Обязательно ли использовать журнал регистрации платежных поручений?
В федеральных нормативных актах, имеющих общеотраслевую юрисдикцию, отсутствуют положения, которые бы обязывали хозяйствующие субъекты документировать учет платежных поручений.
Но ведение такого учета — совсем не лишняя процедура на предприятии, поскольку она способствует:
- упорядочению документооборота;
- выполнению требований законодательства о соблюдении сроков хранения документов;
- повышению уровня ответственности и дисциплины работников, которые ведут документооборот.
На уровне отдельных ведомственных и региональных (либо местных) нормативных актов ведение рассматриваемого журнала может быть предусмотрено. Например, распоряжением от 29.12.2016 № 106/01-08 Советский районный совет (Республика Крым) обязал своих работников использовать номенклатуру дел, в состав которой входит журнал регистрации платежных поручений.
В номенклатуре, принятой в Советском районе, указано, что данные журналы хранятся в течение 5 лет (что совпадает с 5-летним сроком хранения платежных поручений, который установлен приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Как может выглядеть журнал?
В журнале могут быть отражены:
- порядковые номера платежек по журналу, по внутреннему реестру банка;
- даты исполнения платежек;
- адресаты платежей (ФНС, государственные фонды, контрагенты);
- общие сведения о платежных операциях (оплата поставок, налогов);
- реквизиты счетов, по которым проведены платежи;
- сведения об НДС (соответствующие тем, которые содержатся в платежках, переданных на исполнение);
- сведения о работниках, которые направили платежки на исполнение.
Журнал может вестись в бумажном или электронном виде.
Руководство может возложить обязанности по ведению журнала на ответственных работников. Необходимо также закрепить порядок применения журнала в учетной политике — как части правил ведения документооборота и обработки учетной информации (п. 4 ПБУ 1/2008).
Скачать бланк журнала вы можете по ссылке ниже.
***
Журнал учета платежек по закону вести необязательно, но целесообразно. Порядок применения такого журнала закрепите в учетной политике.