Большинство компаний предпочитает ограничиваться построением внутренних правил проверки новых контрагентов. Степень благонадёжности устанавливается до заключения контракта. Уже активных контрагентов обычно не «пересматривают». И в этом заключается серьёзная ошибка! Рассмотрим 5 шагов, способных помочь бухгалтеру и генеральному директору избежать неприятностей.
В силу чего проверять нужно и действующих контрагентов тоже?
С течением времени практически у всех представителей бизнеса происходят различные события. Может стать хуже финансовое положение и сократиться объём активов, возникнуть угроза банкротства. Возможно поступление товаров, выполнение работы, оказание услуг от лица контрагента, который ранее прошел проверку, но по факту – все задачи могут решаться силами других контрагентов, которых не проверяли при заключении сделки.
Это непременно станет заметным налоговому органу, который будет проводить очередную проверку. В результате инспектор задаст вопрос о том, почему не была проявлена должная осмотрительность при выборе контрагента. В итоге может произойти доначисление налогов компании-покупателю.
Характерно, что налоговые «разрывы» чаще всего вменяют самым платежеспособным налогоплательщикам. Им же приходится доказывать свою непричастность уже в суде, а результат рассмотрения дела практически не поддаётся прогнозированию. В случае возникновения крупных сумм доначислений, которые не были оплачены, менеджмент встречается с высокими персональными рисками уголовной ответственности.
Избежать рисков поможет выполнение 5 шагов по проверке контрагентов
Не оказаться в уже описанной ситуации поможет...
- Доработка внутреннего плана мероприятий компании по проверке контрагентов. В него должны быть добавлены пункты о регулярной проверке действующих поставщиков, подрядчиков и всех других организаций, с которыми происходит взаимодействие.
- Сформировать по результатам проверки поставщиков досье каждой организации и ИП с данными, подтверждающими проведение проверки контрагента в части его добросовестности.
- Осуществлять регулярный мониторинг благонадежности имеющихся контрагентов, применяя для того специализированные профессиональные сервисы.
- Добавить в договоры с контрагентами «особые условия» – оговорки, направленные на обеспечение защиты прав и имущественных интересов сторон.
- Убрать из налогового учета результаты по отношениям с подозрительными контрагентами в части вычетов «входящего НДС» и расходов по налогу на прибыль, если в настоящий момент ещё действует договор с неблагонадежным контрагентом.
Рассмотрим каждый из этих пунктов более подробно.
Шаг 1. Меняем внутренний регламент
Методы доработки регламента компании по проверке поставщиков.
План мероприятий дополняется проверкой контрагентов на дату подписания акта выполненных работ и осуществления оплаты.
Ввести обязательную процедуру регулярной перепроверки поставщиков (не реже, чем один раз в год) на базе внутренне установленных лимитов, начиная от установленного размера оборота закупок.
Назначить сотрудников или внутренние структурные подразделения, несущие ответственность за проверку контрагентов. К примеру, отдел продаж – занимается первичным сбором информации о контрагенте, служба безопасности – проверяет контрагента по базам данных МВД, ФССП и других государственных структур, юридический отдел – проверка сделок на предмет соответствия действующему законодательству.
Ответственные работники должны быть ознакомлены с принятым регламентом, что подтверждается собственноручными подписями.
Шаг 2. Формирование досье
По результатам проверки контрагентов следует составить досье для каждой организации.
В него попадают данные, подтверждающие факт проведения проверки контрагента в части его добросовестности. Такое досье нужно обновлять с заданной периодичностью, которая зависит от сроков перепроверки контрагентов, установленных в регламенте.
Само по себе досье может стать доказательством проявления должной осмотрительности при выборе контрагента и выступать в качестве весомого аргумента в ходе урегулирования споров с налоговыми органами.
Шаг 3. Проверка благонадежности имеющихся контрагентов
Как выполнять такой мониторинг?
В досье компании должны находиться все первичные документы и документы, способные подтвердить подлинность сделки. Если это необходимо, то нужно выйти на связь с контрагентом и получить у него нужные или недостающие документы.
При обнаружении существенных рисков рекомендуется завершить взаимодействие с таким контрагентом, сформировать резервы под прогнозируемую уплату доначисленных налогов. Чтобы упростить задачу по регулярному мониторингу контрагентов и субконтрагентов рекомендуется воспользоваться специальными сервисами.
Шаг 4. Изменения условий в договорах с контрагентами
В договоры с контрагентами добавляются «особые условия» – оговорки, способные обеспечить защиту прав и имущественных интересов обеих сторон.
Это заверения и гарантии сторон о неприменении незаконных схем налоговой оптимизации, обязательства исполнять условия договора собственными силами, а при необходимости возместить имущественные потери и убытки, возникающие в силу доначисления налогов по вине какой-то из сторон.
Алгоритм работы этих оговорок выглядит примерно так: если налоговики находят расхождения по НДС (его часто именуют термином «разрыв») организация получает информационное письмо.
Возможно развитие событий по двум сценариям:
- урегулирование «разрыва» с контрагентами и их контрагентами на добровольных началах;
- несогласие контрагента или субконтрагентов урегулировать «разрыв». Тогда у покупателя возникает право удержать в силу предстоящих платежей данному контрагенту сумму «разрыва» и после этого своими силами возместить ущерб.
Шаг 5. Меры снижения уровня рисков
Если контракт с неблагонадежным контрагентом всё же был подписан – необходимо исключить из налогового учета финансовые итоги хозяйственной деятельности, связанной с отношениями с недобросовестным контрагентом в области вычетов «входящего НДС» и расходов по налогу на прибыль.
Если организация получила информацию о недобросовестности контрагента уже после сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности, следует в самый короткий период уточнить свои налоговые обязательства и сдать уточненные декларации, а кроме этого уведомить налоговиков о шагах, выполненных в целях уменьшения данного риска.