Положение о претензионно-исковой работе на предприятии

Претензионно-исковая работа — важная составляющая успешного ведения деятельности предприятия, так как она обеспечивает защиту законных прав и интересов организации. В предлагаемом далее материале мы рассмотрим отдельные виды такой работы, а также регламент, позволяющий ее систематизировать. 

Претензионно-исковая работа юридической службы в организации — что это и кто ей занимается

Прежде чем приступать к рассмотрению регламента по претензионно-исковой работе, стоит дать определение такой деятельности. Под этим термином понимается комплекс мер, направленных на выдвижение контрагенту законных требований организации для защиты ее охраняемых законом прав и интересов. Деятельность такого рода подразумевает составление и отправку претензионной и исковой документации, представительство организации в госорганах и судах всех инстанций по спорным договорным отношениям, а также анализ претензий контрагентов и реагирование на них.

Для ее ведения в организациях может быть выделена отдельная штатная единица либо сформирован целый отдел. Круг обязанностей таких сотрудников определяется их должностной инструкцией. Обычно на эти должности принимают юристов с высшим образованием, однако в сфере госзакупок ситуация несколько сложнее. В соответствии с п. 5 ч. 4 ст. 38 закона «О контрактной системе…» от 05.04.2015 № 44-ФЗ, полномочия по ведению претензионно-исковой работы возлагаются на контрактного управляющего или контрактную службу, если таковая была создана в организации. Также ч. 6 ст. 38 того же закона допускает прием на работу в качестве сотрудника контрактной службы или контрактного управляющего лиц с высшим или дополнительным профессиональным образованием в сфере закупок.

Существует или единый образец регламента претензионно-исковой работы с контрагентами

Несмотря на важность претензионно-исковой работы для успешного осуществления хозяйственной деятельности организации, ни один нормативно-правовой акт не содержит даже примерной формы регламента для нее. Более того, закон не обязывает организации составлять такие акты. Однако на практике для облегчения и систематизации деятельности юридического отдела и координации работы всех сотрудников регламент претензионной и исковой работы на предприятии или акт с иным названием, но аналогичным назначением, обычно все же издается.

Структура регламента

Регламент разрабатывается с учетом особенностей деятельности и структуры организации, однако вполне можно сформировать его примерную структуру, актуальную для всех предприятий.

Так, составляя регламент претензионно-исковой работы, желательно включить в него следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Претензионная деятельность.
3. Исковая деятельность.
4. Сопровождение исполнительного производства.

Общие положения

В разделе общих положений стоит уделить внимание целям и задачам, поставленным перед работниками юридического отдела предприятия при ведении претензионно-исковой работы. Среди них:

• защита финансовых интересов организации и минимизация убытков, причиненных неисполнением контрагентами обязательств;
• защита деловой репутации и доброго имени организации от необоснованных претензий;
• защита законных имущественных и неимущественных прав и интересов организации;
• координация деятельности всех вовлеченных в спорные договорные отношения работников по вопросам, связанным с представительством интересов организации;
• оптимизация договорной работы на предприятии во избежание нарушения организацией взятых на себя обязательств.

Претензионная деятельность

Этот раздел регламента целесообразно разделить на составляющие, касающиеся выдвижения претензий и реагирования на требования, поступившие от контрагентов.

В раздел о реагировании на претензии стоит внести:

• список документов, необходимых для принятия претензии;
• способ фиксации факта поступления претензии;
• порядок проверки поступивших документов;
• примерный образец ответа на требования контрагента;
• порядок взаимодействия юриста с работниками направлений, связанных со спорными договорными отношениями;
• сроки реагирования на поступившие требования;
• сроки и способы хранения претензий.

Регламентируя деятельность по выдвижению претензий, желательно указать:

• случаи, при наступлении которых обязательно начинается претензионная работа (обычно речь идет о просрочке по обязательствам контрагентов, неисполнении их в полном объеме, нарушениях по качеству оказания услуг или поставляемых товаров);
• срок с момента нарушения обязательств контрагентом, в течение которого документы по договору должны передаваться специалисту по претензионно-исковой работе;
• порядок взаимодействия работников с юридическим отделом при передаче документов для начала претензионной работы (важно не только передать документы в срок, но и оформить передачу должным образом);
• содержание и форму бланка претензии;
• порядок привлечения экспертов в случае необходимости;
• порядок выдвижения и передачи требований контрагентам (в этом пункте можно указать, кто имеет право подписи под претензиями и представляет законные интересы организации в досудебном урегулировании).

