Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность – это электронный аналог бумажной доверенности, который заверен с помощью КЭП сотрудника предприятия или ИП. МЧД создается в формате XML, применяется при подписании документов по доверенности. Руководителю организации машиночитаемая доверенность не требуется, поскольку он использует для заверения ЭЦП юрлица. Другие работники предприятия подписывают нужные документы своими личными квалифицированными ЭП.
МЧД хранится в одной из информационных систем. По общепринятым правилам при заверении электронного документа представителем он подается в составе пакета таких документов. До 31-ого августа 2024 года представитель не обязан использовать МЧД, если он использует квалифицированную ЭП, которая соответствует установленным требованиям.
Когда нужно применять МЧД
Такая доверенность необходима ИП или представителю организации для получения различных государственных услуг. В том числе с помощью машиночитаемой доверенности можно подписывать отчеты в фонды и налоговые органы, получать требования из СФР, ИФНС, обмениваться с контрагентами накладными, счетами, подавать документы для участия в торгах и т.д.
Наличие МЧД позволяет автоматизировать процесс проверки полномочий представителя компании. В соответствии с нормами пунктов 2, 2.2 части 1, пункта 2 части 2 статьи 17.2, пункта 2 статьи 17.3 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011, применять такую доверенность нужно, если представитель подписывает электронные документы своей КЭП (квалицированная электронная подпись). Но из этой нормы есть исключения.
Так, разрешено не использовать МЧД в переходный период, который установлен до 31.08.2024. Данное исключение действует в следующих случаях:
- Если представитель компании применяет ее КЭП, а в сертификате подписи в качестве владельца обозначен и этот представитель-физическое лицо.
- Если представитель индивидуального предпринимателя использует свою КЭП.
При этом квалифицированные сертификаты указанных подписей должны быть выданы не позже 31.08.2023 года УЦ, который аккредитован после 01.07.2020. Срок действия сертификата должен быть не позже 31.08.2024. В противном случае срок действия все равно принимается до 31.08.2024.
В каком порядке оформляется МЧД
Оформление машиночитаемой доверенности выполняется с учетом требований гражданского законодательства (часть 1 статьи 17.5 Закона № 63-ФЗ). Чтобы выдать МЧД, следует создать электронный документ строго определенной формы. Такие формы могут размещаться уполномоченными лицами на следующих ресурсах:
- Операторами информационных систем (муниципальных и государственных) – на официальных сайтах при условии последующего представления через эти системы.
- Банком России на своем официальном сайте – при оформлении МЧД, которые выдаются участниками финансового рынка.
- Федеральной нотариальной палатой России на своем официальном портале – при оформлении тех доверенностей, что удостоверяют нотариусы.
В случае, когда соответствующие формы МЧД не определены и не размещены, необходимо использовать ту форму, которую Минцифры РФ размещает на Госуслугах (часть 1 статьи 17.5 Закона № 63-ФЗ). Для удобства пользователей ФНС РФ разработала портал самообслуживания на своем официальном сайте. С помощью этого инструмента можно формировать МЧД для взаимодействия контрагентов между собой с функцией передоверия.
Подписывается МЧД посредством КЭП. Разрешено использовать подписи юрлица; нотариуса, который ее удостоверяет; ИП; филиала/представительства зарубежной компании; участника финансового рынка; лица, который действует на основании права передоверия.
Форма МЧД должна соответствовать требованиям Приказа Минцифры России от 18.08.2021 N 857. Дополнительные критерии могут устанавливать операторы федеральных ГИС. Формат МЧД – XML. В доверенности должны быть указаны ее номер, название, данные о доверителе и представителе, дата совершения МЧД, срок ее действия, перечень и идентификатор полномочий представителя, сведения об информационной системе, УКЭП, отметка о возможности передоверия (пункт 2 требований по Приказу N 857).
Как работать с МЧД
МЧД создают, передают и хранят в едином формате, читаемом программами. Распечатывать МЧД не надо. Хранится доверенность в соответствующей информационной системе. К примеру, в той, где документ был подписан и передан. Или в системе ЕСИА, операторов ЭДО, УЦ, федеральных органов.
Сервисы, в которых можно создавать доверенность, есть у Социального фонда России и налоговых органов. В целях обмена документами с контрагентами предприятие может формировать МЧД на сайте Госуслуг или ФНС. Также такие сервисы предлагают разработчики бухгалтерского программного обеспечения. Размещать доверенность в системе должен доверитель.
По общему порядку МЧД входит в состав электронных документов. Другой механизм представления доверенности может быть предусмотрен соглашением между юрлицами, физлицами, ИП или НПА федеральных органов исполнительной власти.
Можно ли отменить МЧД
Да, это можно сделать путем формирования заявления на отмену в той системе, где хранится первичная доверенность. Если заявление сформировано в другой информационной системе (ИС), его нужно передать туда, где хранится МЧД. Подписывать обращение следует УКЭП. Формат и форму заявления утверждает оператор ИС, в которой размещена МЧД. После отправки обращения доверителю высылается подтверждение. Информация об отмене размещается в системе в течение 12 часов с момента получения заявления.