Когда требуется заверение протокола общего собрания участников
Нотариальное заверение протокола общего собрания участников ООО не единственный метод оформления документа. Он применяется, только если учредители не указали иного способа подтверждения принятого ими решения. Для обществ с единственным участником рассматриваемая процедура вообще не проводится, согласно п. 1.3 Обзора судебной практики № 4 (2016), направленного письмом ФНС России от 28.12.2016 № ГД-4-14/25209@.
Другие варианты подтверждения принятого решения и состава присутствующих на собрании оговариваются в уставе ООО. Если никаких условий не прописано, то на юридическое лицо автоматически распространяются нормы о нотариальном заверении. Подробные рекомендации для нотариусов по удостоверению содержатся в письме Федеральной нотариальной палаты «О направлении пособия по удостоверению…» от 01.09.2014 № 2405/03-16-3 (далее — Пособие), ими могут воспользоваться любые заинтересованные лица при подготовке к описываемому процессу.
Организация собрания
Чтобы организовать собрание, в котором участвует нотариус, следует руководствоваться следующими правилами:
- Пригласить можно любого специалиста, обслуживающего тот нотариальный округ, где состоится собрание (абз. 5 Пособия). При этом пригласить можно только одного (п. 3.3 Пособия).
- Обратиться в нотариальную контору (стать заявителем) имеют право (п. 3.1 Пособия):
- при проведении очередного (внеочередного) собрания — исполнительный орган;
- если устав разрешает созыв собрания советом директоров (иным органом), аудитором, участником с долей не менее 1/10 — руководитель этого органа или иное уполномоченное органом лицо, аудитор, участник.
- Подается заявление (приложение № 1 к Пособию), в котором оговариваются место, дата и время планируемого мероприятия (п. 4.3 Пособия). К заявлению прикладываются (п. 4.3 Пособия):
- устав и иные акты, касающиеся порядка проведения собрания;
- документы, в соответствии с которыми лицо может быть заявителем;
- список участников ООО;
- экземпляр уведомления, рассылаемого приглашенным лицам.
Проведение собрания
|
|
Все присутствующие обязаны иметь документы, удостоверяющие их личность и полномочия (п. 4.4 Пособия). Нотариус лично посещает собрание (п. 5.1 Пособия), в его обязанности входит проверка кворума при решении некоторых вопросов (п. 5.9 Пособия).
Заранее необходимо продумать методы фиксирования хода проведения мероприятия (письменная запись, аудио-, видеозапись) (п. 5.3 Пособия). После голосования по всем пунктам повестки нотариус вправе получить черновики протоколов собрания и подсчета голосов (п. 5.12 Пособия).
Конечным нотариальным документом является свидетельство. Его форма рекомендована (но не установлена!) п. 5.13 Пособия. Согласно п. 6 Пособия, специалист отказывает в удостоверении заочных и ничтожных решений (п. 5.11 ст. 181.5 ГК РФ, ч. 3 п. 1 ст. 32 Закона об ООО).
***
Таким образом, нотариальное заверение протокола можно не проводить, если в устав внесены иные варианты подтверждения. Оно осуществляется при необходимости по заявлению лица, инициирующего собрание. Результатом удостоверения будет свидетельство по форме, рекомендованной Пособием.
Еще больше материалов по теме в рубрике: "Бизнес".