Исковая деятельность

По большей части судебно-претензионная работа юриста урегулирована ГК, КАС, ГПК И АПК РФ, и смысла дублировать эти нормы в локальном акте нет, но некоторые аспекты, связанные непосредственно с деятельностью предприятия, прописать стоит. Среди них:

• список лиц, уполномоченных визировать исковые документы и принимать решения о мирном урегулировании спора в суде;
• порядок оценки и допустимая степень риска при подаче исковых требований и реагировании на поступающие претензии;
• сроки реагирования на исковые требования контрагентов (вопросы, связанные со сроками в гражданском и арбитражном процессе, урегулированы АПК И ГПК, однако внутри организации регламентом могут устанавливаться уменьшенные сроки реагирования на исковые требования контрагентов для оптимизации претензионно-исковой работы);
• меры внутриорганизационного контроля за своевременной подачей исковых требований и реагирования на них;
• порядок хранения документации, касающейся искового производства.

Крайне важно, чтобы нормы регламента по претензионно-исковой работе не противоречили действующему законодательству. В частности, 01.06.2016 вступили в силу изменения в АПК РФ: теперь досудебное урегулирование, в соответствии с нормами ч. 5 ст. 4 АПК РФ, стало обязательным для большинства гражданско-правовых споров. В случае неисполнения сторонами такой обязанности суд возвратит исковое заявление в порядке ст. 129 АПК РФ. Соответственно, в регламенте не могут быть указаны случаи подачи иска без досудебного урегулирования, за исключением специально предусмотренных в законе (например, для заявления о признании банкротом, согласно ч. 5 ст. 4 АПК РФ).

Претензионная работа по возврату продуктов по качеству

Организации, деятельность которых связана с закупками, обычно разрабатывают отдельные регламенты для приемки товаров, уделяя особо внимание продуктам питания. Это связано с высокими рисками быстрой утраты ими товарного вида, истечения срока годности, естественной убыли. Претензионная и исковая работа должна выстраиваться с учетом таких особенностей.

Так, в регламенте по претензионно-исковой работе на предприятии, связанном с закупками скоропортящейся продукции, указываются обязанность работников незамедлительно составлять и передавать в юридический отдел все документы, связанные с поставкой некачественного товара или брака. Допускается даже установление ответственности за нарушение порядка составления такой документации как за неисполнение должностных обязанностей, если это повлекло невозможность выдвижения требований к поставщику.

В свою очередь, организации-поставщики скоропортящейся продукции стремятся минимизировать убытки из-за утраты товаром своих потребительских свойств, брака или пересортицы. Именно поэтому при составлении регламента претензионно-исковой работы в такой организации целесообразно:

• устанавливать срок принятия претензии по качеству с учетом времени, отведенного на прием товара, и момента поставки;
• указывать среди обязательных документов акт приемки и акты, фиксирующие нарушения, которые повлекли снижение качества (например, недостаточно низкую температуру в автомобиле-рефрижераторе);
• предусматривать обязательную фото- или видеофиксацию факта поставки некачественной продукции среди обязательных приложений к претензии;
• зафиксировать порядок взаимодействия между юридическим отделом и логистическими/складскими службами для установления момента снижения качества товара.

Ведение претензионной работы по закону № 44-ФЗ

Несмотря на то что в этом законе речь идет о госзакупках, претензионно-исковая работа в госорганизациях также не предполагает обязательного наличия регламента, т. е. и такие предприятия разрабатывают его самостоятельно. При этом важно учитывать, что местные власти выпускают нормативные акты для разъяснения вопросов, связанных с претензионно-исковой работой в этой сфере. Примером может служить письмо департамента по закупкам и контролю в сфере закупок городского округа Новокуйбышевск «О ведении претензионной и исковой работы…» от 06.05.2015 № 3372, которое содержит методические рекомендации по ведению такой деятельности на предприятии. При разработке регламента целесообразно ориентироваться на такие методички — они есть во многих регионах страны.

Также при составлении регламента нужно учитывать тот факт, что каждый участник закупки, в соответствии со ст. 44 закона № 44-ФЗ, должен предоставить обеспечение по своим обязательствам уже на стадии участия в тендере. То есть регламент должен учитывать и особенности, связанные с получением обеспечения по гарантийным обязательствам участника.

***

Таким образом, можно сделать вывод о том, что только при качественном ведении претензионно-исковой работы возможно с высокой вероятностью в полной мере отстоять законные права и интересы организации. Правильно составленный регламент при этом позволит систематизировать такую деятельность юристов и повысить ее эффективность.