Накладная: правила заполнения
Обычная накладная может быть использована, например, при получении товара со склада поставщика.
|
|
В этом случае документ передается покупателю и включает в себя следующие разделы:
- Номер и дата документа.
- Наименование грузополучателя и грузоотправителя.
- Документ, который является основанием для отпуска товара (например, договор поставки).
- Наименование товара, количество, единица измерения, общая сумма поставляемого товара.
- Роспись, расшифровка и должность лица, которым разрешен отпуск товара.
- Роспись, расшифровка и должность лица, отпускаемого товар.
- Роспись, расшифровка и должность лица, получаемого товар.
- Печати сторон.
Обычная накладная (бланк скачать вы можете здесь) должна быть составлена в 2 экземплярах, потому что тот документ, который остается у продавца (поставщика), служит основанием для списания проданных материальных ценностей, а тот, который получает покупатель – основанием для оприходования товара.
Накладная (образец): кто имеет право на ее подпись?
Все первичные документы, по общему правилу, должны подписываться руководителем организации или главным бухгалтером. Но в организации может быть издан приказ о праве подписи накладной за директора по согласованию с бухгалтером.
Накладная (бланк): что делать, если она неправильно заполнена?
Если в бумажном варианте обычной накладной были допущены ошибки, то стороны могут исправить их на месте, путем внесения соответствующих изменений. Ненужная информация зачеркивается, взамен пишется правильная, и рядом ставятся подписи сторон с датой исправления.
Но в большинстве случаев стороны просто выписывают новый документ взамен испорченной накладной.
Если накладная составлена в электронном виде, то правила исправления допущенных ошибок стороны определяют самостоятельно, так как они не установлены никаким нормативным актом.
Электронная накладная
Составление накладной в электронном виде ничем не отличается от ее бумажного аналога. Разница состоит лишь в том, что в электронном виде накладная составляется в 1 экземпляре, но в 2 файлах.
При подписании электронной накладной используется электронная цифровая подпись.
Храниться электронная накладная должна обязательно в электронном виде, либо на каком-то определенном компьютере, либо на сервере организации.
При получении товара, например, водителем, нет необходимости распечатывать электронную накладную (ее просто отправляют в электронном виде покупателю); ему достаточно отдать лишь товарно-транспортную накладную.