Что такое кассовая дисциплина
Кассовая дисциплина — это выполнение компаниями и ИП обязательных требований законодательства по работе с денежными средствами.
Чтобы соблюдать кассовую дисциплину, требуется выполнять на постоянной основе набор правил:
- по применению ККТ;
- хранению наличности;
- ведению кассовых операций;
- расходованию наличной выручки.
В понятие кассовой дисциплины включаются и такие обязательные процедуры, как соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе, выполнение правил инкассирования денег, контроль за размером наличных расчетов с другими компаниями и ИП в рамках одного договора и другие кассовые нормы и правила.
Кассовая дисциплина в 2019 году — это не только нормативно установленные правила и процедуры работы с наличностью, но и грамотно выстроенный документооборот. С введением кассовой техники нового образца (онлайн-касс) в части обязательного кассового документооборота произошли существенные перемены (об этом расскажем далее).
В связи с применением онлайн-касс часть нормативных требований к соблюдению кассовой дисциплины утратила свое значение, но прибавились новые обязанности. Так, например, пользователей онлайн-касс обязали отправлять кассовые чеки по требованию покупателей на их электронные адреса и законодательно закрепили санкцию за невыполнение этой обязанности.
Что поможет организовать соблюдение кассовой дисциплины на предприятии
Основным документом, регламентирующим порядок ведения кассовых операций, является указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.05.2014 № 3210-У. Правила, установленные этим указанием, составляют нормативную основу кассовой дисциплины.
Порядок ведения кассовых операций в организации подробно описан в этой публикации.
Чтобы упорядочить все кассовые процедуры на предприятии, назначить ответственных лиц, зафиксировать внутренние правила работы с наличностью, разрабатываются отдельные локальные акты. Ниже вы можете ознакомиться с одним из них — образцом приказа о кассовой дисциплине - 2019:
Если по решению ИП контроль за соблюдением кассовой дисциплины возлагается на самого предпринимателя, об этом также необходимо упомянуть в приказе, распоряжении или ином локальном акте (п. 7 указания № 3210-У).
Образцы приказов по разным производственным вопросам скачайте на нашем сайте:
- «Приказ о повышении заработной платы работникам - образец»;
- «Приказ о продлении срочного трудового договора - образец»;
- «Образец приказа о списании дебиторской задолженности».
Кто обязан соблюдать кассовую дисциплину
Список лиц, обязанных исполнять требования ЦБ РФ в части работы с денежной наличностью, приведен в указании № 3210-У:
Законодательство не устанавливает отдельных правил по соблюдению кассовой дисциплины для ООО, АО или ИП. Не разграничены нормативные требования и в зависимости от применяемых субъектами режимов налогообложения. Кассовые регламенты общие, за исключением отдельных послаблений для ИП и субъектов малого предпринимательства. Узнайте об этих особенностях из следующего раздела.
Кассовые упрощения для малого бизнеса: как отказаться от лимита остатка наличных
Государство поддерживает субъекты малого предпринимательства разными способами. В части кассовой дисциплины для них предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций.
В чём он заключается? Им позволено хранить в кассе наличные без ограничений, т. е. отказаться от лимита кассы. А ИП разрешено существенно облегчить кассовый документооборот — не оформлять кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера) и не вести кассовую книгу, если организован налоговый учет доходов и расходов (абз. 2 п. 4.2, абз. 9 п. 4.6 указания № 3210-У).
Возможность не заниматься расчетом лимита кассы и не беспокоиться о его превышении — существенный бонус законодателей для малого бизнеса. Однако им невозможно воспользоваться по умолчанию. Необходимо издать распоряжение или приказ, в котором закрепить отказ от применения лимита.
Содержание такого приказа смотрите ниже:
Если о приказе забыть, контролеры посчитают лимит нулевым, а все деньги в кассе сверхлимитными. Это может обернуться штрафом в 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Решение вопроса о размере лимита или об отказе в его установлении не зависит от того, применяют или нет компании и ИП онлайн-кассы. Это отдельный элемент кассовой дисциплины, исполнение которого регламентировано ЦБ РФ.
Узнайте о других бонусах для малого бизнеса:
- «Малый бизнес не будут проверять по плану до»;
- «Выкуп субъектами малого предпринимательства арендуемых помещений»;
- «Какая помощь оказывается от государства малому бизнесу».
Какие документы нужно вести пользователям онлайн-касс для соблюдения порядка приема и выдачи наличных
Отдельный элемент кассовой дисциплины — грамотно выстроенный кассовый документооборот. Оформление документов должно быть организовано в объеме, предусмотренном законодательством.
Приходно-расходные кассовые операции оформляются на бланках унифицированной формы. Приход наличности фиксируется с помощью ПКО (приходного кассового ордера 0310001), а ее выдача — расходным кассовым ордером 0310002. При выдаче зарплаты используются также расчетно-платежные ведомости 0301009 и платежные ведомости 0301011.
На основании этих бланков движение наличности отражается в кассовой книге, которая может вестись как на бумаге, так и в электронном виде (п. 4.6 указания № 3210-У). Применение «умных» касс не избавило их пользователей от необходимости оформления кассовой книги. Поступившая и зафиксированная через онлайн-кассу наличная выручка, как и прежде, должна приходоваться через составление ПКО. Отраженная в нем сумма подтверждается формируемым онлайн-кассой отчетом о закрытии смены — аналогом Z-отчета, оформлявшегося кассой, оборудованной ЭКЛЗ.
