Образец служебной записки на списание дебиторской и кредиторской задолженности

Письменное обоснование списания дебиторской задолженности

При возникновении необходимости списания дебиторской задолженности (ДЗ) важно понимать, что не вся задолженность сторонних контрагентов может быть списана. Долг должен быть нереальным для взыскания. Признаки безнадежной задолженности можно увидеть в п. 2 ст. 266 НК РФ:

• закончился срок исковой давности (3 года);
• юрлицо признано и исключено из ЕГРЮЛ как недействующее.

Если юрлицо было исключено из ЕГРЮЛ после 01.09.2014, то его долг можно признать безнадежным (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ). Об этом нам также говорит письмо Минфина России от 23.01.2015 № 03-01-10/1982. Однако данное правило нельзя применить в отношении ИП. Исключение его из ЕГРИП не является основанием для списания долга (письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157), так как ИП отвечает по обязательствам своим имуществом. Списание возможно после судебного признания его банкротом и окончания процесса банкротства, а также в случае смерти физлица.

Образец письменного обоснования списания дебиторской задолженности вы увидите далее в нашем материале.

Служебная записка о списании кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность (КЗ) позволяет отсрочить выполнение своих обязательств перед контрагентами. Как и для ДЗ, срок исковой давности в отношении КЗ составляет 3 года (ст. 195, 196 ГК РФ). В ст. 200 ГК РФ прописан порядок определения даты, от которой ведется отсчет срока исковой давности. По общему правилу — с даты окончания обязательства вашей компании по договору. К примеру, в договоре указан срок оплаты за полученные ТМЦ до 20.03.2018. С этой даты и можно начинать отсчет, если обязательство не было исполнено.

Однако исковый срок может быть прерван по ряду причин. Перечислим несколько из них:

• согласие вашей компании с требованиями кредитора;
• частичная оплата имеющейся задолженности;
• уплата процентов и неустоек согласно подписанному сторонами договору;
• подписание сторонами соглашения об отсрочке платежа, рассрочке долга;
• подписание акта сверки взаиморасчетов.

Прерывание срока исковой давности свидетельствует об окончании предыдущего подсчета. Отсчет нового срока начинается от момента прерывания. Данное правило о прерывании срока применимо и для сомнительной ДЗ. Информацию о прерывании срока исковой давности и отсчета нового следует отразить в служебной записке о списании кредиторской задолженности - образец вы найдете в нашем статье далее.

Документальное оформление списания задолженности

Списание ДЗ и КЗ следует оформить документально. Порядок действий по списанию долгов включает в себя несколько этапов:

• оформляется приказ руководителя компании о списании долгов и назначении комиссии;
• заполняется и подписывается комиссией акт инвентаризации по форме ИНВ-17;
• издается еще 1 приказ руководителя — о списании выявленной задолженности согласно акту;
• необходимо также приложить бухсправку и служебную записку, подписанные главным бухгалтером.

В бухсправке необходимо отразить:

• величину долга;
• описание ситуации и причин, по которым долг был признан безнадежным;
• отметку о номере и дате формы ИНВ-17.

На нашем сайте вы можете скачать образцы служебных записок о списании ДЗ и КЗ:

Налоговики во время проверок особое внимание уделяют списанным долгам, поэтому к вышеперечисленным документам рекомендуем приложить:

• первичную документацию (счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные, универсальные передаточные документы (УПД));
• заключенные с контрагентом договора, акты сверок;
• обоснование безнадежности долга, к примеру, решение суда, выписка из ЕГРЮЛ и другие.

Всю вышеуказанную документацию следует хранить не менее 5 лет для подтверждения обоснованности списания задолженности.

Порядок списания долгов в учете

Разберем порядок списания ДЗ и КЗ в бухучете и налоговом учете.

Порядок списания ДЗ зависит от наличия в компании специального резерва по сомнительным долгам. Сомнительная ДЗ относится к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99).

Вариант 1. Резерв создан.

Вариант 2. Резерв отсутствует.

На счете 007 списанная задолженность учитывается в течение 5 лет в разрезе каждого контрагента. Лишь затем ее следует окончательно удалить.

В налоговом учете списать ДЗ в расходы могут только компании, которые применяют ОСНО и являются плательщиками налога на прибыль по методу начисления. То есть упрощенцы с объектом «доходы минус расходы» отразить ее в налоговых расходах не могут (письмо Минфина России от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274). ИП на ОСНО также не относят сомнительную ДЗ в расходы.

Как и в бухучете, в учете налоговом списание ДЗ зависит от наличия резерва. Если он есть, то списание ДЗ происходит за счет резерва (ст. 266 НК РФ). А не покрытая им часть относится на внереализационные расходы. Если резерв отсутствует, то вся сумма сомнительной ДЗ относится к внереализационным расходам (ст. 265 НК РФ).

В бухучете просроченная КЗ входит в состав прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99).

В налоговом учете КЗ подлежит отнесению к внереализационным расходам (п. 18 ст. 250 НК РФ) и облагается налогом на прибыль. Но данное правило не имеет отношения к налоговым долгам компании перед бюджетом. Такая КЗ не включается в доходы и не облагается налогом (подп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ).

***

ДЗ и КЗ могут появиться на каждом предприятии. Прежде чем списать ДЗ, необходимо убедиться в ее безнадежности. Общий срок исковой давности для ДЗ и КЗ составляет 3 года. Однако он может быть прерван по ряду причин. И тогда отсчет срока начинается заново с момента прерывания.

Списание ДЗ и КЗ оформляется документально. Оправдательную документацию следует хранить не менее 5 лет.

ДЗ может быть списана за счет резерва, а также отнесена к прочим расходам в бухучете и к внереализационным — в налоговом. КЗ также относится к прочим, внереализационным доходам и подлежит обложению налогом на прибыль. Однако данное правило не имеет отношения к налоговым долгам компании перед бюджетом.