Докладная записка — это документ
Докладная записка относится к документам внутреннего пользования. Ее главная цель — донести до определенных лиц информацию о состоянии дел в организации. Однако помимо этого в бумаге могут содержаться предложения по улучшению работы или просьбы. Таким образом, делаем вывод, что записка — это документ информационно-аналитического характера.
Как правило, она составляется по инициативе должностного лица с тем, чтобы уведомить вышестоящего руководителя о чем-либо. Однако может быть и обратная ситуация: начальник поручил подчиненному обрисовать ситуацию в его подразделении.
Как правило, адресат должен дать ответ на записку. Это может быть документ в письменной форме или устная беседа с автором бумаги. В тех случаях, когда инициатор составления докладной просто информирует о состоянии дел, ответа, вероятнее всего, ждать не стоит.
В организации может быть установлен образец докладной записки, которого должны придерживаться все сотрудники. Меняется лишь внутренняя составляющая документа в зависимости от характера содержания. Кроме образца возможна разработка бланка записки, о наличии которого должны быть уведомлены все работники.
Как писать докладную?
Записка составляется в письменной форме с подписью автора. Особых требований к документу у законодателя нет, равно как и единого образца докладной записки. Более того, эта бумага даже не упоминается в ТК РФ, из чего можно сделать вывод, что докладная (образец) разрабатывается каждым конкретным предприятием.
Учитывая тот факт, что докладная в большинстве своем носит информативный характер, рекомендуем указать в документе следующее:
- наименование получателя;
- текст;
- дату составления;
- подпись, расшифровка и должность автора.
Несмотря на такую краткость, не стоит составлять документ на коленке и писать что попало. Так как записка является способом информирования руководства, целесообразно будет подойти к составлению бумаги со всей ответственностью.
Как написать докладную на деятельность подчиненного
Не всегда сотрудники добросовестно исполняют свои обязанности. При вскрытии факта недобросовестного отношения к работе непосредственный руководитель служащего должен уведомить об этом вышестоящее начальство.
Как написать докладную записку в этом случае?
В тексте документа необходимо отразить все факты виновного, по мнению непосредственного руководителя, поведения служащего. Это могут быть неверно составленные документы, неправильно отгруженный товар или систематические опоздания на работу. Можно к бумаге добавить приложение, которое подтвердит все доводы, изложенные в записке.
Образец докладной записки должен быть в отделе кадров.
Пример докладной записки
Начальнику производственного цеха № 5
Кириллину Александру Юрьевичу
12.08.____
№ 125/85/исх
Докладная записка
Настоящим довожу до Вашего сведения, что в результате проведенной проверки 05.08.____ было обнаружено, что в производственном цехе № 5 не установлено пожарное оборудование согласно требованиям законодательства. В связи с этим прошу Вас принять меры по устранению данного пробела и известить бухгалтерию о предстоящих затратах.
Бухгалтер Свирилова Л. К.
Этот пример докладной записки не является безусловным образцом. Однако все требования к документу соблюдены.
***
Больше полезной информации — в рубрике "Докладная".