Желая наладить систему коммуникации между подразделениями, наниматели должны позаботиться о существующем внутри предприятия документообороте. Так, кадровый отдел должен иметь образцы документов и предоставлять их в случае, если сотруднику требуется донести информацию до коллеги или начальника. Одной из таких бумаг стала служебная записка о замене вышедших из строя или устаревших основных средств. Работникам и нанимателям следует знать, как написать служебную записку на приобретение оборудования.
Назначение служебной записки в компании
Под служебной запиской понимается специализированный документ, служащий средством внутренних деловых переписок между представителями одной или внешних – между несколькими компаниями.
Основной задачей служебной записки является донесение информации от одного сотрудника другому. Так, члены коллектива вправе оформлять служебные записки в условиях, когда им что-либо требуется. Например, дополнительное или новое оборудование.
Помимо этого, записка также может содержать факты и предложения по совершенствованию производственного процесса.
Преимуществом использования служебных записок является факт наличия документального доказательства освещения той или иной проблемной рабочей ситуации. Также записка может стать доказательной базой в суде, если наниматель превысит свои полномочия относительно тех подчиненных, которые доносили до него сведения.
Несмотря на то, что законодательство не предусматривает обязательного использования служебных записок и их регистрации, большинство предприятий, тем не менее, проводят регистрацию подобных бумаг в соответствующих журналах. Они также являются дополнительным доказательством подачи документа. В данном регистре также возможно отметить срочный характер записки, что повысит вероятность оперативного разрешения проблемы.
Форма записок и журнала законодательством не регламентируется. Поэтому на практике наниматели нередко закрепляют особенности и нюансы составления рассматриваемой документации в локальных нормативах.
Если же местные акты не содержат информации о заполнении данных бумаг, субъект должен опираться на общие правила составления официальных документов.
Служебная записка может составляться как от руки, так и в печатном виде. Основным требованием остается наличие подписи составителя, проставленной от руки.
Записка на приобретение оборудования уместна в тех условиях, когда конкретный материальный ресурс структурного подразделения больше не отвечает требованиям (срок его эксплуатации подходит к концу или он вышел из строя).
Ответственность за наличие и техническое состояние указанного ресурса в подразделении должен нести управленец отдела или компании.
Так, например, если сотрудник замечает, что его спецодежда больше не защищает его на должном уровне ввиду физического износа, он вправе запросить у непосредственного нанимателя покупку новой.
Общая информация о порядке составления служебной записки о приобретении оборудования
Зачастую ко всем служебным запискам предъявляются одинаковые требования в части оформления и порядка предоставления управленцу.
В частности, к подобным требованиям относится следующее:
- оформление записки происходит в вольном формате. Для этого можно использовать обычный лист А4. Впрочем, возможны ситуации, в которых локальный норматив фиксирует необходимость оформления записки на фирменном бланке (это характерно для бумаг внешней направленности). Прежде чем писать, субъект должен удостовериться в факте наличия локальной регламентации;
- если запрос на приобретение какого-либо оборудования носит массовый характер, то перечень требуемых атрибутов уместно приводить в табличном виде;
- в таблице должны содержаться не только названия всех запрашиваемых материалов, но также и единица измерения, а также объем требуемой поставки;
- в случае, когда подобная практика актуальна для конкретного предприятия, в таблице также необходимо указывать дополнительные сведения, например, артикул;
- помимо прочего, обязательными реквизитами являются ФИО и должности начальника подразделения и составителя.
В основном тексте служебной записки также уместно обозначить и обосновать необходимость приобретения нового оборудования или материалов. В случае наличия, также можно приложить документальное доказательство подобной потребности.
Текст бумаги должен быть лаконичным и четким, не должен содержать в себе ошибки и лирические отступления. Форма речи должна быть деловой, не содержать длинных предложений, а также несвойственных деловому стилю оборотов.
Нюансы оформления служебной записки на покупку товаров
Служебные записки на закупку различных товаров и материалов для предриятия могут отличаться в зависимости от предметов запроса, касаясь:
- Покупки спецодежды. В данном случае требуется обозначить конкретное количество элементов одежды для приобретения, а также привести достаточные аргументы, которые бы оправдывали необходимость закупки.
- Приобретение мебели. Важно указать, для какого отдела она требуется, а также, по возможности, привести доказательства об износе имеющихся мебельных элементов (по факту инвентаризации).
- Закупка канцтоваров. Данный вид записки является наиболее распространенным. Нередко кадры опускают необходимость ее составления. Однако, подобное нежелательно, ведь совокупные траты на подобные нужды значительны.
- Закупка оргтехники и/или телефонов. Важно обозначить, какой именно отдел нуждается в данном оборудовании, а также в каком состоянии находится текущая техника. Кроме того, марка оргтехники также имеет важное значение и должна указываться.
См.также – Заявка на канцелярские товары
Образец служебной записки на приобретение оборудования
На практике служебная записка о необходимости приобретения оборудования выглядит следующим образом:
Пример 1.
Руководителю ООО «Караван верблюдов»
Целик Нине Павловне
от начальника информационного подразделения
Владимирова Антона Дмитриевича
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 20
о приобретении мебели
Прошу Вас закупить офисные столы в количестве 4 шт. для информационного подразделения ООО «Караван верблюдов». В данный момент в информационном отделе имеются два стола, которые практически износились: на одном имеется трещина поперек столешницы, второй вручную собран сотрудником информационного отдела, и не является устойчивым. Копию результатов инвентаризации прилагаю.
С уважением,
Владимиров А.Д. Владимиров А.Д.
14.02.2019г.
Пример 2.
Руководителю ООО «Точка безубыточности»
Кацу Юрию Эдуардовичу
от начальника производственного подразделения
Светлакова Федора Валентиновича
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 12
о приобретении оборудования
Прошу Вас закупить новый токарный станок в количестве 1 шт. для производственного подразделения ООО «Точка безубыточности». В данный момент в производственном отделе имеется шесть токарных станков, чего остро не хватает для исполнения того объема производственного задания, которое было постановлено перед работниками в начале месяца.
С уважением,
Светлаков Ф.В. Светлаков Ф.В.
13.02.2019г.
Таким образом, служебная записка является удобным инструментом донесения до начальника просьбы о приобретении нового оборудования. Работникам необходимо грамотно составить запрос, после чего наниматель должен исполнить свои обязательства в соответствии с Уставом фирмы.