Как открыть обособленное подразделение в 2019 году

Какими законами регулируется создание обособленных подразделений

Расширение границ деятельности предприятия ведет к неизбежности учреждения и регистрации обособленных подразделений (в том числе представительств или филиалов), которые будут действовать в интересах компании в том же либо другом городе, а то и вовсе в другом регионе страны. Базовыми нормами, определяющими, как создать обособленное подразделение ООО, служат статьи 83 НК РФ и 55 ГК РФ.

Виды обособленных подразделений существуют следующие:

1. Филиал. Это подразделение, которое находится вне места нахождения основной компании и выполняет все его функции, в том числе представительские.
2. Представительство. Это подразделение, находящееся вне места нахождения фирмы и созданное только для представления и защиты интересов фирмы.
3. Прочие обособленные подразделения, которые не выполняют функций филиалов и представительств, т. к. созданы с иной целью. Например, они могут потребоваться для размещения в них сотрудников, работающих обособленно от основного офиса.

Пункты 3 и 4 статьи 83 НК РФ уточняют, что постановка на фискальный учет отдельного подразделения выполняется по нормам ГК и НК РФ тогда, когда учреждается филиал или представительство. Если же компания организует подразделение, не наделенное представительскими функциями, его создание возможно в упрощенном порядке, без внесения корректив в устав и ЕГРЮЛ.

ГК и НК РФ предусмотрено 2 процедуры открытия обособленных подразделений: для филиалов (представительств) и иных размещенных обособленно от компании отделений. Различия в процедуре их создания рассмотрим ниже.

Постановка отдельного подразделения на учет в налоговой инспекции

В пункте 2 статьи 11 НК РФ дается расшифровка термина «обособленное подразделение» с точки зрения налогового законодательства. Для признания подразделения таковым необходимо наличие следующих условий:

1. В нем имеется хотя бы 1 стационарное рабочее место, созданное на срок более месяца.
2. Подразделение находится вне места нахождения основной организации. При этом неважно, находится ли оно в другом населенном пункте или регионе.

Для признания обособленного подразделения таковым не имеют значения факт отражения его существования в учредительных документах и цели деятельности. На практике именно таким образом действуют отдельные производства, склады, офисы и т. п.

Нужно ли открывать обособленное подразделение в одном городе?

С точки зрения пункта 2 статьи 11 НК РФ обособленным подразделением будет признаваться любое рабочее место вне самой компании. Если при этом оно находится в одном городе с головной компанией (на территории той же налоговой инспекции), его регистрации в качестве обособленного подразделения в ИФНС, исходя из положений пункта 1 статьи 83 НК РФ, не требуется.

Как зарегистрировать обособленное подразделение

Регистрация обособленного подразделения, не обладающего статусом филиала либо представительства, производится по правилам пункта 2 статьи 23 НК РФ. Организация должна встать на учет в ИФНС по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения. Для этого ей необходимо отправить в налоговую сообщение по форме № С-09-3-1 (утверждена приказом ФНС России от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@).

Сообщение по форме № С-09-3-1 направляется в ИФНС по месту регистрации самой компании, а не по месту расположения вновь созданного подразделения.

Состоит форма из 2 листов. На первом из них указываются сведения о самой организации, на втором — сведения о подразделении.

Срок регистрации обособленного подразделения для создавшей его компании составляет 1 месяц после его появления. Налоговая инспекция, в свою очередь, должна его зарегистрировать в течение 5 дней с момента получения сообщения от организации.

Регистрация филиалов и представительств в ИФНС - пошаговая процедура

В отличие от прочих подразделений филиалы либо представительства организации наделяются целым рядом специальных правомочий, перечисленных в статье 55 ГК РФ. Они не являются самостоятельными юридическими лицами, но имеют право на собственную печать, счета в банке, заключение сделок от имени основной компании, представление ее интересов в судах и т. д.

Согласно пункту 33 Положения, введенного в действие приказом Минфина РФ «Об утверждении...» от 29.07.1998 № 34н, филиалы и представительства компании имеют право даже на собственный бухгалтерский баланс.

При создании таких обособленных подразделений компании потребуется:

1. Принять решение и издать приказ.
2. Разработать и утвердить положение о филиале или представительстве.
3. Внести изменения в учредительные документы.
4. Внести изменения в ЕГРЮЛ.
5. Зарегистрировать филиал или представительство в ИФНС.
6. Разрешить организационные вопросы (назначить руководителя, главбуха, определиться с порядком ведением бухучета и т. д.).

Принятие решения о создании филиала или представительства

Принять решение об открытии подразделения вправе только руководящий орган компании. В ООО такими полномочиями обладает общее собрание участников либо единственный участник. Юридическая фиксация решения в первом случае производится в протоколе общего собрания, единственный же участник издает и подписывает соответствующее решение самостоятельно.

В протоколе или решении следует прописать:

• название филиала;
• его местонахождение;
• сроки создания и регистрации.

