Нормативы списания ГСМ — зачем нужны и где их взять
ГСМ (горюче-смазочные материалы) — это тот ресурс, без которого автотранспорт не может функционировать. Основная доля расходов в нем отводится топливу, которое в зависимости от вида транспорта может быть представлено:
- дизельным топливом;
- бензином;
- керосином;
- природным или сжиженным газом.
Юрлица и ИП, имеющие такой автотранспорт в собственности или владении (в аренде) и осуществляющие его эксплуатацию в целях своей основной, направленной на получение дохода деятельности, должны по мере расходования ГСМ производить дозаправку авто горючим. И чаще всего эту операцию осуществляет сам водитель в специально оборудованных для этого местах — на заправочных станциях, не контролируемых налогоплательщиком.
НК РФ не ограничивает объемы ГСМ, которые могут быть включены в расходы, учитываемые при определении налогооблагаемой базы по прибыли или УСН, но требует эти расходы обосновать (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875).
Поэтому установление нормативов списания ГСМ преследует несколько целей:
- вводится контроль того, насколько расходы на приобретение этого вида ТМЦ для конкретного автотранспорта соответствуют необходимым для его нормальной работы;
- определяются те объемы списания ГСМ, которые без лишних вопросов со стороны проверяющих можно отнести в расходы при расчете базы по прибыли или УСН-налога;
- появляется возможность анализа и планирования расходов на топливо, а следовательно, и оптимизации их.
Нормы списания ГСМ в 2018 году каждый из налогоплательщиков может разработать самостоятельно. Однако существуют утвержденные Минтрансом России нормы списания ГСМ (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р), устанавливающие не только базовые объемы расхода горючего для транспорта каждой определенной модели и марки при работе в определенном технологическом режиме (что важно для специализированной автотехники), но и те показатели, которые оказывают влияние на расход горючего, с указанием степени этого влияния.
Разрабатывая свои нормы, налогоплательщик может взять нормы Минтранса за основу или создать свои совершенно автономно от них. Если же по имеющемуся авто нормы в документе Минтранса отсутствуют, то их однозначно придется разработать самостоятельно. Но в любом случае применение выбранных норм налогоплательщику придется утвердить внутренним документом.
Показатели, существенные для объема списания (срок эксплуатации автомобиля и др.)
Базовая норма расхода горючего устанавливается в количестве его литров, расходуемых на 100 км пробега автотранспорта. Для специализированных авто, дополнительно оборудованных техникой, работающей на том же топливе, существует еще одна норма, отражающая расход, обеспечивающий работу этого оборудования. Она указывается в литрах на 1 час работы.
Однако объем расхода ГСМ определяют еще и множество иных факторов, которые в основном приводят к увеличению этого объема, но могут служить и основанием для снижения расхода. В первую очередь, это факторы, которые отражают варианты нормальной работы (загрузка грузом или пассажирами, наличие прицепов/полуприцепов и их вес или загрузка) и приводят к необходимости деления норм на:
- базовые, отвечающие стандартному снаряжению авто конкретного вида, обычному для него топливу, типовым условиям эксплуатации;
- транспортные, учитывающие грузоподъемность, конкретный вес груза или нормальную загрузку пассажирами; для грузовых авто их устанавливают в литрах на 100 тонно-километров.
Каждая из этих норм корректируется на поправочные коэффициенты, отражающие реальные условия эксплуатации. Повышающие их значения (с необходимой детализацией в зависимости от градации, применяемой для конкретного фактора) установлены для работы:
- в горной местности;
- в крупных населенных пунктах;
- с частыми остановками;
- с пониженной скоростью при движении;
- при обкатке нового или прошедшего ремонт авто;
- при перегоне или буксировке;
- без учета транспортной составляющей перевозок;
- в качестве специального или технологического транспорта;
- в условиях отсутствия дорог;
- в период чрезвычайных климатических явлений.
Учитывают при использовании повышающих коэффициентов для списания ГСМ также срок эксплуатации автомобиля и его пробег. Увеличение нормы возможно на величину:
- до 5% при сроке использования, превышающем 5 лет, или пробеге свыше 100 тыс. км;
- до 10% при сроке использования, превышающем 8лет, или пробеге свыше 150 тыс. км.
Кроме того, повысить норму позволяют:
- учебная езда;
- применение кондиционера или установки «климат-контроль»;
- наличие дополнительного оборудования (например, рефрижераторов);
- невозможность выключения двигателя в пунктах погрузки-разгрузки;
- работа в холодное время года (в зависимости от региона);
- необходимость перемещений для осуществления техобслуживания;
- увеличение собственной массы авто.
