Как провести инвентаризацию на складе

Обязательная инвентаризация

Рассмотрим случаи, когда провести инвентаризацию необходимо в обязательном порядке.

Никаких санкций за непроведение обязательной инвентаризации нет. Инвентаризация помогает обнаружить расхождения между фактическим наличием актива и его отражением в учете.

Если не проводить инвентаризацию длительное время, то расхождения будут увеличиваться. Учет станет недостоверным, а за это уже предусмотрены штрафы:

• для организаций согласно ст. 120 НК РФ — от 10 000 руб.;
• должностных лиц согласно ст. 15.11 КоАП — от 5000 руб.

Предприятие заинтересовано в своевременном проведении инвентаризации.

Согласно п. 2.1 приказа № 49 количество инвентаризаций, сроки их проведения, а также перечень проверяемого имущества определяется руководителем организации. То есть помимо обязательных инвентаризаций руководитель может проводить неограниченное количество дополнительных проверок.

Какой бы ни была инвентаризация, обязательной или добровольной, порядок ее оформления един.

Особенности инвентаризации склада

В нашей статье речь пойдет об инвентаризации склада. На складе хранят товары для перепродажи, готовую продукцию, материалы, тару. То есть инвентаризация на складе представляет собой подсчет имущества, фактически там находящегося.

Есть некоторые правила проведения инвентаризации на складе:

• материально ответственные лица должны принимать участие в проведении инвентаризации;
• материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии;
• во время проведения инвентаризации движение ТМЦ на складе лучше приостановить;
• если приостановка движения ТМЦ невозможна, то поступление и отпуск со склада необходимо делать в присутствии инвентаризационной комиссии;
• если комиссия покидает склад, не завершив инвентаризацию, помещение необходимо опечатать.

Проведение инвентаризации на складе не обязательно осуществлять силами самой фирмы. На рынке есть компании, которые возьмут на себя подсчет вашего имущества и сделают независимую инвентаризацию склада. Это избавит вас от бумажной волокиты и сэкономит время. Оплату услуг сторонней организации по проведению инвентаризации можно будет учесть в расходах, а НДС — принять к вычету.

Если вы все-таки решились сделать это самостоятельно, то ниже узнаете пошагово, как проводить инвентаризацию на складе.

Подготовка к процедуре инвентаризации

Причины проведения на складе инвентаризации материалов или товаров:

• соблюдение норм законодательства;
• проверка деятельности сотрудников склада и материально ответственных лиц;
• проверка фактического наличия ТМЦ на складе и пр.

Независимо от причин проведения инвентаризации руководителю необходимо выбрать комиссию и издать приказ.

Создание комиссии

Процесс создания комиссии прописан в п. 2.3 приказа № 49. Состав комиссии утверждается руководителем организации и указывается в приказе об инвентаризации. В комиссию могут входить:

• представитель администрация организации;
• представитель бухгалтерии;
• прочие специалисты.

К подбору членов комиссии следует подходить внимательно. Если хотя бы один из них не будет принимать непосредственное участие в инвентаризации, ее результаты могут быть признаны недействительными.

Издание приказа

Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации. Документ не имеет унифицированной формы, он может быть составлен свободным образом. Для простоты можно пользоваться бланком ИНВ-22, который входил в состав унифицированных форм документов. При разработке собственной формы необходимо включить в нее обязательные реквизиты:

• причины инвентаризации;
• ее сроки;
• состав членов инвентаризационной комиссии;
• перечень имущества, подлежащего инвентаризации;
• сроки представления документов в бухгалтерию.

Бланк формы ИНВ-22 можно скачать в начале статьи. Там же ознакомьтесь с заполненным бланком.

Проведение инвентаризации

Перед началом инвентаризации материально ответственные лица должны сдать в бухгалтерию все первичные документы, подтверждающие приход или выбытие ТМЦ. Все имущество должно быть оприходовано, брак списан.

Инвентаризация товаров, материалов и прочего имущества проводится путем подсчета, взвешивания и обмера. Руководитель организации должен обеспечить подходящие условия для проведения инвентаризации: предоставить необходимый инвентарь для подсчета, рабочую силу для перемещения ТМЦ. Члены инвентаризационной комиссии должны вносить только те данные, которые получили самостоятельно. Недопустимо заполнять инвентаризационные описи со слов материально ответственных или иных лиц.

Отдельные описи нужны для имущества, не принадлежащего организации, но находящегося у нее на складе. Это относится к арендованному имуществу, имуществу на ответственном хранении.

ТМЦ, поступившие или выбывшие во время проведения инвентаризации, также необходимо указывать в отдельных ведомостях.

Фиксация результатов инвентаризации

Результаты проведения инвентаризации фиксируются в инвентаризационных ведомостях. Можно использовать документ, составленный в свободной форме. Можно воспользоваться унифицированной формой ИНВ-3 для инвентаризации ТМЦ. Для разных видов имущества существуют разные формы инвентаризационных описей:

• ИНВ-1 — для основных средств;
• ИНВ-4 — для отгруженных товаров;
• ИНВ-5 — для ТМЦ, принятых на ответственное хранение;
• ИНВ-6 — для ТМЦ, находящихся в пути, и пр.

Документы представлены в виде приложений к приказу № 49.

Бланк ИНВ-3 можно скачать в начале статьи. Вариант заполнения инвентаризационной описи по форме ИНВ-3 можно посмотреть там же.

Образец заполнения ИНВ-3 тоже доступен для скачивания в начале статьи.

Опись составляется в двух экземплярах. Она может быть заполнена как на компьютере, так и от руки. После окончания инвентаризации до указанного в приказе руководителя срока инвентаризационную опись необходимо сдать в бухгалтерию.

Сличение результатов инвентаризации

После получения инвентаризационной описи бухгалтер должен внести в нее данные бухгалтерского учета и поставить свою подпись, свидетельствующую о проверке. Для данных бухгалтерского учета предназначены колонки 9 и 10 инвентаризационной описи. После этого инвентаризационная опись считается полностью заполненной.

Как выглядит готовая опись, смотрите в начале статьи. Скачать опись можно там же.

Если были выявлены расхождения между фактическим наличием ТМЦ на складе и данными бухгалтерского учета, необходимо составить сличительную ведомость, в которой отражаются только расхождения. Для этих целей можно использовать форму ИНВ-19, которая является приложением № 18 к приказу Минфина РФ № 49.

Бланк сличительной ведомости доступен в начале статьи.

Заполненный вариант ведомости, основанный на нашем примере, можно скачать там же.

По полученным результатам инвентаризации необходимо провести соответствующие изменения в бухгалтерском учете:

• при выявлении излишков — оприходовать;

• выявлении недостачи — списать.

Недостачи могут быть отнесены на виновных лиц при их выявлении.

В бухучете могут быть сделаны следующие проводки:

По итогам всех действий составляется ведомость результатов, выявленных в ходе инвентаризации. Для этого можно использовать форму ИНВ-26 (приложение № 5 к приказу № 49).

Скачать бланк ведомости и образец его заполнения можно в начале статьи.

***

Инвентаризация на складе проводится либо в законодательно установленных случаях, либо в целях производственной необходимости. Для проведения инвентаризации руководитель должен издать приказ и назначить комиссию. В установленный срок комиссия должна пересчитать имущество, фактически находящееся на складе, и представить в бухгалтерию заполненную ведомость с результатами проверки. Цель инвентаризации — устранение расхождения между учетом и фактическими данными.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерский учет».