Что такое ответ на претензию
Лицо, получившее претензию, вправе ответить на нее по существу. Письменный ответ в данном случае не является обязательным – его отсутствие не будет являться нарушением законодательства. Однако, если говорить о договорных отношениях, то иногда в соглашениях прописывается порядок рассмотрения споров, в котором могут быть указаны соответствующие нюансы. В подобном случае игнорирование претензии является нарушением условий договора.
Претензия, как досудебный документ, направляется в суд, как дополнительное обоснование требований автора. В свою очередь ответ на претензию также является документом, подкрепляющим позицию ответчика.
В связи с этим при получении любой письменной претензии, особенно полученной под роспись, необходимо направить ответ на нее даже при полном несогласии с позицией автора.
В какой форме составляется ответ на претензию
Единой унифицированной формы ответа на претензию не существует в силу отсутствия нормативно-правового регулирования данного аспекта. В то же время порядок составления и направления данного документа основан на обычаях делового оборота, которых рекомендуется придерживаться.
Ответ на претензию составляется в письменном виде. Для этого можно использовать как фирменный бланк организации (при него наличии), так и обычный лист формата А4. Допускается рукописный текст и набранный на компьютере.
Структурно ответ на претензию состоит из двух условных разделов: введения («шапка») и основной части.
Введение
Здесь прописывается следующая информация:
- Наименование организации-отправителя, ее адрес, контакты;
- Наименование организации-получателя, адрес, контакты.
Основная часть
После шапки следует заглавие текста, которое может быть оформлено фразой «Ответ на претензию». Далее текст формулируется индивидуально в зависимости от ситуации. Вариантов содержания может быть три:
- Согласие с изложенными в претензии требованиями. Если получатель согласен с предъявленными претензиями, то необходимо прописать это в тексте. Также, для сохранения стабильных деловых отношений и репутации следует принести извинения и указать меры, которые будут предприняты для решения возникших проблем. Следует прописать и сроки, в течение которых недостатки будут устранены. Если в силу договорных отношений за нарушение условий соглашения предусмотрены штрафы или неустойки, то их необходимо уплатить в полном объеме.
- Частичное согласие. Возможна ситуация, когда с требованиями, изложенными в претензии, получатель согласен частично. В ответе нужно указать на то, с чем конкретно согласен получатель, а какие требования являются необоснованными.
- Несогласие с претензией. Если получатель не согласен с претензией, эту позицию тоже нужно изложить в ответе. Соответствующие доводы должны быть подкреплены ссылками на условия договора и/или нормативно-правовые акты. Это позволит использовать ответ как одно из доказательств в рамках возможного судебного процесса.
Ответ на претензию подписывается руководителем организации или ответственным должностным лицом. При наличии подпись заверяется печатью. Также в ответе проставляется дата его направления. Он должен быть обязательно зарегистрирован в реестре исходящих отправлений, в связи с чем ему может быть присвоен уникальный номер.
Правила оформления
Оформление ответа на претензию должно быть профессиональным и четким. В нем следует указать дату, адресата, номер претензии, а также подробно изложить позицию отвечающей стороны. В ответе необходимо привести соответствующие аргументы, ссылки на условия договора или законодательство, подтверждающие правомерность позиции.
В зависимости от ситуации ответ на претензию должен содержать предложения по разрешению спора или компромиссу. Также необходимо уделить внимание вежливости и уважительному отношению к собеседнику, даже если позиции сторон расходятся.
Несоблюдение сроков ответа или неадекватное обоснование своей позиции может привести к ухудшению отношений между сторонами, а также повлечь за собой юридические последствия. Поэтому важно отнестись к составлению ответа ответственно и внимательно.
Таким образом, ответ на претензию – не просто формальная процедура, а важный инструмент для разрешения конфликтов и поддержания доверительных отношений между сторонами. Важно помнить о профессионализме, тактичности и грамотности при составлении данного документа.
Сроки и способы направления ответа
Срок предоставления ответа на претензию законодательно не установлен. Однако, как правило, он составляет до 30 дней, поскольку именно данный срок является общепризнанно разумным.
Способ направления ответа на претензию законодательством не конкретизирован, однако есть два варианта:
- Почтовое отправление. Ответ оформляется в виде письма, в котором указываются основания, нарушения или иные обстоятельства, ставшие причиной спора. Четко и лаконично составленное письмо направляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Отправка по электронной почте. Этот способ удобен своей скоростью. Моментальная отправка обусловливает такое же быстрое получение. Рекомендуется сохранить копию письма, поставить отметку о прочтении и отследить доставку.
- Личное вручение или через посредника. Если контрагент не реагирует на предыдущие письменные обращения или урегулирование ситуации требует личных контактов, такой способ вручения ответа на претензию вполне обоснован. Посредник может помочь в урегулировании спора и договориться о компромиссе, а при необходимости представить интересы организации в судебном процессе.
Претензионный порядок – распространенный метод досудебного урегулирования споров. Как правило, претензия предполагает направление ответа на нее, в рамках которого получатель отрицает или признает изложенные в ней факты и требования. Игнорировать претензию не рекомендуется, поскольку игнорирование, как и аргументированный ответ является одним из доводов стороны в судебном споре.