Электронный больничный — как работает
В результате внесения изменений в действующее законодательство (ст. 13 закона «Об обязательном соц. страховании на случай временной нетрудоспособности…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ и ст. 59 и 78 закона «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» от 21.11.2011 № 323-ФЗ) с 01.07.2017 наравне с листами нетрудоспособности в бумажном виде в документооборот были введены электронные больничные листы (далее — ЭБЛ).
Введение в систему документооборота ЭБЛ уменьшило роль работодателя в процессе оформления больничного листа с момента фиксации факта заболевания работника до момента перечисления ему пособия по нетрудоспособности. Непременными элементами такой схемы стали в итоге:
- подключение к информационной системе ФСС работодателя пациента;
- письменное согласие пациента на использование электронного больничного.
Весь цикл применения ЭБЛ представляет собой процедуру, в которую входят следующие этапы:
- Дача согласия заболевшим работником на применение электронного больничного.
- Формирование медучреждением ЭБЛ (его оформление при помощи электронной цифровой подписи и передача в базу данных соцстраха). Пациенту при этом выдается номер сформированного больничного.
- Сообщение работником номера своего листка нетрудоспособности работодателю.
- Оформление ЭБЛ работодателем.
- Выплата работодателем сотруднику пособия по нетрудоспособности.
- Возмещение затрат работодателя соцстрахом.
Как работать с электронными больничными работодателю
Несмотря на то, что в обновленной схеме работы с листками нетрудоспособности (в электронном виде) роль работодателя минимизирована, на организациях лежит одна из основных задач — подключение к информационной системе ФСС. На законодательном уровне данная процедура в настоящее время не урегулирована, существует лишь проект постановления Правительства РФ «Об утверждении Порядка информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа», который пока в действие не введен.
На практике участие в электронном документообороте при оформлении больничных листов требует от организаций регистрации в личном кабинете на сайте ФСС по адресу http://lk.fss.ru/.
Регистрация там делает доступными следующие функции:
- запрос и получение данных о новых ЭБЛ с реквизитами;
- распечатку больничных листов;
- отправку ЭБЛ в формат xml с возможностью последующего направления сформированных реестров больничных листов по предприятию в соцстрах;
- сохранение и последующий просмотр переданных в систему ФСС реестров больничных;
- отслеживание выплат, осуществленных соцстрахом в качестве прямых выплат;
- обращение в ФСС в электронном виде с возможностью сохранения поданных обращений и дальнейшего поиска обращений по реквизитам;
- запись на личную консультацию к специалистам ФСС.
Функции по дооформлению ЭБЛ возлагаются на кадровых и/или бухгалтерских сотрудников предприятий.
Электронный больничный — что он значит для кадровиков
Как и в отношении бумажных форм листков нетрудоспособности, в ЭБЛ от работодателя требуется заполнить свою часть, занеся в форму информацию:
- об организации-работодателе;
- страховом стаже работника;
- условиях начисления пособия и т. д.
Как правило, работа с этими сведениями входит в обязанности кадровых работников. В процессе дооформления ЭБЛ кадровым работникам потребуется выполнить следующие действия:
- Войти в личный кабинет на сайте ФСС посредством использования логина и пароля учетной записи на сайте «Госуслуги».
- После входа в личный кабинет выбрать сертификат электронной подписи из списка, который предложит система.
- Первая закладка — «Электронные листки нетрудоспособности» — включает в себя сведения о сотруднике (Ф. И. О., СНИЛС), номер и дату выдачи больничного листа, временные рамки заболевания, статус листка нетрудоспособности («Пособие уплачено» или «Заполнен страхователем»). Для заполнения требуемых данных необходимо в предложенном списке выбрать искомый ЭБЛ и нажать кнопку «Получить ЛН».
- В появившейся форме выбрать вкладку «Заполняется работодателем» и ввести необходимые данные, сохраняя сведения нажатием соответствующей кнопки.
Система позволяет редактировать данные, сообщая об ошибке, либо отправлять дополнительную документацию по требованию.
Отслеживание статуса ЭБЛ осуществляется при помощи одного из журналов:
- обмена данными;
- реестров;
- пособий.
Каждый из журналов находится в отдельной вкладке на главной странице.
С какими больничными будет работать бухгалтерия
При работе с ЭБЛ необходимо иметь в виду, что:
- В настоящее время подключение к информационной системе ФСС и использование в работе ЭБЛ не является обязанностью работодателей.
- Даже если работодатель участвует в электронном документообороте листков нетрудоспособности, выбор именно такой формы больничного не является обязательным для пациента.
Таким образом, даже если организация является участником электронного документооборота листков нетрудоспособности, в своей работе сотрудники бухгалтерии могут столкнуться с больничными как в электронной, так и в бумажной форме. При этом основы начисления выплат по больничным листам не меняются и не находятся в зависимости от формы больничного листа. От формы выданного работнику листка нетрудоспособности, будет зависеть лишь процедура получения компенсации от ФСС за выплаченное сотруднику пособие по нетрудоспособности.
Если компания не имеет проблем с компьютеризацией и подключением к интернету, документооборот листков нетрудоспособности в электронном виде может стать хорошей альтернативой прежнему варианту. Если же компания не желает использовать электронную площадку ФСС, то процесс возврата выплаченных сотрудникам пособий останется прежним — с передачей бумажных больничных листов в соцстрах.
***
Таким образом, глобально электронный документооборот листков нетрудоспособности призван минимизировать возможности подделок больничных, а также упростить и скомпенсировать участие в оформлении больничной документации работодателя. Однако в настоящее время общий механизм обращения ЭБЛ, несмотря на внедрение этой системы в некоторых регионах ранее, находится на начальном этапе и нуждается как в законодательном урегулировании, так и в практической наработке.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Больничный лист».