Считается ли однодневная поездка командировкой
В положении «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — положение № 749), минимальное количество дней командировки не определено. Это означает, что любой случай отъезда сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения определенных функций в интересах предприятия вне места его постоянной работы будет считаться командировкой.
При этом в абз. 3 п. 3 положения № 749 указывается, что если деятельность сотрудника и так связана с постоянными отъездами либо работа имеет связанный с частыми поездками характер, то любая служебная поездка не является командировкой.
Как рассчитать суточные за один день командировки
Согласно ст. 167 ТК РФ командированному сотруднику гарантируются:
1. Сохранение среднего размера заработка, который рассчитывается исходя из размера среднедневного заработка.
В соответствии с п. 9 положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — положение № 922), среднедневной заработок рассчитывается по формуле:
(ЗПод + Пр) / Дфо,
где:
ЗПод — размер зарплаты за фактически отработанные в расчетном периоде дни в рублях;
Пр — сумма премий и вознаграждений в рублях (п. 15 положения № 922);
Дфо — отработанное за расчетный период время в днях.
Командированному, работающему по совместительству, сохраняется средний заработок, получаемый от работодателя, направившего его в однодневную командировку. Если же совместитель отправился в командировку по решению обоих работодателей, то заработок сохраняется по двум местам работы. При этом компенсационные расходы выплачиваются двумя работодателями в согласованных ими частях (п. 9 положения № 749).
2. Компенсация всех расходов, понесенных в связи со служебной необходимостью во время командировки.
К таким расходам относятся:
- непосредственно имеющие отношение к командировке расходы, подтвержденные сопроводительными документами;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства, — суточные.
Размер суточных устанавливается работодателем самостоятельно, но не меньше минимального. Для госучреждений минимальный размер суточных составляет 100 руб. (подп. «б» п. 1 постановления Правительства от 02.10.2002 № 729). Но предприятие может увеличить этот размер за счет своих внутренних резервов. Что касается частных компаний, то размер суточных может быть любым, при этом не облагаемый НДФЛ и страховыми взносами максимум составляет 700 руб. по внутрироссийским командировкам и 2500 руб. по зарубежным командировкам (абз. 12 п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
Полагаются ли суточные за однодневную командировку
Ответить на вопрос о правомерности расчета суточных за однодневную командировку без углубления не только в нормативные акты, но и в сложившуюся судебную практику довольно сложно.
Что такое суточные
В соответствии с пп. 10, 11 положения № 749 под суточными понимаются затраты, связанные с оплатой услуг по проживанию командированного, когда он находится в командировке по служебной необходимости. При этом в абз. 4 п. 11 положения № 749 уточняется, что если сотрудник, находясь в командировке, может в тот же день вернуться домой, то суточные ему не выплачиваются.
Аналогичное правило действует и в отношении работников частных организаций. Так, согласно ст. 168 ТК РФ под суточными понимаются дополнительные расходы, связанные с проживанием по адресу, который не совпадает с местом постоянного жительства командированного. Такое же определение понятия «суточные» поддержали и судьи Верховного суда России в своем определении от 26.04.2005 № КАС05-151. И если сотрудник, отправленный в командировку, может ежедневно приезжать домой, то суточные ему не полагаются.
Когда выплачиваются суточные
В п. 11 положения № 749 оговаривается такой момент — если руководитель компании примет решение, что сотруднику, отправленному в однодневную командировку, возвращаться в тот же день домой нецелесообразно по причине плохих условий транспортного сообщения, долгой дороги домой, из-за чего работник не сможет нормально отдохнуть перед выходом на работу, тогда суточные будут выплачены.
И пойти на такое решение работодателя заставляет необходимость выполнения своих обязанностей, прописанных в ч. 2 ст. 22 ТК РФ. К ним относится и обязанность обеспечения сотруднику приемлемых бытовых условий, связанных с выполнением последним своих трудовых функций.
Особенности выплаты суточных при однодневных командировках
Несмотря на неясности в законодательстве, на практике суточные при однодневных командировках в 2020-2021 годах, как правило, компенсируются. Так, многие компании под суточными подразумевают расходы командированных сотрудников на питание и иные траты, которые возмещаются работодателем.
При этом контролирующие органы, проверяя законность отражения расходов в налоговом учете, с выводом работодателей не согласны и требуют исключить из возмещаемых сотруднику расходов на командировку затраты на питание. Оспаривая мнение налоговиков (которое, как правило, отображается в акте проверки) в суде, предприятия-налогоплательщики могут полагаться на благоприятное решение спора.
