Традиционный вид учета и систематизации документов понемногу устаревает ввиду активного технологического прогресса и стремительного развития программного обеспечения. Вследствие этого оформление электронного архива в компании – вопрос времени. Подобный способ хранения документации имеет ряд преимуществ перед стандартным. Нанимателям уместно заранее обеспокоиться о создании электронной базы для упрощения документооборота на всем предприятии.
Общая информация об электронном архиве документов
Электронный оборот уже давно является стандартной практикой для западных стран. В России подобный порядок движения документации все чаще применяется на практике, хотя отмеченную систему еще рано называть повсеместной. Электронный архив документов позволяет предприятию существенно ускорить и расширить возможности взаимодействия членов трудового коллектива, а также наладить оперативную коммуникацию между уполномоченными представителями компании и контролирующих инстанций.
Под электронным архивом понимается специализированная система хранения документов, в рамках которой используется специально разработанное программное обеспечение. Это позволяет оптимизировать большинство хозяйственных процессов, включая общение с фискальной службой.
Нередко архив воспринимают как место, куда документация попадает после ее непосредственного использования в сделке, и где находится в сохранности до момента ее ликвидации. Тем не менее, архив – это не только электронный склад (сервер), это, в первую очередь, это последовательность технологически обусловленных действий по учету, описанию, сохранности и структурированию справочников. Отмеченный цикл должен охватывать все процессы, происходящие с документами, от экспертизы ценности до непосредственного применения на практике.
Электронный архив документов решает такие основные задачи компании:
- Документы, хранящиеся в электронном архиве, имеют аналогичную юридическую силу, но при этом могут сохраняться более длительный период. В случае проведения проверок, к ним уместно апеллировать;
- В отличие от бумажного архива, в электронной системе значительно проще отрегулировать поиск и фильтрацию информации. При обращении в бумажный архив, сотрудник может тратить несколько дней на поиск одного документа, в то время как электронный формат обеспечивает заявителя нужным документом за несколько минут. Это дополнительно сокращает расходы на содержание некоторых сотрудников, оборудования и помещений;
- В коммерческих образованиях электронный архив дает возможность экономить огромный расход бумаги на поддержание традиционного хранилища, что в перспективе, с учетом иных экономий, обеспечивает значительное сокращение затрат. Более того – благодаря электронному архиву компании могут более оперативно обслуживать клиентов, привлекая новых, так как при электронной системе исключены потери и порча бумаг.
Для корректного функционирования электронного архива его следует грамотного организовать. Подразумеваются такие условия, которые бы исключали несанкционированный доступ к различным сведениям, позволяли бы легко и оперативно изучать нужные документы, давали возможность с легкостью устанавливать базовые реквизиты бумаг.
Порядок формирования электронного архива документов организации
Разобравшись с тем, что электронный архив документов – это структурированная система учета, поиска и хранения документов, также следует рассмотреть порядок его формирования. В частности, отмеченный алгоритм включает в себя следующие этапы:
-
Выделение основных функций системы. Прежде всего, следует выявить цели формирования электронного архива, а также его базовые задачи, исходя из индивидуальных особенностей предприятия.
- Проведение анализа хозяйственной деятельности организации. Следует определить специфику работы предприятия, установить, какие документы носят первостепенный характер, а какие – второстепенный, проанализировать актуальные информационные системы и текущий порядок хранения документов, а также выявить базовые позиции для дальнейшего формирования электронного архива.
- Определить приоритеты в рамках формирования отдельных подсистем архива. Подразумевается фиксация последовательности исполнения задач, что во многом зависит от итогового объема работ и уровня их квалификации. Требуется установить оптимальный вариант их реализации на практике.
- Изучение и систематизация традиционного архива. Ответственному субъекту следует систематизировать имеющуюся в архиве информацию и определить, какие именно документы должны быть переведены в электронный формат, а какие – уже утратили актуальность, и могут продолжать храниться до истечения срока годности в бумажном варианте. Это существенно сокращает временные и финансовые затраты.
