в опоздании нет.
14.05.2019
Работник Сидоров В. В.: (подпись)
***
Таким образом, объяснения должны быть затребованы работодателем до привлечения к ответственности за прогул, т. к. иначе наказание может быть отменено. Работник может не предоставлять их, но наличие подтвержденных уважительных причин может спасти его от взыскания и даже увольнения.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Объяснительная записка».