Документы для оформления командировки в 2020-2021 годах

Всё о сроке командировки, расчет с примерами

Оформление командировки в 2020-2021 годах следует начать с определения ее срока, от которого зависят размер аванса и отражение рабочего времени в табеле. Минимальным сроком командировки считается один день, предельная же ее продолжительность законом не ограничена. Правда, бессрочную командировку оформить тоже нельзя, исходя из ее определения в ст. 166 ТК РФ как поездки с определенным сроком.

Командировка начинается в день отъезда работника, а оканчивается в день его возвращения на рабочее место. Порядок определения этих моментов регламентирован в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

При этом применяются следующие правила:

1. Днем отъезда считается день отбытия транспорта (автомобиля, самолета и т. д.) с места работы (из населенного пункта, где расположен работодатель).
2. Убытие транспорта до 24:00 включительно означает начало командировки текущим днем, после — следующим. Например, если самолет вылетает из аэропорта 10 октября в 23:30, началом командировки считается 10 октября.
3. Если место убытия транспорта находится вне населенного пункта, нужно учесть также время следования к этому месту. Например, если самолет вылетает из аэропорта, расположенного вне черты города, 5 ноября в 00:30, но при этом сотрудник вынужден выехать в аэропорт 4 ноября в 22:00, началом командировки считается 4 ноября. Дата, указанная в проездном документе (5 ноября), в этом случае не имеет значения.
4. День приезда определяется аналогично.

Как правильно оформить командировку

Для оформления командировки в 2020-2021 годах документ требуется лишь один — письменное распоряжение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения). Требований к оформлению такого распоряжения закон не содержит, на практике оно, как правило, оформляется приказом. Работодатель полномочен использовать как утвержденные формы приказов № Т-9 и № Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), так и формы, разработанные самостоятельно.

При этом в любом случае в приказ включаются следующие данные:

• сведения о работодателе (наименование);
• сведения о работнике (Ф. И. О., подразделение, должность);
• указание места назначения командировки;
• указание даты начала/окончания командировки и ее итоговую длительность;
• указание цели командировки;
• отметки о факте использования работником для проезда к месту назначения своего либо служебного транспорта.

Приказ подписывается лицом, которое на основании устава (первый руководитель) либо по доверенности обладает правом подписи таких документов. Если в командировку убывает руководитель организации, он вправе сам подписать соответствующий приказ, выступая как представитель работодателя по отношению к работникам (пусть даже к самому себе).

Подробнее о правилах оформления приказа на командировку можно почитать в нашей статье.

При необходимости работодатель может установить в локальном акте обязательность по оформлению и других документов (командировочного удостоверения, служебной записки, служебного задания).

Оформляем и оплачиваем аванс

Как следует из п. 10 Положения, аванс необходимо выдать в сумме, достаточной для возмещения:

• проездных расходов;
• затрат на жилье;
• дополнительных расходов (суточных).

Кроме того, в силу ч. 1 ст. 168 ТК РФ работодатель может возмещать и иные траты, произведенные с его ведома (например, оплату услуг связи), в том числе авансом.

Указания о порядке расчета аванса, за исключением одной из его составляющих — суточных, в законе отсутствуют. На практике распространено составление сметы, которую подписывают главбух и руководитель компании.

Закон не запрещает перечислять аванс на зарплатную банковскую карту сотрудника, хотя он может быть выдан и наличными под отчет.

Выдача аванса наличными производится в соответствии с указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У:

1. На выдачу наличных денег под отчет оформляется распорядительный документ за подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) либо командированный пишет заявление в произвольной форме с просьбой выдать ему аванс наличными денежными средствами (обязательно указание суммы аванса и срока, на который выдаются деньги).
2. В случае оформления заявления, оно подписывается работником и его руководителем.
3. Оформляется расходный кассовый ордер (следует использовать форму КО-2, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Порядок оплаты суточных

За каждый день командировки работодатель должен оплатить в составе аванса расходы, которые могут возникнуть у командированного в связи с нахождением не по месту постоянного жительства, то есть суточные. При этом закон не содержит исключений для нерабочих и праздничных дней, а также дней, когда сотрудник находился в пути. Кроме того, выплатить суточные придется, даже если у работника наступит временная нетрудоспособность в командировке либо произойдет вынужденная остановка (при наличии подтверждающих эти обстоятельства документов).

Размер суточных определяется каждым работодателем самостоятельно. Его можно закрепить в коллективном договоре или любом другом локальном акте компании, например положении о командировках. Однако следует учитывать, что максимальный размер суточных, не облагаемый НДФЛ и страховыми взносами, как следует из абз. 12 п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ, составляет:

• 2500 руб. — для заграничных поездок;
• 700 руб. — для командировок по РФ.

Если работник направлен в командировку по РФ на один день либо в пределах одних суток, суточные ему перечислять не нужно. Суточные — это целевые выплаты, направленные на возмещение расходов, возникающих из-за проживания сотрудника не по месту жительства. В однодневной командировке таких расходов не предполагается (абз. 4 п. 11 Положения). Исключение сделано только для заграничных однодневных командировок: работодатель в этом случае должен оплатить 50% суточных, предусмотренных для длительных служебных поездок.