- Непосредственная оцифровка. В настоящий момент наиболее распространенным вариантом считается сканирование бумаг с дальнейшим распознаванием текста.
- Внедрение полученных сведений в систему электронного архива. На завершающем этапе создания рассматриваемого регистра, каждый документ описывают и принимают к учету, как электронную бумагу. Затем соответствующую информацию вносят в базу данных, определяя связь регистра с иными документами. В результате компания получает структурированную сеть, налаженный документооборот и оперативную работу электронных справочников.
Правила работы с электронным архивом документов организации
К основным нормативам, регламентирующим порядок работы с электронной документацией, относятся:
- «Правила организации и хранения […] документов в органах государственной власти», утвержденные Приказом Минкульта РФ № 526 от 31.03.2015г.;
- «Рекомендации по комплектованию, учету и организации…», опубликованные ВНИИДАД.
Чтобы корректно организовать процесс передачи документации между подразделениями предприятия, в том числе, в электронный архив, следует установить порядок комплектования и его источники. Требуется осуществить такие действия:
- выявить отделы, которые должны сдавать документацию в архив в обязательном порядке, установить периодичность и пути осуществления предоставления бумаг;
- определить состав дел;
- организовать порядок предоставления документов на архивное хранение.
При этом экспертиза ценности документации проводится соответственно традиционному способу оценки бумажных носителей. В ходе отмеченной процедуры выявляют наличие цифровой подписи, корректность заполнения бланка, возможность обработки информации имеющимся программным обеспечением, а также перспективу электронного хранения (до 10 лет).
В самом начале комплектования электронного архива компании, ответственный субъект должен произвести конвертирование всех требуемых документов в соответствующий формат (зачастую, PDF). Затем создается опись, куда вносятся все индексы дел на основании заранее подготовленной номенклатуры, а также иные базовые реквизиты (заголовки, даты, количество листов).
Нюансы учета и хранения электронных документов
Одной из отличительных черт электронного формата архива считается наличие возможности многих сотрудников, регламентированных соответствующим приказом руководителя, использовать указанные бумаги. Также практически во всех случаях организовывается система удаленного получения информации. Так, к наиболее распространенным вариантам содержания электронного архива относятся:
- формирование отдельного зала для обеспечения в нем доступа сотрудников к нужной информации;
- удовлетворение электронных запросов персонала о предоставлении определенных бумаг;
- выдача субъекту на базе соответствующего заявления копий документов из архива, в том числе, электронного;
- обеспечение архивных экземпляров в пользование начальнику подразделения;
- организация системы удаленного доступа с созданием личного кабинета или персональной учетной записи каждому сотруднику, у которого имеется право доступа к архиву организации.
Главной проблемой электронного хранения документов считается физический износ носителей информации, довольно быстрое старение технологических приспособлений относительно современных гаджетов, а также порядок обеспечения документов только тем сотрудникам, которые оперативно нуждаются в определенных бумагах. Так, одним из наиболее популярных методов предотвращения неправомерного доступа к сведениям электронного архива, уместно считать систему защиты сведений от неправомерного использования, а также создание закодированной идентифицирующей программы.
Для организации сохранности документов в электронном архиве, руководитель должен еще на этапе разработки регламентировать такие нюансы:
- наладить оптимальные условия сохранности всех носителей (флешки, сервера и т.п.);
- создать оптимальную систему размещения информации в хранилище;
- оформить регламент регулярной инвентаризации как носителей, так и информации на них;
- наладить систему контроля за состоянием носителей;
- определить периодичность создания резервных копий;
- особым положением установить порядок перенесения информации с устаревающих носителей на более новые, а также алгоритм перезаписи документов в новые форматы.
Таким образом, электронный архив документов – тем более сложная система, чем более масштабная организация. Управленцам рекомендуется как можно быстрее оформить в своих компаниях электронный архив, так как в перспективе именно данный вариант хранения документов является наиболее безопасным, экономически выгодным и эффективным.