До появления онлайн-касс обязательными для оформления были также различные акты, журналы и справки, отражающие нюансы кассовых операций. Их бланки утверждены постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. После введения онлайн-касс объем обязательных для заполнения кассовых документов существенно сократился — отражаемые в них данные и так сохраняются в памяти ККТ и доступны для распечатки в любой момент.
На рисунке ниже представлены формы, которые при наличии кассы нового поколения заполнять не требуется:
Полный список документов, с которыми работает пользователь онлайн-кассы, узнайте здесь.
Органы контроля и проверки кассовой дисциплины
Нормативные требования к ведению кассовых операций и по иным вопросам соблюдения кассовой дисциплины проверяются регулярно и тщательно. Существует несколько видов такого контроля:
- внутренний — каждая кассовая операция и кассовый документ проходят контроль внутри самого предприятия (у непосредственного исполнителя, старшего кассира, бухгалтера на участке учета кассовых операций, главбуха и руководителя в части общего контроля);
- внешний — проводится представителями налоговых органов.
Налоговики могут осуществлять контроль за соблюдением кассовой дисциплины как во время выездных налоговых проверок, так и при проведении иных мероприятий (в процессе контрольных закупок, при проверке полноты оприходования наличной выручки и т. д.). Проверки кассовой дисциплины проводятся в плановом порядке или при получении жалоб от покупателей.
В связи с повсеместным использованием онлайн-касс проверка кассовой дисциплины налоговыми органами в 2019 году может проводиться удаленно. Они контролируют расчеты по ККТ, не покидая рабочего места благодаря поступлению фискальных данных онлайн непосредственно от пользователей касс через оператора фискальных данных.
Соблюдение кассовой дисциплины ИП в 2019 году также контролируют налоговые органы.
Как не попасть на штраф в 10 000 рублей за невнимание к покупателю
Нарушения кассовой дисциплины инспекторы чаще всего выявляют при проведении контрольных закупок, во время которых проверяют соблюдение продавцами норм кассового законодательства.
С введением онлайн-касс у контролеров появился повод штрафовать по новому основанию — после контрольной закупки, проведенной инспектором под видом обычного покупателя, продавца просят выслать кассовый чек на адрес электронной почты. Если просьбу покупателя игнорировать и чек не выслать, наказания не избежать. Продавцу (юрлицу) за такое равнодушие к просьбе покупателя придется заплатить 10 000 руб. (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ).
В такую же сумму законодательство оценивает небрежность в оформлении кассовых чеков. Например, штрафа не избежать, если кассир чек оформил, но не указал в нем свою фамилию или иной обязательный реквизит (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).
Частые наказания за нарушения кассовой дисциплины
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины определяется КоАП РФ. Размеры наказаний различаются для компаний и ИП. Суммы штрафов за наиболее частые кассовые нарушения представлены в таблице:
|
Что нарушили |
Статья КоАП РФ |
Размер штрафа |
|
|
на компанию |
на ИП |
||
|
Не применяли ККТ при расчетах |
ч. 2 ст. 14.5 |
75−100% от суммы расчета, но не менее 30 000 руб. |
25−50% от суммы расчета, но не менее 10 000 руб. |
|
Оприходовали выручку не в полном объеме |
ч. 1 ст. 15.1 |
40 000−50 000 |
4 000−5 000 |
|
В кассовом чеке пропустили обязательный реквизит |
ч. 4 ст. 14.5 |
5 000−10 000 |
1 500−3 000 |
|
Превысили лимит остатка наличности в кассе |
ч. 1 ст. 15.1 |
40 000−50 000 |
4 000−5 000 |
|
Не отправили электронный чек по требованию покупателя |
ч. 6 ст. 14.5 |
10 000 |
2 000 |
|
Нарушили лимит расчетов наличными деньгами 100 000 руб. в рамках одного договора с организацией или предпринимателем |
ч. 1 ст. 15.1 |
40 000−50 000 |
4 000−5 000 |
|
Кассовая книга в обособленном подразделении не ведется |
ч. 1 ст. 15.1 |
40 000−50 000 |
4 000−5 000 |
Если у компании есть обособленное подразделение и оно получает наличную выручку, оформлять ее оприходование исключительно через кассу головного офиса рискованно. В подразделении нужно оформлять кассовую книгу и передавать в головную кассу копию листа этой книги (п. 4.6 указания № 3210-У). Книгу следует заполнять на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Если этого не делать, избежать штрафа за нарушение кассовой дисциплины не получится даже в суде (постановление 21-го Арбитражного апелляционного суда от 15.03.2017 № А83-3830/2016).
***
Кассовую дисциплину в 2019 году обязаны соблюдать организации и ИП, работающие с наличными денежными средствами. С введением онлайн-касс стало меньше проблем с кассовым документооборотом, но появились новые обязанности, за выполнением которых пристально наблюдают налоговые органы. Появление кассового оборудования нового поколения позволяет им контролировать кассовую дисциплину удаленно благодаря получению фискальной информации в режиме реального времени. При этом расширились и виды наказаний за нарушение кассовой дисциплины.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Банк, касса, ККТ, платежи».
В статье нашла много новой и весьма полезной для себя информации об особенностях ведения кассовой дисциплины и организации документооборота. Интересна сравнительная таблица штрафов, возлагаемых на юридических лиц и индивидуальных предпринимателей - оказывается в несколько раз могут отличаться штрафы за одно и то же нарушение...