Зачем нужен табель учета рабочего времени
На законодательном уровне порядок учета фактически отработанного персоналом времени не установлен. На практике в этих целях работодатели обычно используют табель учета рабочего времени и назначают сотрудника, ответственного за его заполнение. В то же время компания вправе разработать другой документ для учета отработанных часов/дней и вести его. Закон это не запрещает (часть 4 статьи 91 ТК РФ, раздел 9 Базовых принципов организации работы по задолженности по зарплате (оплате труда работников), утвержденных Приказом Роструда от 19.04.2016 N 130).
Обратите внимание! Выбранный порядок ведения учета рабочего времени рекомендуется утвердить в ЛНА предприятия. К примеру, в положении о табельном учете рабочего времени (часть 1 статьи 8, абзац 7 части 1 статьи 22 ТК РФ).
Как понятно из названия, табель предназначен, прежде всего, для учета фактически отработанного каждым сотрудником организации/ИП времени. Также в документе отражается время отсутствия на работе по различным причинам, в том числе из-за болезни, пребывания в отпуске, командировках, на учебе, отгулах и т.д. На основании корректно заполненного табеля работодатели могут:
- сделать правильный расчет зарплаты;
- определить среднесписочную численность;
- начислить социальные пособия;
- рассчитать размер среднего заработка для отпуска, командировок и пр.;
- сформировать отчетность для органов статистики;
- проконтролировать правильность уплаты налогов и страховых взносов;
- предоставить данные налоговикам в ходе проверок;
- выдать работнику выписку из табеля и т.д.
Формы табеля учета рабочего времени
Госкомастатом утверждены две унифицированные формы табеля – Т-12 и Т-13 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Какую из них использовать или разработать свой бланк, это работодатель решает самостоятельно.
Коммерческие компании вправе применять любой из типовых бланков. Чем они отличаются? Форма Т-12 считается универсальной. В ней помимо раздела 1 (для учета рабочего времени) есть дополнительный раздел 2 (для отражения расчетов с сотрудниками по оплате труда). На первой странице Т-12 приводятся условные обозначения кодов явки/неявки работников. Есть буквенные кодировки и цифровые. Применять можно любые, но чаще всего используют буквенные обозначения, так как они более удобные и понятные.
Эти же обозначения из формы Т-12 можно использовать для заполнения бланка Т-13. При необходимости работодатель вправе расширить перечень условных кодов, добавив свои уникальные значения. Новые обозначения вводятся приказом руководителя.
Форму Т-13 составляют, как правило, те, у кого на предприятии автоматизирован процесс учета рабочего времени. Для этого в организации могут установить электронную систему доступа, включая электронные замки или турникет. Форма Т-13 проще и состоит из одного листа. Данные заполняются отдельно по сотрудникам, каждый день, методом сплошной регистрации явок/неявок или с помощью регистрации только отклонений. К примеру, неявок на работу, опозданий.
Как ведется табель – общие правила
Данные заполняются в соответствии с содержанием формы. Сначала необходимо указать наименование работодателя и, при наличии, структурное подразделение. Затем приводятся код ОКПО, номер, дата составления документа, отчетный период. Учет отработанного времени ведется ежедневно.
В зависимости от установленного в организации режима рабочего времени информация в табеле может отражаться двумя методами:
- Сплошной регистрации периодов явки/неявки на работу.
- Посредством регистрации отклонений (неявки, сверхурочной работы и пр.).
Выбранный метод учета зависит от того, какой режим применяется на предприятии. К примеру, в случае постоянной длительности рабочего дня/смены регистрации подлежат только отклонения. А при суммированном учете рабочего времени, то есть когда в разные смены число фактически выработанных чесов может отклонятся от нормы, нужно использовать метод сплошной регистрации.
Особенности заполнения формы Т-12
Этот бланк включает два раздела. Первый предназначен для учета рабочего времени, второй – для расчета оплаты труда. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчетов по зарплате второй раздел можно не заполнять. Информация в раздел 1 вносится ежедневно в следующем порядке (по графам):
- 1 – номер по порядку.
- 2, 3 – ФИО, должность, табельный номер работника (заполняются на основании кадровых документов).
- 4 – по датам проставляются отметки о явках/неявках. В верхней части строки указываются соответствующие коды, в нижней – часы отработанного времени или неотработанного за каждую дату.
- 5 – общее число отработанного времени за первую половину месяца.
- 6 – по числам проставляются отметки о явках/неявках.
- 7 – общее число отработанного времени за вторую половину месяца.
- 8-13 – итого отработано дней/часов, отдельно отмечается количество сверхурочной отработки, занятости в ночное время, выходные/праздники и т.д.
- 14-16 – число неявки, в том числе по различным причинам.
- 17 – число выходных дней и праздников.
Во втором разделе формы по одному для всех сотрудников виду оплаты и коррсчету заполняются графы с 18 по 22. Если для расчета используются разные коды видов оплаты и коррсчета, то заполняются графы с 18 по 34. Подписывают документ ответственный за его ведение работник, руководитель соответствующего структурного подразделения и кадровик.
Особенности заполнения формы Т-13
Этот бланк используется для учета рабочего времени и отражения сведений для начисления зарплаты. Данные в табличной части формы заполняются в следующем порядке (по графам):
- 1-3 – номер по порядку, ФИО, должность специалиста, его табельный номер.
- 4 – отметки о явках/неявках сотрудника.
- 5-6 – информация об отработанном времени за первую половину, вторую и в совокупности.
- 7-9 – в целях начисления зарплаты указываются код вида оплаты, коррсчет, дни/часы. В некоторых случаях заполнять эти графы необязательно.
- 10-13 –данные о неявках по различным причинам.
Вся информация вносится в табель на основании кадровых и других документов. К примеру, согласно приказам об отпусках, больничным листам и пр. Подписывают табель ответственный за его ведение сотрудник, руководитель структурного подразделения, при наличии, и кадровик.
Кто заполняет табель
Возложить обязанности по ведению табеля работодатель вправе на любого работника с учетом его квалификации и должностных обязанностей. Как правило, в небольших компаниях этим занимается кадровик, в крупных организациях соответствующие функции поручаются работникам отдельных структурных подразделений. Прописать обязанности по ведению табеля необходимо в трудовом договоре или должностной инструкции, если отсылка на нее предусмотрена трудовым договором со специалистом (абзац 3 части 2 статьи 57 ТК РФ).
Дополнительно работодателю рекомендуется закрепить функции по ведению табеля за конкретным сотрудником. Для этого издается приказ о назначении ответственного лица. Или можно прописать данный пункт в положении о табельном учете.
Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации
В общих случаях хранить табель учета рабочего времени требуется 5 лет. Как правило, такие формы находятся в бухгалтерии работодателя. Если в документе указаны работники, которые заняты во вредных условиях труда или опасных, срок хранения увеличивается до 75 лет при условии, что делопроизводство по нему завершено до 01.01.2003 г., или до 50 лет, после обозначенной даты. Исчислять этот срок нужно с первого января за годом окончания делопроизводства.
Табель учета рабочего времени – образец
Далее приводим актуальные образцы заполнения форм Т-12 и Т-13. Вы можете отредактировать документы под собственные цели, изменив нужные данные.
Табель учета рабочего времени формы Т-12 – образец здесь.
Табель учета рабочего времени формы Т-13 – образец здесь.