Снизить норму можно, когда:
- собственная масса авто уменьшена;
- работа ведется на несложных трассах в слабохолмистой местности.
Применяемые коэффициенты можно суммировать с учетом отражающего их суть знака (повышающие или понижающие).
Формула списания по Минтрансу
В распоряжении АМ-23-р Минтранс приводит не только величину норм и пределы возможных их корректировок, но и формулы списания ГСМ по норме, давая 6 их вариантов в зависимости от того, для автотранспорта какого вида они будут использоваться:
- легковых авто;
- автобусов;
- грузовых бортовых авто, тягачей и фургонов;
- самосвалов;
- специализированных авто — для них указаны 2 формулы: для выполняющих работу во время стоянки и для делающих ее в процессе движения.
Каждая из формул учитывает специфику работы транспорта соответствующего вида, вследствие чего формула:
- для легкового авто оказывается самой простой, в которой взятая из справочника норма делится на 100, умножается на фактический пробег и на поправочный коэффициент;
- для автобуса содержит дополнительное слагаемое, отражающее расход топлива на использование отопителя с учетом времени его работы;
- для грузовых авто (кроме самосвалов и специализированных) использует 3 значения нормы (на пробег самого автомобиля, на массу прицепа/полуприцепа и на транспортную работу), применяемых каждый к своему показателю, и сумма этих произведений затем делится на 100 и умножается на поправочный коэффициент;
- для самосвалов также задействует 3 значения нормы (на транспортную работу самого самосвала, на массу его прицепа/полуприцепа и на каждую ездку с грузом), но деление на 100 и поправочный коэффициент применяются к сумме произведений, полученных от первых 2 видов норм, а расчет от 3-го является дополнительным к этой сумме слагаемым;
- для специализированных авто, выполняющих работу во время стоянки, содержит корректируемую на поправочный коэффициент сумму расчетов, сделанных от нормы на пробег, деленной на 100 (можно дополнить его расчетом от нормы по перевозке груза), и от норматива на работу спецоборудования;
- для специализированных авто, делающих работу во время движения, тоже формируется как корректируемая на поправочный коэффициент сумма расчетов, но здесь она вся будет делиться на 100 и составится из умноженных на соответствующие им показатели нормы на пробег и нормы на пробег при выполнении работы.
Таким образом, расчет, который выполняется по нормам Минтранса, не так уж и прост. И хотя примеры подобных вычислений приведены в документе этого ведомства, устанавливающем нормативы, лучше систематизировать все данные, относящиеся к имеющемуся в наличии автотранспорту, постаравшись свести к минимуму возможность возникновения ошибок в расчетах.
Образец таблицы, учитывающей данные расчета
Оптимальным способом ежемесячной систематизации данных по автотранспорту является таблица Excel, сводящая воедино сведения о:
- автотранспорте, имеющемся в наличии (его вид, марка, госномер, год выпуска);
- видах используемого им топлива;
- всех применяемых поправочных коэффициентах и итоговом их значении для конкретного авто;
- всех необходимых для расчета нормах по транспорту каждого вида;
- полученных за месяц показателях, к которым будут применяться соответствующие нормы (пробег, время работы спецоборудования, масса прицепа, вес груза, пробег с грузом или при выполнении работы, число ездок);
- полученному по расчетной формуле объему нормативного топлива определенного вида;
- фактическом расходе топлива и возникших в сравнении с расчетом по норме разницах;
- итоговых величинах расходов (нормативного, общего, излишне израсходованного).
В таблице также может присутствовать графа «Примечание», поясняющая допускаемый в каких-либо конкретных ситуациях перерасход топлива. А сам транспорт можно сгруппировать по видам используемого им топлива.
Вариант образца таблицы списания ГСМ по нормам смотрите на нашем сайте.
***
Нормирования расходов на топливо для служебного автотранспорта НК РФ не требует. Однако с его помощью не только становятся обоснованными списываемые в затраты объемы горючего, но и осуществляется контроль над расходованием. Нормы можно разработать самостоятельно или использовать утвержденные Минфином России. Документ Минфина помимо норм приводит значения поправочных коэффициентов к ним, а также формулы и примеры расчета для разных видов автотранспорта. Для применения на практике данные, используемые в расчете, лучше помесячно систематизировать, сводя их в единую таблицу.