На некоторых документах можно заметить гриф ДСП или «для служебного пользования», который согласно нормативам законодательства строго ограничивает возможности по применению информации. Однако о том, как именно определяется степень секретности при наличии грифа ДСП, а также о том, является ли надпись для служебного пользования полноценным грифом или пометкой, знают не все руководители и специалисты отдела кадров. В то же время неверное использование грифа для служебного пользования может привести к различным проблемам, которых можно избежать, зная нормативы законодательства.
Что такое гриф ДСП
Гриф «для служебного пользования» — это особая пометка на документах, а также папках в которых они могут храниться, проставляемая на всех листах и приложениях, которые относятся к отдельному документу. Наличие данного грифа строго ограничивает круг лиц, которые могут получить доступ к этой документации. В частности, на документы, имеющие определенный гриф секретности, не распространяются нормативы законодательства, касающиеся возможности беспрепятственного доступа к информации.
Рассматривая же непосредственно гриф ДСП, необходимо отметить, что так отмечаются все документы, которые могут содержать в себе сходную со служебной тайной информацию, не обладающую столь высоким уровнем секретности. Более подробно о служебной тайне можно прочитать в отдельной статье. Под служебной тайной подразумевается конфиденциальная информация, которая хранится и используется в различных органах государственной службы.
Гриф ДСП и документы, содержащие служебную тайну, не являются тождественными понятиями. В частности, наличие служебной тайны однозначно запрещает доступ к рассматриваемой документации лицами, не наделенными соответствующими полномочиями законом или регламентом государственного органа. Порядок обращения с документами с грифом ДСП позволяет ознакомлять с ними и передавать их в различные негосударственные структуры для осуществления определенных действий, связанных с предназначением документов.
С точки зрения российского законодательства, непосредственно гриф ДСП и его использование строго регламентированы. За нарушение принципов обращения с подобной документацией может быть предусмотрена административная, уголовная и дисциплинарная ответственность. Конкретный порядок работы с грифом ДСП рассматривается ведомственными документами, касающимися деятельности того или иного органа государственной службы.
Могут ли использовать гриф ДСП коммерческие организации
Гриф для служебного пользования, с точки зрения нормативов действующего российского законодательства, рассматривается исключительно в отношении отдельных государственных служб. Таким образом, использовать данную пометку в своей деятельности негосударственные организации, как коммерческие, так и некоммерческие, не могут. В то же время, в рамках ведения коммерческой деятельности все же предусмотрены механизмы ограждения различной конфиденциальной информации от посторонних. В частности, основными подобными механизмами являются:
-
Коммерческая тайна. Если субъект хозяйствования обладает какой-либо информацией, доступ к которой позволяет ему получать прибыль, или может привести к определенным убыткам при ее разглашении, то такая информация может быть отнесена к коммерческой тайне и находиться под защитой со стороны российского законодательства.
- Персональная информация. Доступ к чьим-либо персональным данным в российском законодательстве строго регламентирован, и информация, содержащая их, не может находиться в открытом доступе в принципе, за исключением отдельных, строго определенных случаев. Нарушение порядка обработки персональных данных также может привести к привлечению к ответственности.
Непосредственно же применение грифа ДСП к документам, которые субъект хозяйствования не хочет допускать к использованию третьими лицами законом не предусмотрено, если этот субъект не относится к государственным структурам. Таким образом, применение такого грифа к документации может привести к следующим негативным последствиям:
- Отсутствие законодательной защиты. Если вместо грифа коммерческой тайны на документ, содержащий подобную информацию, будет нанесен гриф ДСП, то данный документ может быть не признан коммерческой тайной, а значит и никакой ответственности за его разглашение никто не понесет.
- Уголовное или административное преследование. В отдельных случаях, использование данного грифа может привести к квалификации данного действия со стороны негосударственной организации или физического лица в качестве подозреваемого в совершении мошенничества или присвоения полномочий.
«Для служебного пользования» — это гриф или пометка?
Вопрос того, является ли надпись «Для служебного пользования» полноценным грифом секретности или пометкой, может быть актуален как для государственных служащих, так и для других лиц, которые могут работать с такими документами в силу различных обстоятельств. В чем же разница между грифом и пометкой?
Под грифом в действующем законодательстве подразумевается нанесение специальной печати или ряда надписей по установленной форме или же в свободной форме на каждую страницу документа. При этом гриф секретности определяет конкретную степень секретности документации, проставляется на каждой странице документа, если их несколько, и является юридически значимой составляющей документа.
Пометка, в свою очередь, не несет никакой юридически значимой информации, а лишь определяет конкретные дополнительные сведения в отношении документа. Так как использование грифа для служебного пользования сейчас четко регламентировано российским законодательством, то оно подразумевает отнесение его именно к категории полноценных грифов, а не информативных пометок.
Как работать с документами, содержащими гриф ДСП
Порядок работы с документацией, содержащей гриф ДСП, устанавливается действующим законодательством в отношении государственных служб. При этом государственные службы должны определить круг лиц, которые имеют право хранения и учета таких документов и обращения с ними. В свою очередь, в каждом конкретном случае, гриф ДСП может подразумевать работу с документацией ограниченным кругом лиц, как относящихся к определенной службе, так и за ее пределами.
В случае, если лицо получило документ, содержащий гриф ДСП, ему следует уточнить у передавшего информацию лица о том, какие действия можно предпринимать с данной документацией. В общих ситуациях, подобный гриф устанавливает следующие ограничения:
- Запрет на ознакомление третьих лиц. Информация, которая находится под грифом ДСП, не должна быть передана третьим лицам. При этом при работе в рамках государственной службы, допускается ознакомление других работников, имеющих допуск к этому документу, с данной информацией.
- Запрет на копирование. Документы с грифом ДСП обычно не подлежат копированию и сохранению копий.
В каждом конкретном случае, документ с грифом ДСП может как содержать дополнительные ограничения на предпринимаемые с ним действия, так и предполагать разрешение на ознакомление с данными определенных лиц и возможность копирования и распространения документа среди них.