Сведения о филиале или представительстве, согласно пункту 3 статьи 83 НК РФ, должны быть отражены в ЕГРЮЛ и уставе организации. Соответственно, общему собранию участников либо единственному участнику также следует утвердить новую редакцию устава или приложение к нему с вносимыми изменениями с учетом будущей деятельности обособленного подразделения.

Издание приказа

Приказ об образовании филиала издается руководителем организации. Правовым основанием для этого служит решение о создании филиала.

В приказе следует обозначить:

• название подразделения;
• причину и документ, на основании которого подразделение создается;
• адрес филиала или представительства;
• сроки постановки на учет в налоговой инспекции;
• данные руководителя, который в последующем будет заниматься вопросами регистрации и действовать от имени компании по доверенности.

Также приказом должно быть утверждено положение о новом подразделении. В данном документе обычно отражаются такие вопросы, как пределы правоспособности филиала и представительства, его организационная структура, цели, задачи, функции и иные имеющие значение вопросы.

На практике возможны ситуации, когда в уставе ООО полномочия по утверждению положений о филиалах отнесены к компетенции общего собрания. В таком случае положение должно утверждаться не приказом директора ООО, а общим собранием участников или единственным участником.

Внесение изменений в устав, форма Р13014

Внесенные в учредительные документы (устав) изменения, согласно пункту 1 статьи 17 закона «О государственной...» от 08.08.2001 № 19-ФЗ, должны быть зарегистрированы в налоговой инспекции. Для этого компании необходимо в течение 3 дней с момента принятия соответствующего решения (пункт 5 статьи 5 ФЗ № 129) подать в ИФНС по месту регистрации головной компании следующие документы:

• заявление по форме Р13014 (утверждена приказом ФНС РФ от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@). 

• решение или выписку из протокола собрания участников о создании филиала;
• новую редакцию устава либо приложение с внесенными изменениями;
• квитанцию об уплате пошлины (размер пошлины, согласно пункту 1 статьи 333.33 НК РФ, составляет 800 руб.).

Подать документы можно несколькими способами:

• непосредственно инспектору ИФНС;
• по почте;
• через нотариуса;
• через МФЦ;
• через электронный сервис подачи документов.

В том случае, если в инспекцию документы попадают в электронном виде либо их пересылает МФЦ или нотариус, пошлина не взимается. На регистрацию изменений ИФНС отводится 5 дней — по их истечении заявителю направляется экземпляр устава с печатью налоговой службы и лист записи ЕГРЮЛ. 

Постановка на налоговый учет филиала и представительства

Обязанность по направлению документов для постановки на учет в ИФНС по месту нахождения обособленного подразделения возложена не на компанию, а на налоговую инспекцию по месту ее регистрации. ИФНС, получившая заявление о внесении сведений о филиале в ЕГРЮЛ (форму Р13001 или Р13002), на следующий день после их проверки должна по электронной связи направить ее налоговикам по месту нахождения филиала.

Таким образом, постановка на учет филиала будет произведена на основании данных ЕГРЮЛ автоматически. О данном факте налоговая инспекция должна в течение 5 дней уведомить заказным письмом компанию, открывшую филиал. Данный срок будет считаться со дня получения по каналам информационного сообщения данных ЕГРЮЛ от налоговиков, принявших заявление по форме Р13001 или Р13002.

Решение организационных вопросов, назначение руководства, набор в штат

Первый вопрос, который должен быть рассмотрен организацией при открытии филиала или представительства, — ведение самостоятельного бухгалтерского баланса и наличие отдельных банковских счетов. В случае если открыть обособленное подразделение необходимо именно с такими полномочиями, в первую очередь необходимо определиться с руководителем филиала и его главным бухгалтером, которые в основном и будут в дальнейшем осуществлять все организационные мероприятия на основании выданной доверенности.

В том же случае, если филиал или представительство не будет самостоятельно осуществлять эти правомочия, алгоритм решения организационных вопросов выглядит следующим образом:

1. Подбор и аренда (покупка) помещения и прочего имущества, необходимого для выполнения возложенных задач.
2. Назначение руководителя, определение его полномочий. Бухгалтер при этом не нужен, поскольку все имущество будет на балансе самой компании.
3. Подбор персонала на месте или перевод его из основной компании. Все процедуры оформления документов должны выполняться кадровой службой основной компании.

***

Итак, нормы НК РФ довольно подробно определяют процедуру открытия филиалов, представительств и т. п. При этом предполагается 2 механизма функционирования и регистрации обособленных подразделений в ИФНС. Филиалы и представительства во многом более самостоятельны (могут иметь своего бухгалтера, отдельный баланс, счета, кадровую службу, директора, печать), что удобно при значительном их удалении от основной компании, но требуют корректировки сведений в ЕГРЮЛ и пр. Прочие же подразделения получают сильно ограниченные юридические возможности ведения самостоятельной хозяйственной деятельности, однако могут быть зарегистрированы путем подачи письменного сообщения.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бизнес».