Как оформить сотруднику продление командировки, отзыв из командировки

Регламентация действий по продлению командировки в законе отсутствует. Наиболее соответствует законодательству следующий порядок действий:

1. Получение согласия работника (в письменном виде) на продление служебной поездки, если он относится к категории работников, направляемых в командировку только с такого согласия (беременные женщины, инвалиды, несовершеннолетние сотрудники).
2. Издание приказа о продлении командировки. Утвержденной формы такого приказа нет, важно лишь помнить, что целесообразно отразить в нем причины продления служебной поездки, установить новый срок ее завершения, а также (при необходимости) новый срок выполнения отдельных поручений.
3. Уведомление сотрудника о продлении командировки. Сделать это можно путем направления ему приказа посредством факса, электронной почты и т. д. С оригиналом приказа сотрудника нужно ознакомить под расписку по возвращении.

Расходы, возникшие в связи с продлением командировки, должен оплатить работодатель. Если аванса для покрытия дополнительных расходов недостаточно, заставлять работника расходовать личные денежные средства работодатель не вправе. Поручение выплатить работнику деньги на возникающие в связи с продлением командировки расходы можно отразить в приказе о ее пролонгации.

В подобном порядке, за исключением п. 1, можно оформить и отзыв работника из командировки: издать приказ об отзыве из командировки и уведомить об этом сотрудника.

Как в командировке оплачивается рабочее время

За весь срок командировки зарплата сотруднику не начисляется. За рабочие дни, выпадающие на период командировки, работодатель выплачивает командированному средний заработок (ст. 167 ТК РФ). За выходные или праздники командированному положены только суточные.

Однако есть случаи, когда произвести оплату за праздники и выходные дни, приходящиеся на командировку, все же следует:

1. Если командированный в такой день привлекался к работе (п. 5 Положения).
2. Если такой день совпал с днем отъезда в командировку или возвращения из нее либо с днем нахождения его в пути к месту командировки или обратно (п. 1 письма Минтруда от 25.12.2013 № 14-2-337).

Порядок оплаты в таких ситуациях имеет свои особенности. Так, работодатель может:

• оплатить день в соответствии со ст. 153 ТК РФ минимум в удвоенном размере;
• по желанию сотрудника произвести оплату, как за обычный рабочий день, предоставив ему также дополнительный неоплачиваемый выходной день.

Вопрос о выходе сотрудника на работу в день отъезда или прибытия из командировки должен решаться по согласованию с работодателем (абз. 5 п. 4 Положения), хотя в любом случае за указанные дни работнику положены суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) и средний заработок (абз. 1 п. 9 Положения, ст. 167 ТК РФ). При этом, исходя из смысла абз. 5 ч. 1 ст. 21 ТК РФ, у работника есть неоспоримое право на получение зарплаты, в том числе зависящей от количества выполненной работы. Таким образом, смыслу закона и интересам работника будет соответствовать выплата еще и зарплаты за отработанные часы в день отбытия в командировку или возвращения из нее.

Оформление авансового отчета, служебной записки

После командировки у работника есть 3 рабочих дня на то, чтобы оформить авансовый отчет, сдать его работодателю и произвести окончательный расчет (п. 26 Положения).

Если работник в итоге потратил сумму, превышающую аванс, то перерасход при наличии подтверждающих документов ему должен быть возмещен. И напротив, неизрасходованную сумму работник обязан вернуть работодателю. При определенных условиях последний полномочен произвести соответствующие удержания из зарплаты сотрудника (ч. 2–3 ст. 137 ТК РФ):

1. Если прошло не более месяца с момента истечения срока возврата неизрасходованной части аванса.
2. Если у сотрудника не имеется возражений относительно размера и оснований удержаний.

Целесообразно в таком случае сначала взять с работника письменное согласие на удержание, затем издать приказ об удержании и только после этого удержать необходимую сумму. Если сотрудник не согласен с размером либо основанием удержания, получить деньги работодатель может только через суд.

Иногда работник обязан после возвращения из командировки составить также служебную записку. Это касается случаев использования для проезда служебного или личного транспортного средства, а также транспорта, принадлежащего третьим лицам. В записке отражается фактический срок пребывания в командировке; к ней прилагаются подтверждающие использование транспорта документы: чеки, квитанции, путевые листы и т. д. (абз. 2 п. 7 Положения).

***

Таким образом, приказ работодателя действительно является единственным обязательным для оформления командировок документом в 2020-2021 годах, если сам работодатель не установит обязательность оформления иных документов.

Работнику же потребуется составить авансовый отчет c приложением подтверждающих расходы документов, в частных случаях — заявление на аванс, заявление о согласии на удержание неизрасходованного аванса, служебную записку и другие документы в зависимости от конкретной ситуации.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».