Существует положительная судебная практика по данному вопросу, в которой судьи приходят к выводу, что работодатели могут заменить суточные оплатой питания командированных, в т. ч. в однодневных командировках. Такие выводы содержатся, в частности, в постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12, а также в ряде решений федеральных судов (например, постановление ФАС Московского округа от 16.07.2007 № КА-А40/6799-07). Судьи считают, что отправленный по распоряжению руководителя (а не по своей воле) в командировку сотрудник несет дополнительные расходы, связанные в том числе с оплатой питания. Дополнительные расходы, связанные со служебной командировкой и осуществленные с ведома или разрешения работодателя, подлежат возмещению согласно ст. 167, 168 ТК РФ и не являются доходом работника.
Налоги и взносы с суточных при однодневной командировке
Во избежание разногласий с налоговой инспекцией в вопросе, какие расходы следует или не следует считать суточными, важно правильно рассчитать налоги и правильно оформить существующие расходы, которые, как известно, уменьшают налогооблагаемую базу.
Какими документами оформляются суточные командированных на 1 день сотрудников
Что касается правильного документального оформления, то работодатель должен в локальном нормативном акте подробно описать все нюансы по расчету и оплате суточных и иных расходов сотрудников во время их пребывания в однодневных командировках.
В ст. 168 ТК РФ имеется указание, что порядок и размер возмещаемых командированным работникам расходов должны быть прописаны в коллективном договоре или ином локальном документе. К последнему можно отнести принятие положения о командировках на предприятии. Указанное положение должно быть утверждено приказом руководителя.
Как составить положение о командировках, вы можете прочитать в нашей статье.
Обоснование сотрудником понесенных им трат, связанных с выполнением служебного задания в командировке, может содержаться в служебной записке, предоставляемой работодателю при возвращении из командировки с приложением всех подтверждающих документов.
Правила удержания налогов и страховых взносов при учете расходов на выплату суточных
- Налог на прибыль.
При отображении суточных в составе расходов при расчете налога на прибыль налогоплательщик должен помнить, что их целесообразно отображать как иные расходы, связанные с реализацией/производством (подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).
По вопросу учета при налогообложении прибыли компенсационных выплат взамен суточных при однодневных командировках мнение Минфина и ФНС уже долгие годы остается неизменным. Такие выплаты можно учесть в расходах только при условии их документального подтверждения (письма Минфина от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005, от 26.05.2015 № 03-03-06/30062). При этом Минфин акцентирует внимание на том, что приказ о направлении в командировку и служебное задание не являются документами, подтверждающими фактически произведенные расходы.
- НДФЛ.
Если командированный сотрудник предоставит по возвращении из однодневной командировки все подтверждающие документы по своим тратам в служебных целях, то удерживать НДФЛ с суточных не потребуется.
Если же документы по какой-либо причине не могут быть предоставлены, то от удержания налога с доходов физлиц освобождается размер суточных (т. е. компенсационных расходов, связанных с командировкой), который не превышает 700 руб. для командировок внутри страны (письмо Министерства финансов от 01.03.2013 № 03-04-07/6189). Вместе с тем в письме от 17.05.2018 № 03-15-06/33309 Минфин указал, что выплаты при однодневных командировках нельзя квалифицировать как суточные, поэтому не облагать их НДФЛ можно только при наличии документального подтверждения. Таким образом, возможно, налогоплательщику придется отстаивать свою точку зрения в суде, апеллируя к постановлению Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12. - Страховые взносы.
Выплаты, произведенные командированному в виде сохраняемого за ним среднего заработка, облагаются страховыми взносами. Что касается компенсационных выплат командируемому на 1 день сотруднику, то и ФСС, и Минфин настаивают, что такие выплаты облагаются страховыми взносами (письма Фонда соцстраха от 02.07.2013 № 15-03-14/05-6357, Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).
В то же время если налогоплательщик решит оспорить решение контролирующих органов о доначислении страховых взносов с суточных при однодневной командировке в суде, то у него есть возможность полагаться на благоприятное для себя решение суда. В определении ВАС России от 14.06.2013 № ВАС-7017/13, а также в ряде решений арбитражных судов (например, постановлении АС Поволжского округа от 09.11.2018 № Ф06-38703/2018), содержится вывод, что выплаты, носящие компенсационный характер, не подлежат обложению страховыми взносами. Однако следует учитывать, что сложившаяся в настоящее время судебная практика относится к периоду действия закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ.
В абз. 4 п. 11 положения № 749 четко указывается, что если командированный на один день работник имеет возможность в тот же день вернуться домой (к своему основному месту жительства), то ему не положена выплата суточных. Но на основании ст. 168 Трудового кодекса работодатель вправе предусмотреть в коллективном договоре или ином локальном акте (к примеру, в положении о командировках) возможность компенсационных выплат взамен суточных даже за те командировки, из которых командированный может в тот же день вернуться домой.
***
Размер суточных для сотрудников, направляемых в командировку на 1 день, устанавливается в каждой компании индивидуально. Он должен быть не меньше минимального: для госучреждений это 100 руб., а для других предприятий — любой.
***
Больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».